【Excel超初心者向け】請求書テンプレートで手入力作業をなくす！自動入力でミスも減る方法

「毎月、月末になると請求書作成で山のような書類と格闘…」

そんな経験、ありませんか？ 特に地方の中小企業では、経理担当者さんが一人で何役もこなしていることも多いはず。手書きで会社名や住所を何度も書いたり、金額を打ち間違えたり…。請求書作成だけで1時間、2時間なんてこともザラですよね。

「Excelは数字を打ち込むくらいしか使ったことないんだけど…」

大丈夫です！ 隣の席の先輩がこっそり教えるつもりで、今回はExcelの「テンプレート」と「自動入力」の魔法について、できるだけ分かりやすくお伝えしますね。

請求書作成、こんなお悩みありませんか？

「請求書って、毎回同じ会社に送ること多いですよね。それなのに、毎度毎度、会社名や住所、電話番号を打ち直すのって、地味に時間がかかるんです。」

「宛名の間違い、金額の書き間違い…ヒヤリとした経験、誰でもあるんじゃないでしょうか。特に急いでいる時ほど、ミスって起こりがち。」

「請求書って、全部で何枚になるんだろう…？」

「封筒に入れる宛名書きも、手書きだと時間がかかって、指もインクで汚れたり…。」

「請求書って、なんか面倒くさい作業の代表格…って思ってる人、結構いると思います。」

Excelの「テンプレート」と「自動入力」って何？

「テンプレート」って聞くと、なんだか難しそうに聞こえるかもしれませんが、そんなことはありません。

これは、あらかじめ「こういう項目がありますよ」「こういう場所に数字が入りますよ」という枠組みができている、いわば「ひな形」のこと。例えば、お礼状のフォーマットとか、手紙の書き出しとか、そういうイメージです。

請求書で言えば、「会社名」「住所」「日付」「品名」「金額」「合計」などの項目があらかじめ整然と並んでいる、そんな状態です。

「自動入力」で作業が楽になるって本当？

そして、「自動入力」というのは、このテンプレートに「一度入力した情報を、次回から勝手に表示してくれる」機能のことなんです。

例えば、よく取引のあるA社に請求書を送る時。テンプレートに「A社」と登録しておけば、次回から請求書を作る画面で「A社」を選ぶだけで、自動的にA社の住所や電話番号などがバッと表示される。そんなイメージです。

「え、そんなことできるの？」って思いますよね。大丈夫、Excelの機能を使えば、意外と簡単に設定できるんです。

「関数」とか「マクロ」とか、そういうのは必要？

「Excelの自動入力って、『関数』とか『マクロ』とか、なんか専門的な言葉が出てきて難しそう…」

そう思われるかもしれません。でも、今回ご紹介する方法は、そんな専門的な知識はほとんど必要ありません！「ここをクリックして、ここに文字を入力する」という、簡単な操作だけでOKなんです。

