Excelで注文書を自動作成！超初心者でもできる簡単テンプレート活用術

「今日の注文書、何枚書いたっけ…？」

伝票の山に埋もれながら、日々事務作業に追われているあなた。手書きで注文書を書くのに、1枚あたり5分、それが1日に10件以上くると、あっという間に1時間以上かかってしまいますよね。

「もっと効率よくできないかな…」そう思っても、Excelは「数字を打ち込むくらいしかできない」という方も多いはず。でも大丈夫です！隣の席で長年事務をしてきた私が、Excelの専門知識がなくても、注文書作成が驚くほど楽になる方法をこっそり教えちゃいます。

注文書作成、こんなお悩みありませんか？

「急ぎの注文書！Aさんに電話で注文内容を伝えて、伝票に手書きで書いて、担当のBさんに渡して、確認してもらって…。」

こういったやり取り、毎日のように繰り返されていませんか？注文書の内容を間違えたり、書き間違えたりして、お客様や社内の人に迷惑をかけてしまうと、冷や汗ものですよね。

「この作業、本当に何時間もかかってる…。」「もっと楽に、正確にできないものかな…。」

そんな風に感じているのは、あなただけではありません。私も同じように感じていました。

「Excelは苦手…」という声、よく聞きます

「Excelって、なんか難しそう」「専門用語ばっかりで、ついていけない」

そんな風に思っている方も、安心してください。今日お伝えする方法は、Excelの難しい機能は一切使いません。

「クリック」と「文字の入力」ができれば、誰でもすぐにできます。隣で私が操作を見ながら教えるつもりで、丁寧に説明していきますね。

Excelテンプレートって何？魔法みたいって本当？

「テンプレート」と聞くと、なんだか難しそうに聞こえるかもしれませんが、実はとってもシンプル。

あらかじめ「注文書」の形ができあがっている、いわば「ひな形」のことです。レストランでいうと、メニュー表みたいなもの。メニュー表に載っている料理名や値段を書き換えるだけで、自分だけのオリジナルメニューが作れますよね。

Excelのテンプレートも同じ！注文書の「どこに」「何を書けばいいか」が最初から決まっているので、あなたは必要な情報（会社名、商品名、数量など）を、決まった場所に入力するだけでOK。

「自動作成」ってどういうこと？

「テンプレートに入力するだけで、なんで自動でできるの？」不思議に思いますよね。

これは、「あらかじめ決まった場所に文字を入れると、他の場所にも自動で反映される」ように設定されているからです。

例えば、お客様の名前を1箇所に入力すると、注文書のあちこちに出てくる「〇〇様」という文字が、自動でそのお客様の名前に変わる、といった具合です。

まるで、魔法みたいですよね！でも、これはExcelの「コピー＆ペースト」や「数式」といった、基本的な機能（ただし、難しい操作は一切なし！）で実現されているんです。

【簡単！】テンプレートを使って注文書を自動作成する手順

では、実際にテンプレートを使って注文書を作成する手順を見ていきましょう。本当に、驚くほど簡単ですよ！

まずはテンプレートを用意しましょう

「でも、テンプレートなんてどこにあるの？」ご安心ください。Excelには、最初からいくつかのテンプレートが用意されています。今回は、その中から注文書に使えるものを見つけましょう。

① Excelを起動して、開いた画面（「ホーム」画面）の左上にある「ファイル」をクリックします。

② 次に、「新規」をクリックします。

③ 画面の上部に「Office.com のテンプレートを検索」と書かれた検索窓があります。そこに「注文書」と入力して、虫眼鏡マーク（検索ボタン）をクリックします。

④ すると、たくさんの注文書のテンプレートが出てきます。お好みのデザインのものを選んで、クリックし、「作成」ボタンを押せば、テンプレートが開きます。

次に、情報を入力していきましょう

テンプレートが開いたら、あとは必要な情報を入力するだけです。

テンプレートは、どこに入力すればいいか分かりやすいように、色が付いていたり、枠線で囲まれていたりします。まずは、一番上の「会社名」や「日付」などを入力してみましょう。

例えば、「会社名」の欄にマウスカーソルを合わせてクリックし、キーボードで会社名を入力します。これを繰り返して、注文を受ける会社名（お客様名）、住所、電話番号、そして商品名、数量、単価などを入力していきます。

「この商品、前の注文でも出したな…」という場合は、商品名を入力し始めると、過去に入力した商品名が候補として出てきて、選ぶだけで入力できることもあります。これなら、商品名を間違える心配もありませんね。

「合計金額」も自動で計算！

一番の驚きは、ここからです。商品名と数量、単価を入力していくと、その行の「小計」や、注文書全体の「合計金額」が、なんと自動で計算されて表示されるんです！

「え、自分で計算しなくていいの？」そうなんです。Excelが勝手に計算してくれます。

もし、単価や数量、商品名などを後から変更したくなった場合でも、その部分を修正するだけで、合計金額も自動で再計算されます。

これなら、計算ミスで頭を抱えることも、電卓を叩く手間もなくなりますね。

「これだけでOK！」テンプレート活用の3つのメリット

ここまで読んで、「確かに簡単そうだけど、本当にそんなに変わるの？」と思ったあなたのために、テンプレートを使うことのメリットを改めてお伝えします。

メリット1：作業時間が劇的に短縮！

手書きで1枚5分かかっていた注文書が、テンプレートを使えば、入力する情報にもよりますが、ものの2〜3分で完成するかもしれません。1日に10枚書いているなら、1時間かかっていた作業が、わずか20〜30分に！

空いた時間で、他の大切な仕事に集中できますね。

メリット2：ミスが減って、正確に！

手書きだと、どうしても文字の読み間違い、計算ミス、記入漏れなどが起こりがちです。

テンプレートなら、入力する場所が決まっているうえ、合計金額も自動計算されるので、ヒューマンエラーが格段に減ります。お客様からの信頼もアップすること間違いなしです。

メリット3：専門知識は一切不要！

「Excel関数」とか「マクロ」とか、そんな難しい言葉は一切知らなくても大丈夫。

テンプレートは、最初から「注文書」という形になっているので、あなたがするのは、ただ「文字を入力する」という、普段パソコンでやっていることと同じ作業だけなんです。

手書きとExcel、実際どれくらい違う？

ここまで、Excelテンプレートの便利さをお伝えしてきましたが、具体的にどれくらい違うのでしょうか？

例えば、1日に5件の注文書を作成する場合で比較してみましょう。

項目	手書き・今まで	Excelテンプレートで改善後
1件あたりの作成時間	約5分	約2分（入力のみ）
1日の合計作業時間（5件）	約25分	約10分
計算ミス・書き間違い	発生しやすい	ほぼゼロ
確認・修正の手間	あり（発生した場合）	ほぼなし

どうですか？たった5件の注文書作成でも、これだけの違いが出てきます。

もし、1日に20件、30件と作成するなら、その差は歴然ですよね。毎日の事務作業が、ぐっと楽になるイメージが湧いてきたのではないでしょうか。

注文書作成で困っていたことが、この記事でご紹介したExcelテンプレートの活用で、少しでも楽になれば嬉しいです。まずは今日、一度Excelを開いて、テンプレートを探すところから試してみてください。