【超初心者向け】発注書をExcelで！テンプレート活用で面倒な作業を劇的に楽にする方法

「また今日から発注書作成か…」

毎日、手書きや古いフォーマットで発注書を作っているあなた。1枚書くのに15分、それが1日に5枚、10枚…となると、かなりの時間が奪われてしまいますよね。しかも、似たような内容なのに毎回ゼロから書き直すのは、本当に疲れます。

「もっと楽にできないかな？」「Excelって難しそうだけど、発注書も作れるのかな？」そんな風に思っていませんか？ 実は、Excelの「テンプレート」を使えば、誰でも簡単に、そして驚くほど短時間で発注書が作れるようになるんです。隣の席で10年以上事務をしている私が、その秘密をこっそり教えますね。

発注書作成、まだ手書きや手入力？Excelテンプレートが劇的に変える理由

昔ながらの事務作業、特に「発注書」のような定型的な書類作成は、経験とともに慣れてはくるものの、どうしても時間がかかってしまうものですよね。1枚1枚、取引先名や住所、商品名、数量、単価を書き写す作業は、集中力も必要ですし、うっかりミスにもつながりかねません。

「もっと早くできないかな」「ミスを減らしたいな」そう思っているのに、「Excelは難しそう」「新しいことを覚えるのは大変」と、ついつい今まで通りのやり方を続けてしまっている方も多いのではないでしょうか。でも、実はExcelの「テンプレート」というものを使えば、そんな悩みはあっという間に解決できるんです。

「ゼロから」ではなく「テンプレートから」が肝心

「Excelって、マス目に数字を打ち込むだけじゃないの？」と思っているかもしれません。もちろん、それもExcelの使い方のひとつです。ですが、発注書のような決まった形のある書類は、すべて自分でデザインする必要はありません。世の中には、すでに「発注書」として作られたExcelファイルがたくさんあるんです。これが「テンプレート」というものです。

このテンプレートを使えば、まるで「型」に流し込むように、必要な情報（取引先名、商品名、数量など）を入力するだけで、あっという間にきれいな発注書ができあがります。しかも、決まった場所に文字を入れるだけなので、Excelの操作が苦手な方でも、まず迷うことはありません。

Excel「初心者」さんでも大丈夫！テンプレートから始める発注書作成

「でも、Excel自体ほとんど触ったことないんだけど…」という方、ご安心ください。テンプレートを使えば、Excelの難しい機能はほとんど必要ありません。あなたがやるべきことは、たった一つ。

それは、「決まったマスに、決まった情報を入力する」こと。たとえば、テンプレートを開くと、上の方に「取引先名」と書かれたマスがあるはずです。そこに、取引先の名前を打ち込めばOK。次に「商品名」のマスに、発注する商品の名前を入れます。これだけです。

「あ、ここに入れるんだな」でOK

テンプレートは、そうなるように作られています。どのマスに何を入力すればいいのか、見ただけでわかるようになっているはずです。「ここかな？」「次はこれかな？」と、迷うことなく、どんどん入力していけますよ。まるで、穴埋め問題に答えるような感覚かもしれません。

もし、途中で「あれ？このマスは何を入れるんだっけ？」と思っても大丈夫。多くのテンプレートには、入力する欄の近くに「（例：〇〇株式会社）」のように、何を入れるかのヒントが書かれています。それに従えば、間違いなく入力できます。

テンプレートを使いこなす！よく使うExcelの便利機能

テンプレートを使うだけでも十分便利ですが、もし少しだけExcelの機能を知っておくと、さらに作業が楽になります。ここでは、発注書作成で役立つ、初心者さんでもすぐに使える「２つの機能」をご紹介しますね。

① よく使う取引先名や商品名は「リスト」で選ぶだけ！「データの入力規則」

「取引先名、いつも同じ会社にしか出さないな」「よく頼む商品がいくつか決まっているな」という場合、毎回文字を打つのは面倒ですよね。そんな時は、「データの入力規則」という機能が役立ちます。

これは、あらかじめ登録しておいたリストの中から、ポチッと選ぶだけで入力できる機能です。例えば、取引先名を入力するマスをクリックすると、小さな矢印が出てきます。それをクリックすると、取引先名のリストが表示されるので、その中から目的の会社名を選ぶだけ。もう、タイピングする必要はありません。

