請求書、送るのを忘れてた！を防ぐExcel超入門

📚 この記事は【完全ガイド】受注から入金までエクセルで一元管理する方法の一部です。事務全体の流れを知りたい方は、あわせてどうぞ。

「あ、この請求書、昨日送るはずだったのに…！」

そんな経験、あなたにもありませんか？毎日の事務作業、本当に大変ですよね。特に、請求書を送り忘れてしまうと、入金が遅れてしまったり、お客様に迷惑をかけてしまったりと、後々面倒なことになりがちです。

「でも、請求書って何枚もあるし、どれを送ったか、どれをこれから送るのか、把握しきれないよ…」

そうなんです。特に、手書きで管理していたり、Excelを使い慣れていなかったりすると、送付漏れを防ぐのは至難の業。気づけば「あれ？これ、いつ送ったっけ？」なんてこと、よくありますよね。

📋 この記事でわかること

請求書送付漏れ、なぜ起こる？

請求書の送付漏れって、本当に些細なことから起こるんですよね。例えば、「今日中に絶対送らなきゃ！」と思っていたけど、急な電話対応や来客でバタバタしてしまって、うっかり忘れてしまう。

あるいは、「この請求書、いつ発行して、いつ送ったんだっけ？」と、過去の記録を探すのに時間がかかって、結局どこまで進んだか分からなくなってしまう、なんてことも。

特に、請求書を発行するタイミングや、発送するタイミングがバラバラだと、管理が複雑になって、送付漏れのリスクが高まります。でも、大丈夫。ちょっとした工夫で、これらの「うっかり」を防ぐことができるんです。

💡 ポイント：送付漏れは、管理が複雑なことや、日々の忙しさから起こることがほとんどです。まずは、管理をシンプルにすることが大切です。

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そこで今回は、Excelを使った「請求書送付リスト」の作り方をご紹介します。Excelって聞くと「難しそう…」って思うかもしれませんが、大丈夫！クリック操作が中心なので、普段パソコンで文字を打ったり、写真を見たりする程度のご経験があれば、十分に作れますよ。

まずは、Excelを開いて、一番左上のマス（「A1セル」といいます）に「顧客名」と入力してみてください。その隣のマス（「B1セル」）に「請求書番号」、その隣（「C1セル」）に「発行日」、そして「D1セル」に「送付日」と入力してみましょう。

こんな風に、表を作っていくイメージです。縦（1・2・3…）が「行」、横（A・B・C…）が「列」と覚えておくと便利ですよ。

ここが一番大事なポイントです。毎月、請求書を発行したら、「発行日」と「送付日」を記録していくのです。もし、まだ送っていない請求書があれば、「送付日」の欄は空欄のままにしておきます。

月末にこのリストを見返せば、「送付日」が空欄の請求書が、そのまま「送付漏れ」ということになります。これで、うっかり忘れを防げるわけですね。

さらに、「送付日」の欄に日付を入れるだけで、「送付済み」と自動で色が変わるように設定することもできます。これは「条件付き書式」という機能なんですが、Excelの上のメニューから「ホーム」→「条件付き書式」とクリックしていくだけなので、これも簡単です。

💡 ポイント：「送付日」を記録する、たったこれだけのルールで、管理が驚くほど楽になります。