「え、本当に？」って思いますよね。でも、本当なんです。一番簡単な方法で、請求書作成の時間をぐっと短縮できる方法をお伝えします。

【超簡単】請求書テンプレートで自動入力！手順を解説

さあ、いよいよ具体的なやり方に入りましょう！ 今回は、Excelの「データの入力規則」という機能を使って、リストから選ぶだけで自動入力できるようにします。

準備：会社情報リストを作りましょう

まずは、請求書に頻繁に出てくる会社名や住所などを一覧にしたリストを作ります。

① Excelを開いて、一番左上のマス（A1セル）に「会社名」と入力します。

② その右隣のマス（B1セル）に「住所」、さらに右隣（C1セル）に「電話番号」など、必要な項目を順番に入力します。

③ 次の行（2行目）から、実際の会社名や住所などを入力していきます。例えば、A2セルに「株式会社〇〇」、B2セルに「東京都〇〇区…」のように。

④ これを、取引のある会社分だけ入力しておきましょう。

設定：リストから選んで自動入力！

次に、このリストから会社名を選んだら、住所や電話番号も自動で表示されるように設定します。

① 請求書を作るための新しいExcelシートを用意します。請求書の「会社名」と表示したい場所（例えばA列の5行目など）を選びます。

② Excelの上のメニューバーから「データ」をクリックします。

③ 下にメニューが開くので、「データの入力規則」をクリックしてください。

④ 小さなウィンドウが出てきます。「設定」というタブを選び、「入力値の種類」というところを「リスト」に変えます。

⑤ 「元の値」という欄が出てくるので、そこに先ほど作った会社情報リストの「会社名」の範囲を指定します。具体的には、「元の値」の欄を一度クリックしてから、マウスで会社名が入力されているセルをドラッグして範囲を選択します。例えば、A2からA10まで選択したら、「$A$2:$A$10」のように表示されます。

⑥ 「OK」をクリックして、ウィンドウを閉じます。これで、選んだセルに小さな下向きの矢印（▼）が出てくるはずです。

⑦ その矢印をクリックすると、登録した会社名の一覧が表示されます。会社名を選ぶだけで、その会社名がセルに入力されます！

さらに便利に！住所なども表示させるには

「会社名を選んだら、住所とか電話番号も勝手に入るともっと嬉しいんだけど…」

そうですよね。実は、これにはExcelの「VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）」という、ちょっとだけ便利な機能を使います。これも、難しくないので安心してください。

① 会社名を選ぶセルの右隣（例えばB5セル）に、以下の文字を入力してみてください。

=VLOOKUP(A5,$A$2:$D$10,2,FALSE)

※ここで、A5は会社名を選んでいるセル、$A$2:$D$10は先ほど作った会社情報リストの範囲（会社名、住所、電話番号などが含まれる範囲）、2は「会社名リストの左から2番目の列（＝住所）を表示しますよ」という意味、FALSEは「完全に一致するものを探します」という意味です。

② この数式を入れたセル（B5セル）の右下にある小さな四角を、右隣のセル（C5セル。電話番号を表示したい場所）にドラッグします。そうすると、電話番号も表示されるようになります。

③ 請求書の「会社名」のプルダウン（▼）で会社を選ぶと、住所や電話番号も自動で表示されるようになります！

テンプレート活用で、こんなに変わる！

ここまでお話ししてきた「テンプレート」と「自動入力」を組み合わせると、請求書作成は一体どれくらい楽になるのでしょうか？

項目	手書き・今まで	Excelテンプレート・自動入力後
会社名・住所入力	毎回手書き、またはコピペ	プルダウンから選択するだけ
金額入力・計算	電卓で計算、手入力	品名と数量を入力すれば自動計算（※別途設定は必要ですが、テンプレートなら組み込まれています）
ミス	入力ミス、計算ミスが発生しやすい	プルダウン選択なので宛名ミスなし。計算も自動で安心。
作成時間	1件あたり10分〜20分以上かかることも	1件あたり1分〜5分程度に！

「え、1件あたり1分？本当なの？」

そうなんです。一度テンプレートとリストを作ってしまえば、あとは「誰に」「何を」送るかを選ぶだけ。まるで、お店で「いつもの」と注文するような感覚で請求書が完成してしまうんです。

これなら、月末の請求書作成ラッシュも、もう怖くないですよね。

まずは今日、試してみましょう

「Excelって、やっぱり難しそう…」

そう思われたかもしれませんが、今回ご紹介した「データの入力規則」や「VLOOKUP」は、本当に簡単な操作だけで設定できます。

まずは、よく取引のある3社くらいのリストを作って、会社名だけでも自動入力できるように設定してみてください。

きっと、「あれ？思ったより簡単じゃん！」と思っていただけるはずです。

請求書作成に費やしていた時間を、もっと他の大切な業務や、休憩に充てられるようになるかもしれません。

今日からできる、小さな一歩。ぜひ、試してみてくださいね。