この機能の設定も、実はそんなに難しくありません。

① 画面上のメニューバーから「データ」をクリックします。
② 下にメニューが開くので「データの入力規則」をクリック。
③ 小さなウィンドウが出てきます。「設定」タブの「入力値の種類」を「リスト」に変えます。
④ 「元の値」というところに、あらかじめ入力しておいた取引先名や商品名を「,」（カンマ）で区切って入力します。例えば、「A社,B社,C社」のように。
⑤ 「OK」をクリックして完了です。

② 商品名を入れたら「単価」や「金額」が自動で計算！「自動計算」

発注書で一番手間がかかるのが、「数量」と「単価」から「金額」を計算する作業ですよね。「数量 × 単価 = 金額」という計算、毎回電卓を叩いたり、手で計算したりするのは大変です。

Excelテンプレートの多くには、この計算が自動で行われるように設定されています。あなたが「数量」と「単価」を入力するだけで、自動的に「金額」の欄に合計金額が表示されるんです。さらに、一番下の「合計金額」も、すべての商品の金額を足し合わせて自動で計算してくれます。

これは、「数式」というExcelの機能が使われているのですが、テンプレートなら、すでにその数式が設定されているので、あなたが数式を覚える必要はありません。ただ、決まったマスに数字を入力するだけ。これで、計算ミスがなくなるのは本当に大きいです。

失敗しない！発注書Excelテンプレートの選び方と活用ポイント

「よし、テンプレートを使ってみよう！」と思ったあなた。でも、インターネットで「発注書 エクセル テンプレート」と検索すると、たくさんのファイルが出てきて、どれを選べばいいか迷うかもしれません。いくつか選び方のポイントをお伝えしますね。

まず、一番大切なのは「自分の会社の状況に合っているか」です。例えば、

• 発行する枚数はどれくらいか？
• 注文する商品の種類は多いか少ないか？
• 消費税の扱いはどうなっているか？（内税・外税など）

といった点を確認しましょう。あまり複雑すぎるテンプレートは、かえって使いにくいこともあります。

「取引先情報」や「商品リスト」を登録しておくと便利

先ほどご紹介した「データの入力規則」で、よく使う取引先名や商品名をあらかじめ登録しておくと、さらに作業効率が上がります。テンプレートによっては、別のシート（Excelの「ページ」のようなもの）に、取引先情報や商品マスタ（商品リスト）をまとめて入力しておき、それを発注書に反映させる、という機能がついているものもあります。これなら、一度登録しておけば、何度も同じ情報を入力する手間が省けます。

また、テンプレートをダウンロードしたら、まずは一度、中身をじっくり見てみるのがおすすめです。どこに何を入力するのか、どんな計算がされているのか、ざっくりとでも把握しておくと、後々困ったときに役立ちますよ。

チェックポイント	手書き・今まで	Excelテンプレートで改善後
作成時間	1枚あたり15分〜30分	1枚あたり2分〜5分（慣れればさらに短縮！）
計算ミス	発生しやすい（後から気づくことも…）	ほぼゼロ（自動計算で安心）
修正・再発行	手間がかかる（書き直し）	簡単（修正箇所だけ入力し直すだけ）
見た目・統一感	書き方でバラつきが出る	常に一定できれい
Excelスキル	不要	基本の文字入力ができればOK（テンプレート利用なら）

【比較表】手書き vs Excelテンプレート：発注書作成の本当の差

ここまで、Excelテンプレートの便利さについてお話ししてきましたが、改めて、手書きや今までのやり方と、Excelテンプレートを使った場合で、何がどう違うのかを、一覧で見てみましょう。

これまで、1枚あたり15分〜30分かかっていた発注書作成が、テンプレートを使えばわずか数分で完了するというのは、本当に大きな違いですよね。しかも、計算ミスや、うっかりミスが激減するというのは、事務担当者にとっては精神的な負担も減って、とてもありがたいことです。

「Excelは難しそう」というイメージがあったかもしれませんが、テンプレートを使えば、特別なスキルはほとんど必要ありません。文字を入力する、リストから選ぶ、これだけで、あなたの発注書作成業務は、劇的に効率化されるはずです。

まずは、今日、インターネットで「発注書 エクセル テンプレート」と検索して、いくつかダウンロードしてみてください。そして、一番簡単そうだと感じたものから、一度、実際に使ってみることをおすすめします。きっと、「なんだ、こんなに簡単なんだ！」と感じていただけるはずですよ。