【初心者でも簡単！】領収書管理をExcelで劇的に楽にする方法

「領収書、どこにいったっけ？」「経費精算の領収書整理、毎月時間ばかりかかって大変…」

そんなお悩み、抱えていませんか？特に地方の中小企業だと、一人で何役もこなしている事務担当者さんも多いはず。私も昔は、領収書を日付順に並べたり、手書きで一覧表を作ったりするのに、毎月何時間も費やしていました。

「Excel？なんだか難しそう…」「関数とか、全然わからないんだけど…」

大丈夫です！隣の席の先輩が、隣でこっそり教えるような気持ちで、超初心者さんでもすぐに真似できる、領収書管理を楽にするExcelのコツをお伝えします。

領収書管理、なんでこんなに大変なんだろう？

毎月、月末や期末が近づくと、机の上が領収書でいっぱいになりがちですよね。日付順に並べ直したり、手書きの一覧表に金額や摘要を書き写したり…。

「あ、この領収書、どこのお店のだっけ？」「この金額、何に使ったんだっけ？」

そんな風に、一枚一枚確認しながら作業していると、あっという間に時間が過ぎていきます。気づけば、経費精算の締め切りギリギリ、なんてことも。私も昔は、まさにそんな状態でした。

「これならできる！」領収書管理Excelシートの作り方

「Excelって難しそう…」と思っているかもしれませんが、大丈夫。今回は、本当に必要な項目だけをカンタンに入力できる表の作り方をお教えします。難しい機能は一切使いません。

まずは、Excelを開いて、一番左上のマス（「A1セル」といいます）から順番に文字を入れていきましょう。

1. タイトルをつけよう

一番左上のマス（A1セル）に「領収書管理簿」と入力してみましょう。これで、この表が何のためのものか一目でわかります。

2. 項目（見出し）を入れよう

次に、領収書の内容を把握するために必要な項目を、右隣のマス（B1セル、C1セル…）に順番に入れていきます。ここでは、以下の項目を入れてみましょう。

• 日付
• 店名・会社名
• 内容（何を買ったか）
• 金額
• 領収書番号（あれば）
• 備考

「A1セル」「B1セル」というのは、Excelのマス目の場所のことです。一番左上のマスが「A1セル」、その右隣が「B1セル」というように数えます。

3. 見やすいように調整しよう

「内容」の項目が狭くて文字が切れてしまう…なんてこと、ありますよね。そんな時は、項目名（例えば「内容」と書いてある「B1」と「C1」の間）の区切り線をダブルクリックするだけで、自動でちょうどいい幅に広がります。

これは、Excelのちょっとした便利機能。知っておくと、表が見やすくなりますよ。

項目	手書き・今まで	Excelで改善後
一覧表作成	手書きで1件ずつ記入、時間がかかる	Excelに必要項目を入力するだけ。自動で整理される。
検索・確認	過去の領収書を1枚ずつ探す必要がある	Excelの検索機能で、日付や店名ですぐに見つかる。
集計	電卓で一つずつ足していく	Excelの機能で、合計金額を自動計算。

入力がラクラク！コピペで使える簡単テンプレート

「自分で作るのも、ちょっとハードルが高いな…」という方のために、私が普段使っていて、とても簡単だと実感しているテンプレートを、そのままお使いいただけるようにしました。

これは、先ほどの「領収書管理簿」の項目に、さらに経費精算でよく使う「勘定科目」や、領収書を保管する「ファイル名」といった項目を加えたものです。これらをExcelにコピー＆ペーストするだけで、すぐに使い始められますよ。

テンプレートの項目の例

• 日付
• 店名・会社名
• 内容（商品・サービス名）
• 金額
• 勘定科目（例：旅費交通費、消耗品費など）
• 領収書番号
• ファイル名（例：2024年5月分_領収書.xlsx）
• 備考

「勘定科目」は、税理士さんや経理担当の方に、どんな項目が必要か聞いてみてください。あらかじめリストにしておけば、入力するたびに悩む必要がなくなります。

テンプレートの貼り付け方（簡単！）

まず、こちらのテキストを全部コピーしてください。

日付	店名・会社名	内容（商品・サービス名）	金額	勘定科目	領収書番号	ファイル名	備考

次に、Excelを開いて、一番左上のマス（A1セル）をクリックして選んでください。そして、キーボードの「Ctrl」キー（Windowsの場合）と「V」キーを同時に押します。これで、先ほどコピーした文字がExcelに貼り付けられます。

もし、文字が薄く表示されて見にくい場合は、Excelの上のメニューから「表示」→「ウィンドウ」グループの「改ページプレビュー」をクリックしてみてください。表が区切られて見やすくなりますよ。

領収書探しの時間をゼロにする「整理のコツ」

Excelで管理表を作っただけでは、まだ本当の快適さは得られません。肝心なのは、領収書そのものをどう整理するか、です。

私が実践して、効果があったのは「ファイルボックス」と「ラベリング」です。

1. 月ごとにファイルボックスに入れる

まず、100円ショップなどでも売っている、シンプルなファイルボックスを用意します。そして、その月に受け取った領収書を、日付順にファイルボックスにそのまま入れていくだけ。これで、机の上が散らかるのを防げます。

2. ファイルボックスにラベリングする

ファイルボックスの前面に、マジックで「2024年5月分」のように月を書いておきます。これで、探したい月の領収書がすぐに見つかるようになります。

そして、Excelの管理表に入力する際に、どのファイルボックスに入っているかも「ファイル名」の欄に書いておくと、さらに便利です。「2024年5月分_領収書.xlsx」のように書いておけば、後から「あの領収書は、どこに入れたっけ？」と悩むことがなくなります。

Excelで管理を始めると、どんないいことがあるの？

ここまで、Excelでの領収書管理の方法をお伝えしてきました。実際にExcelで管理を始めると、こんな良いことがあります。

まず、何と言っても「時間が大幅に節約できる」こと。手書きや紙での管理に比べて、入力も検索も圧倒的に速くなります。

次に、「経費精算のミスが減る」ということ。Excelなら、合計金額を自動で計算してくれるので、電卓を叩き間違える心配がありません。また、一覧で金額や内容を確認できるので、「あれ？この領収書、経費精算に含めてなかった！」という漏れも防ぎやすくなります。

そして、何より「気持ちがスッキリする」ことです。領収書が整理されているだけで、心に余裕が生まれます。月末の忙しい時期でも、落ち着いて仕事に取り組めるようになるはずです。

「Excelは難しそう」という気持ちは、一度テンプレートを試してみると、きっとすぐに解消されるはずです。まずは、今日、お昼休みにでも、このテンプレートをコピーして、Excelに貼り付けてみてください。きっと、領収書管理の悩みが少しでも楽になるはずです。