【初心者向け】注文書管理はExcelで劇的に楽になる！テンプレート活用術

「また注文書作りに時間がかかっちゃった…」
毎日、山のような注文書や請求書、在庫の確認に追われていませんか？
特に地方の中小企業だと、限られた人数でたくさんの業務をこなさなければいけないので、事務作業が負担になりがちですよね。

「Excelって難しそう…」「数字を打ち込むくらいしかできないんだけど…」
そんな風に思っているあなたのために、今日は身近なExcelをちょっとだけ工夫して、注文書の管理を劇的に楽にする方法をお伝えします。
隣の席の先輩がこっそり教えるつもりで、ひとつずつ丁寧に説明していきますね！

注文書管理、手書きや今までのやり方で困っていませんか？

「今日の注文書、どこにいったっけ？」
「この注文、もう処理したっけ…？」
「手書きで書くのも、コピーするのも、時間がかかって大変…」
こんなお悩み、あなたも抱えていませんか？

特に、建設業や製造業、小売業など、毎日たくさんの注文が入る業界では、注文書を管理するだけでも一苦労ですよね。
handwritten（手書き）や、Word（ワード）で一つずつ作っていると、確認漏れや重複、間違いなんかも起こりがちです。

「もうちょっと楽にできないかな…」
そう思っているあなた、実は身近なExcel（エクセル）を使えば、その悩みを解決できるかもしれません！

Excelなら、注文書管理の「あの面倒」がなくなります！

「Excelって、数字を並べるだけでしょ？」
「関数とか、マクロとか、難しそう…」
そんなイメージがあるかもしれませんね。
でも、心配いりません！
注文書管理でExcelを使うのは、そんなに難しいことではないんです。

Excelで注文書管理が楽になる３つの理由

なぜExcelが注文書管理に役立つのか、３つのポイントでお伝えしますね。

一つ目は、**「一覧で管理できる」**こと。
Excelのマス目（これを「セル」といいます）に、注文日、会社名、商品名、金額、納期などを順番に打ち込んでいくだけで、すべての注文書が一覧でパッと見渡せるようになります。
「あの注文、いつだっけ？」と書類の山を探し回る手間がなくなります。

二つ目は、**「検索や並べ替えが簡単」**なこと。
例えば、「〇〇社からの注文だけ見たいな」と思ったら、Excelの機能を使えば、その会社からの注文だけをサッと抜き出すことができます。（これは「フィルター」という機能です）
さらに、「納期が近い順に並べ替えたい」という時も、クリック一つでできてしまうんです。手書きやWordでは、こうはいきませんよね。

三つ目は、**「コピー＆ペーストで効率アップ」**できること。
一度入力した情報を、別の注文書で少しだけ変えて使いたい場合。
Excelなら、まとめてコピーして、必要な部分だけ修正すればOK。
これも、手書きでゼロから書き直すのに比べて、格段に時間を節約できます。

「セル」「列」「行」「シート」って何？

Excelを初めて使う方のために、少しだけ基本の言葉を説明させてくださいね。

• セル：Excelの画面にある、一つ一つのマス目のことです。ここに文字や数字を打ち込みます。
• 列（れつ）：左から右に並んでいる、A・B・C…という縦の集まりのことです。
• 行（ぎょう）：上から下に並んでいる、1・2・3…という横の集まりのことです。
• シート：Excelファイルの中に複数作れる、表紙のようなものです。注文書管理用、請求書管理用、など分けることができます。

難しく考えなくても大丈夫。
「一番左上のマス（A1セル）」、「左から２番目の列（B列）」のように、場所をイメージできればOKです。

【超初心者向け】Excelで注文書管理表を作ってみよう！

「よし、Excelでやってみようかな」と思ったあなた！
まずは、どんな情報が必要か考えて、表を作ってみましょう。
ここでは、注文書管理に最低限必要な項目で、簡単な表を作る方法をご紹介します。
「Excelなんて触ったことない！」という方でも大丈夫。一つずつ、画面を想像しながら進めていきましょう。

STEP 1：新しいExcelファイルを開く

パソコンでExcelを起動すると、新しいファイルが開きます。
もし、すでにファイルが開いている場合は、画面左上の「ファイル」をクリックして、「新規作成」から「白紙のブック」を選んでください。

STEP 2：表の「見出し」を入力する

一番左上のマス（A1セル）に「注文日」と入力してみましょう。
文字を打ち込んだら、キーボードの「Enter」キーを押してください。
すると、下のマス（A2セル）にカーソルが移動します。

次に、右隣のマス（B1セル）に「会社名」、その隣（C1セル）に「担当者名」、さらに隣（D1セル）に「商品名」、そして「数量」「単価」「金額」「納期」「状況」と、必要だと思う項目を順番に入力していきます。

