Excelで超簡単！受注書の作り方｜地元小規模事業者のための事務作業時短術

「今日も見積書と請求書で一日が終わっちゃった…」

そんな風に感じているあなた。お疲れ様です。

手書きの書類作成に追われる毎日、という方も多いのではないでしょうか。特に、お客様から注文を受けた時に発行する「受注書」。これ、意外と手間がかかりますよね。

「ちゃんと金額合ってるかな」「間違った商品名書いてないかな」って、何度も見直して。しかも、取引先ごとに書式が違ったりすると、さらに大変。

でも、実はExcelを使えば、この受注書作りが驚くほどラクになるんです。しかも、「Excelって難しそう…」と思っているあなたでも、大丈夫！ 隣で一緒に見ながら、一緒にやっていくような気持ちで、ひとつずつ説明していきますね。

受注書って、そもそも何？（発注書との違いと取引の流れ）

「受注書」と聞くと、なんだか難しそうに聞こえるかもしれませんね。でも、私たちが普段お客様とやり取りする中で、すごく大切な役割を果たしているんです。

簡単に言うと、受注書は「私たちがお客様からの注文を受けましたよ」という証明書のようなもの。お客様が「〇〇（会社名）さん、これをください」と送ってくるのが「発注書（注文書）」で、それに対して私たちが「はい、確かに承知しました。この内容で進めますね」と返すのが「受注書」なんです。

取引の流れをざっくり見ると、こんな感じになることが多いです。

見積書 → 受注書 → 納品書 → 請求書

つまり、受注書は「見積もり内容で注文を受け付けました」という、見積もりと実際の納品・請求のあいだをつなぐ、大事な橋渡し役なんですね。

受注書に必須の項目リスト（なぜそれが必要なのかも解説）

では、受注書にはどんな項目を入れればいいのでしょうか？ 取引先や商品によって多少変わることもありますが、基本は以下の通りです。これだけ押さえておけば、ほとんどの場合大丈夫です。

項目	説明（なぜ必要？）
受注番号	注文を管理するための番号。連番にすると便利です。
受注日	注文を受けた日付。
取引先名	注文してくれたお客様の会社名、担当者名など。
自社情報	自社の会社名、住所、連絡先。
品名	納品する商品やサービスの名称。
数量	いくつ納品するか。単位（個、kg、セットなど）も忘れずに。
単価	商品1つあたりの価格。
金額	数量 × 単価 で計算される、その品目の合計金額。
合計金額	すべての品目の金額の合計。
納期	いつまでに納品するか。
支払条件	いつ、どのように支払ってもらうか（例：月末締め翌月末払い）。
備考	特記事項があれば。（例：「送料別途」「振込手数料はご負担ください」など）

【受注書と発注書、どこが違うの？】

「受注書」は、私たちがお客様に発行する書類。お客様が「発注書（注文書）」を送ってきた内容を「確認しました」という意味合いが強いです。

一方、「発注書」は、お客様が私たちに「こういうものを注文します」と伝えるための書類。どちらも取引内容を確認する大事な書類ですが、発行する側が違うんですね。

Excelで受注書を作る！基本のキ（超初心者向け）

さあ、いよいよExcelで受注書を作る手順を見ていきましょう。難しく考えず、まずは画面に表示されるものを一緒に見ていくイメージで大丈夫ですよ。

今回は、一番シンプルな表の作り方をお伝えしますね。

① タイトルと日付、取引先名を入れる

まず、一番左上のマス（A1セル）に「受注書」と入力します。文字は右寄せにしたいなと思ったら、文字の上でクリックして、Excel画面の上の方にある「右揃え」ボタンを押すだけです。簡単ですよね。

次に、その下の行（2行目）あたりに「受注日」「取引先名」と入力していきます。それぞれの横に、日付や会社名を入れていきましょう。

ここは、手書きで書くのと同じ感覚で大丈夫です。マス目のどこにでも、自分で好きなように文字や数字を打っていけます。

② 商品リストの表を作る

ここからが、受注書らしくなってくるところです。表を作っていきましょう。

例えば、A5セルに「品名」、B5セルに「数量」、C5セルに「単価」、D5セルに「金額」と、表のタイトルになる文字を入力します。この5行目（一番上の行）が、表のヘッダー（見出し）になります。

その下の行（6行目）から、実際の商品情報を入れていきます。例えば、A6セルに「商品A」、B6セルに「10」、C6セルに「500」と入力。

この、マス目に文字や数字を入力していく作業、これだけなんです。Excelに慣れていないと「どこをどうすればいいの？」って戸惑いがちですが、基本は「マス目を選んで、文字や数字を打つ」だけなんですよ。

③ 合計金額を計算する

ここで、ちょっとしたExcelの「魔法」を使ってみましょう。本来なら、商品Aの「金額」は「数量」×「単価」で計算しますよね。

D6セル（「金額」の欄の、商品Aの行）に、このように入力してみてください。

「=B6*C6」

この「=」から始まるのが、Excelでは「計算式」といいます。これは「B6セルに入っている数字と、C6セルに入っている数字を掛け算してください」という意味です。入力してEnterキーを押すと、自動で「5000」と計算結果が表示されるはずです。

