Excelで納品書と請求書を連動！転記ミス・二度手間をなくす超初心者向け作り方

「あー、また納品書の控えと請求書、同じ内容を打ち込まないと…」

地方の卸売業や農業法人で事務を担当されている皆さん、毎日お疲れ様です。伝票整理や書類作成、本当に大変ですよね。特に、納品書を作成した後に、同じ内容を請求書にまた手入力する作業、あれ、一体どれくらいの時間がかかっていますか？

「数枚ならまだしも、1日に何十枚もあると、それだけで1時間以上はゆうに超えちゃうんだよね…」という方も多いのではないでしょうか。しかも、手書きで何枚も書くとなると、さらに大変。集中力が切れてくると、どうしてもミスが起きやすくなります。

「もっとラクにできないかな？」そう思っているあなたに、今日はExcelを使った納品書と請求書の連動方法をご紹介します。これを使えば、もうあの面倒な二度手間とはおさらばです！

納品書と請求書、何が違うの？

まず、この二つの書類、似ているようで役割が少し違います。簡単に言うと、

納品書：商品を「確かに納品しましたよ」という証明になる書類です。いつ、何を、どれだけ納品したかが書いてあります。

請求書：納品した商品やサービスに対して、「この金額を支払ってくださいね」とお願いするための書類です。いつ、いくら支払ってほしいかが書いてあります。

「ふーん、でも私たちが作るのは、ほぼ同じ内容だよね？」そう思われたかもしれません。確かに、納品した商品と請求する金額は同じことが多いですよね。

Excelで納品書を作ってみよう！基本のカタチ

まずは、Excelで納品書を作る基本的な形から見ていきましょう。Excelを触ったことがない方でも大丈夫。画面の指示通りにクリックしていけば、あっという間にできますよ。

多くの場合、納品書には以下のような項目が必要です。

納品書に必要な項目

表でまとめると、こんな感じです。

項目	説明	Excelでの配置例
納品番号	その納品書固有の番号	A列
納品日	実際に納品した日	B列
取引先名	誰に納品したか	D列（氏名）
品名	何を納品したか	E列
数量	いくつ納品したか	F列
単価	1つあたりの値段	G列
金額	数量 × 単価	H列
合計金額	全ての金額の合計	H列の最後の方
受領印欄	受け取った印を押してもらう場所	一番下の方

Excelでの入力例（金額は自動計算！）

「金額」や「合計金額」は、自分で計算して打ち込むのは大変ですよね。でも、Excelなら大丈夫！簡単な設定で、数量と単価を入力するだけで自動で計算してくれるんです。

例えば、H列の「金額」のセル（横の列がH、縦の行が数字の列）に、こんな風に入力します。

① 納品書の「金額」と表示したいセル（例えばH2セル）をクリックします。

② Excelの画面の一番上にある「数式バー」という、文字や数字が入る細長い場所があります。そこに、「=F2*G2」と入力してください。これは「F2セル（数量）に入っている数字と、G2セル（単価）に入っている数字を掛け算してください」という意味です。

③ そして、「Enter」キーを押します。すると、H2セルに計算結果の金額が表示されます。

④ 次に、H2セルをもう一度クリックして、セルの右下にある小さな四角（フィルハンドルといいます）を、納品したい品物の行までドラッグしてください。これで、すべての品物の金額が自動で計算されます！

「合計金額」も同様に、Excelの「合計」機能（Σマークのアイコン）を使えば、クリックだけで簡単に計算できます。

ここがポイント！納品書と請求書を「連動」させる魔法

さて、ここからが本題です。納品書と請求書を「連動」させる、つまり、納品書に入力した内容が、請求書にも自動で反映されるようにするにはどうすればいいのでしょうか？

実は、これはExcelの「シート」をうまく使うことで実現できます。Excelでは、1つのファイルの中に複数の「シート」を作れるのをご存知ですか？まるで、ノートの1ページ目、2ページ目…のように、別々の表を作れるイメージです。

やり方は、とってもシンプル！

① まず、1枚目のシートに、先ほど作った納品書のフォーマットを用意します。（これが「納品書シート」になります）

② 次に、2枚目のシートに、請求書のフォーマットを用意します。（これが「請求書シート」になります）

③ ここからが「連動」のキモです！請求書シートの「品名」「数量」「単価」「金額」といった項目に、数式を使って、納品書シートの同じ項目を「参照」するように設定します。

例えば、請求書シートの「品名」のセル（例えばE2セル）に、納品書シートの「品名」のセル（例えばE2セル）を参照するように、「=納品書シート!E2」と入力します。こうすることで、納品書シートのE2セルに入力した内容が、請求書シートのE2セルに自動で表示されるようになるのです。

「え、でも、品物が複数あったらどうするの？」ご安心ください。これも、先ほどの金額計算と同じように、一度設定してしまえば、ドラッグで簡単に他の品物にも適用できます。

面倒な二度手間がなくなる！具体的な効果とは？

この「連動」の仕組みを一度作ってしまえば、どんな良いことがあるでしょうか？

まず、先ほども触れた、あの嫌な「二度手間」がなくなります。納品書に品名や数量を入力するだけで、請求書にも自動で反映されるんです。これにより、

• 作業時間の短縮：毎日1時間以上かかっていた作業が、驚くほど短くなります。
• 入力ミスの激減：同じ内容を何度も打つ必要がないので、単純な打ち間違いがなくなります。
• 書類作成のストレス軽減：面倒な作業から解放され、他の重要な業務に集中できるようになります。

例えば、今日の出荷リストや納品した商品のリストを入力すれば、そのまま請求書にも反映されるようになる、というイメージです。

「でも、Excelの数式って難しそう…」そう思われたかもしれませんね。でも大丈夫です！先ほどご紹介した「=F2*G2」や「=納品書シート!E2」といった数式は、ほんの数文字です。一度入力してしまえば、あとはExcelが賢くやってくれます。

さあ、今日から始めよう！

Excelで納品書と請求書を連動させる方法をお伝えしました。「思っていたより簡単そうだな」と思っていただけたら嬉しいです。

最初は「数式」という言葉に少し抵抗があるかもしれませんが、今回ご紹介したような簡単な数式は、一度設定すればあとは自動でやってくれるので、本当に手間が省けます。まずは、今日、ご自身のExcelで、納品書と請求書のシートを作り、簡単な品名だけでも連動させてみることから始めてみてください。

この小さな一歩が、毎日の事務作業を劇的に楽にするきっかけになるはずです。頑張ってくださいね！

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