💡 ここがポイント：
最初から完璧を目指さなくて大丈夫。
まずは、いつも注文書で確認している項目を書き出してみましょう。

STEP 3：データを入力していく

見出しの入力が終わったら、いよいよ実際の注文データを入力していきます。
例えば、A2セルに「2024/01/15」、B2セルに「株式会社〇〇」、C2セルに「山田太郎」、D2セルに「商品A」、E2セルに「10」、F2セルに「1,000」、G2セルに「10,000」、H2セルに「2024/02/15」、I2セルに「受付済」のように、一つずつ入力していきます。

入力が終わったら、次の行（3行目）に、また別の注文データを入力していきます。
これを繰り返していくことで、注文書の情報がすべて一覧で管理できるようになります。

STEP 4：見やすくするために「書式」を設定する（おまけ）

このままでも使えますが、もう少し見やすくするために、簡単な「書式」を設定すると、さらに便利になります。
例えば、金額のセル（F列、G列）は、数字の間に「,」（カンマ）が入った方が見やすいですよね。

やり方は簡単です。
① 金額を入力したいセル（例えば、F2セル）をクリックして選びます。
② 画面上のメニューバーから「ホーム」というタブをクリック。
③ 「数値」というグループの中に「￥」マークや「,」マークがあります。
④ 「,」（桁区切りスタイル）のボタンをクリックすると、自動で「1,000」のように表示されます。
⑤ この設定を、金額を入力する全てのセルに適用したい場合は、F2セルを選んだ状態で、右下に出てくる■（フィルハンドルといいます）を下にドラッグして、他のセルも一緒に選んでから「,」ボタンをクリックすればOKです。

「そんな細かい設定、難しそう…」と思ったあなた、大丈夫です！
まずは、ただ数字を打ち込むだけでも、十分管理は楽になります。
慣れてきたら、こうした「見やすさ」も少しずつ工夫していくと、もっと楽しくなりますよ。

操作	今までのやり方	Excelで改善後
注文書情報の記録	手書き、またはWordで１枚ずつ作成	Excelの一覧表にまとめて入力
検索・絞り込み	書類の山から探す、手作業でチェック	Excelの「フィルター」機能で簡単検索・絞り込み
見直し・確認	１枚１枚めくって確認	一覧で表示されるため、全体を把握しやすい

テンプレートを使えば、もっともっと楽になる！

ここまで、自分でExcel表を作る方法をお伝えしてきましたが、実はもっと簡単な方法があるんです。

それは、「テンプレート」を使うこと！

テンプレートとは、あらかじめ必要な項目や、見やすいようにデザインされた「ひな形」のこと。
インターネットで「注文書管理 Excel テンプレート」と検索すると、たくさんの無料テンプレートが見つかります。

このテンプレートをダウンロードして、自分の会社で使う情報（会社名や、よく注文する商品名など）を少しだけ書き換えれば、すぐに注文書管理表として使えてしまうんです。
「自分で表を作るのはやっぱりハードルが高いな…」という方は、まずはテンプレートから試してみるのがおすすめです。

テンプレートを使えば、Excelの難しい操作を知らなくても、まるで手書きで書くように、またはそれ以上に簡単に、注文書を管理できるようになります。
「自分で作らなきゃいけない」と思うと、そこで止まってしまうこともありますよね。
でも、テンプレートなら、すぐに使えるから「よし、やってみよう！」と思えるはずです。

今日からできる！注文書管理をもっとスムーズにするコツ

最後に、注文書管理をさらに楽にするための、ちょっとしたコツをお伝えします。

一つ目は、**「入力するタイミングを決める」**こと。
注文書を受け取ったら、その場でサッと入力する習慣をつけると、後でまとめてやる手間が省けます。
「今日の業務が終わる前に、必ず新しい注文書をPCに入力する！」など、自分なりのルールを作ってみてください。

二つ目は、**「状況を追記する欄を作る」**こと。
例えば、「〇〇会社からの注文、まだ入金確認できていないな…」「この注文は、〇〇さん（担当者）に確認してもらう必要があるな…」といった、進捗状況をメモできる欄を作っておくと、後で見返したときに分かりやすくなります。
「状況」の欄に「入金待ち」「担当者確認中」「発送済」などと入力しておくと便利ですよ。

三つ目は、**「定期的に見直す」**こと。
作った表が、本当に使いやすいか、定期的に見直してみましょう。
「この項目、もういらないな」「この項目を追加した方が便利だな」といった改善点が見つかるはずです。
Excelなら、こうした変更も比較的簡単にできます。

無理なく、できることから少しずつ試してみてくださいね。

注文書管理で困っていたことが、今日お伝えした方法で少しでも楽になれば嬉しいです。
まずは、今日、一番簡単だと感じたことから、一度試してみてください。