もし、B6やC6の数字を変えると、D6の金額も自動で変わるから不思議！

さらに、この計算式を他の行にもコピーできます。D6セルの右下にある、小さな四角（フィルハンドルといいます）を、そのまま下にドラッグするだけ。

これで、全部の行の金額が自動で計算されるようになります。手計算でミスをしていた、ということもなくなりますね。

金額が自動で計算される！魔法の設定をこっそり教えます

さっきの「=B6*C6」という計算式、実はもっと便利にできるんです。

例えば、Aという商品はいつも単価500円、Bという商品はいつも単価1200円というように、決まった単価の商品が多いのではないでしょうか。

毎回「単価」の欄に手で打ち込むのって、面倒ですし、間違えることも。

商品を選ぶだけで単価が自動で入るようにするには？

ここで登場するのが、「リストから選ぶ」機能と、「選んだら勝手に単価が出てくる」仕組みです。

まず、別のシート（Excelの画面の下の方にある「シート1」「シート2」というタブのことです）に、商品名とその単価を一覧にしておきます。例えば、A列に商品名、B列に単価、という形です。

《商品マスターシート（例）》

A1: 商品名 B1: 単価

A2: 商品A B2: 500

A3: 商品B B3: 1200

A4: 商品C B4: 800

そして、受注書の「品名」を入れるセル（先ほどの例ならA6セルあたり）で、この商品リストから選べるように設定します。これは、「データの入力規則」という機能を使います。

① 受注書の「品名」を入れたいセル（例えばA6セル）をクリックします。

② Excelの上のメニューから「データ」をクリック。

③ 右の方にある「データの入力規則」をクリック。

④ 小さなウィンドウが開きます。「設定」タブの「入力値の種類」を「リスト」に変えます。

⑤ 「元の値」というところに、先ほど作った商品マスターシートの「商品名」がある範囲（例：「=Sheet2!$A$2:$A$4」のように、シート名と範囲を指定）をマウスでドラッグして選んで入力します。

⑥ 「OK」をクリック。

これで、A6セルに小さな下向きの矢印が出てきて、クリックすると商品名が選べるようになります！

次に、「品名」を選ぶと「単価」が自動で表示されるようにしましょう。これは「VLOOKUP（ブイルックアップ）」という、ちょっとだけ慣れが必要な関数（計算式のこと）を使いますが、一度設定してしまえば、すごく便利なんです。

「単価」を入れるセル（C6セル）に、このように入力します。

「=VLOOKUP(A6,Sheet2!$A$2:$B$4,2,FALSE)」

これは、「A6セルで選んだ商品名と同じものを、Sheet2のA2からB4の範囲の中から探してきて、2番目（単価）の値を表示してください。そして、完全に一致するものだけを探してくださいね」という意味なんです。

こうしておくと、品名を選ぶだけで、単価が自動で表示されるようになります。あとは、数量を入力すれば、先ほどの計算式で金額も自動計算。

これなら、手書きで打ち間違えたり、単価を調べたりする手間が、ぐっと減りますよね。

「転記ミス」を防いで、もっとラクに受注書を作るには？

ここまでExcelで受注書を作る基本的な方法と、ちょっと便利な自動計算について見てきました。

見積書の内容を、そのまま受注書に書き写している、という方も多いのではないでしょうか。見積書と受注書は内容がほとんど同じなのに、わざわざもう一度打ち直すのは時間もかかりますし、何より「転記ミス」が起きやすいものです。

そんな時こそ、先ほどお話しした「商品マスターシート」や「顧客マスターシート」の出番です。一度、よく取引のあるお客様の名前や、よく売れる商品のリストをきちんと作っておけば、受注書を作成する際に、そのリストから選ぶだけで、会社名や商品名、単価などが自動で入力されるようになります。

これは、Excelの「VLOOKUP」という関数を応用すれば、実現できることなんです。

「でも、そのマスターシートの作り方とか、VLOOKUPの設定とか、やっぱり難しそう…」

そう思うかもしれません。でも、一度作ってしまえば、あとはずっと楽になります。それに、こういった「マスターデータ」を作っておくことは、見積書や請求書を作る時にも、必ず役立つんです。

もし、ご自身で設定するのが難しければ、周りの同僚の方や、少しPCに詳しい方に一度相談してみるのも良いかもしれませんね。小さな一歩が、毎日の事務作業を劇的に変えてくれますよ。

受注書一つを作るにしても、Excelのちょっとした工夫で、こんなに作業時間を短縮し、ミスも減らすことができます。

今日お話しした内容で、受注書作りが少しでも楽になれば嬉しいです。まずは、一番簡単な「品名リストからの選択」だけでも、ぜひ試してみてください。

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