Excelで受注管理を楽に！超初心者さんでもすぐできる方法

「今日も一日、受注の記録や確認に追われちゃった…」

そんな風に感じているあなた、お疲れ様です。建設業の事務で10年以上働いてきた私も、毎日数時間、受注の書類整理や請求書作成に時間を取られていました。特に、手書きで記録をしていた頃は、間違えないように何度も確認したり、探し物をするだけで一苦労でしたよね。

「もっと簡単に、効率よくできないかな？」って、いつも思っていたんです。Excelって聞くと、なんだか難しそうで、自分には無理かも…って諦めていませんか？大丈夫です！今日お伝えする方法なら、あなたの「面倒くさい」を「楽ちん」に変えられますよ。

これだけは知っておきたい！Excelの超基本

「Excelって、マス目がいっぱいある表計算ソフト」

これだけ覚えておけば大丈夫です。このマス目の一つ一つを「セル」と呼びます。ここに文字や数字を入れて、表を作っていくのがExcelの基本です。

実は、Excelは「クリック」や「文字入力」ができれば、誰でもすぐに使い始められるんです。難しく考える必要は全くありませんよ。まずは、この「セル」に文字や数字を入れることから始めてみましょう。

「これって何？」Excelの基本用語をこっそり解説

「セル」という言葉はさっきも出ましたが、他にもいくつか、知っておくと便利な言葉があります。

「列（れつ）」というのは、縦に並んだアルファベット（A・B・C…）がついている部分のことです。左から順番にA列、B列…となります。一方、「行（ぎょう）」というのは、横に並んだ数字（1・2・3…）がついている部分です。上から順番に1行目、2行目…となります。

「A1セル」と指示されたら、それは「A列の一番上にあるマス」のことだと覚えておいてくださいね。この「列」と「行」を組み合わせて、どこに何を入れるかを決めていきます。

「シート」って何？

Excelの画面の下の方に、「シート1」「シート2」といったタブがあるのを見たことがありますか？これが「シート」です。1つのExcelファイルの中に、いくつもの「ページ」を作って、情報を分けて管理できるんです。

例えば、「シート1」には今月の受注リスト、「シート2」には来月の受注リスト、といったように使い分けることができます。これで、ごちゃごちゃにならずにスッキリ管理できますよ。

もう間違えない！受注日を簡単に入力する方法

受注日を間違えて入力してしまうと、後で集計するときに大変なことになりますよね。

これを防ぐために、Excelに「この日付の形式でしか入力できませんよ」と教えてあげる方法があります。専門用語では「データの入力規則」と言いますが、操作はとっても簡単です。

まず、受注日を入力したいセル（例えばB列にしましょうか）を選んで、画面上のメニューから「データ」をクリックします。下にメニューが開くので、その中から「データの入力規則」を選んでクリックしてください。

小さなウィンドウが出てきます。「設定」というタブになっていることを確認して、「入力値の種類」というところを「日付」に変えます。これで、このセルには日付しか入力できなくなります。

「OK」をクリックすれば完了です！これで、うっかり文字などを入力してしまってもエラーが出るので、間違いに気づきやすくなります。

取引先名で検索しやすく！プルダウンリストの作り方

「取引先名、毎回手で打つの面倒だな…」

「漢字を間違えたり、略称で打ったりして、後で検索しにくくなるんだよね…」

そんな悩みはありませんか？そんな時は、あらかじめ取引先名のリストを作っておいて、そこから選べるようにする「プルダウンリスト」が便利です。

まず、別のシート（例えば「リスト」という名前のシート）に、取引先の名前を縦にずらっと入力しておきます。そして、受注管理のシートに戻って、取引先名を入力したいセル（例えばC列）を選びます。さっきと同じように、メニューバーの「データ」から「データの入力規則」を開きます。

「設定」タブの「入力値の種類」を「リスト」に変えましょう。そして、「元の値」という欄に、先ほど作った取引先名のリストの範囲を指定します。例えば、リストシートのA1セルからA10セルまでなら、「=リスト!$A$1:$A$10」のように入力します（これはExcelが自動でやってくれることも多いです）。

「OK」をクリックすると、そのセルには小さな下向きの矢印が出てきます。それをクリックすると、登録した取引先名の一覧が表示されて、そこから選ぶだけで入力が完了します！

作業時間が半分以下に？Excelテンプレートの活用術

「ここまで聞いて、ちょっとはできそうな気がしてきたけど、やっぱり自分で作るのが大変そう…」

そう思われたあなた、ご安心ください！実は、Excelの「テンプレート」というものを使えば、自分で最初から作る必要はほとんどないんです。

テンプレートとは、あらかじめ「こんな風に使うと便利ですよ」という形で作られたExcelファイルのこと。インターネットで「受注管理 Excel テンプレート 無料」などと検索すると、たくさんの無料テンプレートが見つかります。

ダウンロードして開いてみると、もうすでにきれいに項目が分かれていたり、計算してくれる機能がついていたりします。あとは、そのテンプレートの決まった場所に、あなたの会社の受注情報を入力していくだけ。

例えば、手書きで1件の受注記録に5分かかっていたとしたら、テンプレートを使えば、検索や入力が楽になるので、2〜3分で済むかもしれません。1日に数十件の受注がある会社なら、単純計算で1時間以上の時間が浮くこともありますよね！

項目	手書き・今まで	Excelテンプレート活用後
受注記録作成	1件あたり約5分（確認・記入・保管）	1件あたり約2〜3分（入力・自動記録）
検索・集計	該当用紙を探す、手作業で集計（1時間以上かかることも）	数秒〜数分で完了（検索機能や自動計算）
保管スペース	大量の書類保管場所が必要	PC1台で完結（物理的なスペース不要）

「でも、テンプレートって、なんだか難しそう…」

そう思うかもしれませんが、たいていのテンプレートは、入力する場所が色で分けられていたり、「ここに文字を入力してください」といった説明書きがあったりするので、迷うことは少ないはずです。まずは、一つダウンロードしてみて、中身を眺めるだけでも大丈夫ですよ。

受注管理で困っていたことが、Excelで少しでも楽になれば嬉しいです。まずは今日、Excelを開いて、マス目に文字を入れてみることから、ぜひ試してみてください。