紙のデータ入力、もう時間のかかりすぎにサヨナラ！Excel超初心者でもすぐできる方法

「今日の請求書、全部入力し終わるのに何時間かかったんだろう…」

毎日、伝票や台帳のデータをパソコンに入力する作業に追われていませんか？ handwrittenの書類をひたすら打ち込むだけの単純作業なのに、気づけば夕方。もっと効率よくできないものかと、ため息をついてしまうこともありますよね。

「Excelって難しそう…」そんなイメージがあるかもしれませんが、実は、ほんの少しのコツで、この「紙データ入力」にかかる時間を劇的に減らすことができるんです。

紙のデータ入力、なぜこんなに時間がかかるのか？

請求書、納品書、出勤簿、在庫リスト…毎日、さまざまな書類の情報をパソコンに打ち込む作業って、本当に時間がかかりますよね。しかも、似たような項目を何度も入力したり、数字を間違えないように細心の注意を払ったりと、精神的にもけっこう疲れるものです。

「この単価、前にいくらだったっけ？」と確認したり、「この会社名、漢字合ってるかな？」と悩んだり。一つ一つの入力に時間がかかる上に、修正作業まで発生すると、あっという間に一日が終わってしまいます。

Excelの「リスト入力」で、入力作業を劇的に速くする方法

ここで、Excelのちょっとした機能を使うと、この入力作業が驚くほど速くなることをお伝えさせてください。それが「リスト入力」という機能です。

「リスト入力」というのは、あらかじめ用意しておいた選択肢の中から、一番左上のマス（A1セル）や、その右隣のマス（B1セル）に表示される項目を選んで入力できるようにする機能のこと。例えば、取引先の会社名が何十社もある場合、毎回手で打ち込むのは大変ですよね。

このリスト入力を使えば、会社名の一覧表から、クリック一つで会社名を選ぶだけで入力が完了します。タイピングする回数が激減するので、入力スピードが格段に上がりますよ。

リスト入力の設定方法（かんたん！）

「でも、どうやるの？」と思いますよね。大丈夫です、とっても簡単なので、一緒に見ていきましょう。

今回は、例えば「取引先名」のリストを、左から2番目の列（B列）に入力できるように設定してみます。

まず、一番右下のマス（例えばZ100セル）あたりに、入力したい会社名などのリストを、1行ずつ入力しておきます。例えば、A社、B社、C社…と縦に並べてください。

次に、入力したい範囲、つまり、会社名を入力したい列（B列）を、一番上の行（1行目）から、全部選択します。マウスでB1セルをクリックして、そのまま下方向にドラッグして、必要な行数分、全部選びます。

① 画面の上の方にあるメニューから「データ」をクリックします。
② 下にメニューが開くので、「データの入力規則」をクリック。
③ 小さなウィンドウが出てきます。「設定」というタブを選んで、「入力値の種類」というところを「リスト」に変えます。
④ その下にある「元の値」という欄に、先ほど入力しておいた会社名のリスト（例えば、Z1セルからZ100セルまで）を、マウスでドラッグして選んで入力します。（「$Z$1:$Z$100」のようになります）
⑤ 「OK」をクリックして、ウィンドウを閉じれば完了です！

これで、B列のどのマスでも、右側に小さな下向きの矢印（▼）が出てくるようになります。そこをクリックすると、Z列に入力した会社名の一覧が表示されるので、そこから選ぶだけで入力できます。

作業	手書き・今まで	Excelのリスト入力
取引先名入力	会社名を毎回手で入力、または確認しながら入力	リストからクリックして選択するだけ
入力時間	1件あたり30秒〜1分	1件あたり5秒〜10秒
ミスの可能性	あり（漢字間違い、入力漏れなど）	大幅に減る（リストにあるものしか選べないため）

「プルダウンリスト」を使いこなせば、クリックだけで入力完了！

先ほどの「リスト入力」は、選択肢を選ぶための機能でしたが、「プルダウンリスト」という言葉を聞いたことがあるかもしれません。これは、リスト入力とほぼ同じ機能だと思ってください。

先ほどの例で言うと、B列のマスに表示される「▼」をクリックすると、一番最初に入力しておいた会社名の一覧が、まるでメニューのように表示される、あれです。あれを「プルダウンリスト」と呼ぶことも多いです。

この機能を使えば、営業担当者さんなどが、自分で会社名を入力する手間が省け、間違いも防げます。伝票の控えなどを、あらかじめExcelで入力しやすいように、このプルダウンリストを設定しておくと、後で集計する際にも、データがバラバラにならず、とても便利ですよ。

面倒な「〇〇リスト」は、自分で簡単に作れる！

「じゃあ、そのリストをどこに作ればいいの？」と思いますよね。実は、リストはどこに作っても構いません。一番簡単なのは、Excelのファイルの中の、あまり使わない列（例えば、一番右の列や、一番下の行など）に、入力したい項目を縦に並べておく方法です。

例えば、請求書の日付を入力する列（A列）をプルダウンリストにしたい場合、A列の入力規則設定の「元の値」で、「J1セルからJ100セル」（J列にリストを作った場合）のように指定します。

もし、リストの内容が変わった場合でも、J列のリストを書き換えるだけで、プルダウンメニューの内容も自動で変わるので、後から修正するのも簡単です。これなら、紙の伝票に書かれている内容と、パソコンで入力する内容が、いつも正確に一致するようになりますね。

入力作業を減らすための、もう一つの賢い方法

ここまで、Excelの「リスト入力（プルダウンリスト）」を使って、入力作業を速くする方法をお伝えしてきました。でも、もし「そもそも、紙のデータをパソコンに入力する手間を減らしたい！」ということであれば、さらに進んだ方法もあります。

例えば、請求書をExcelで作成し、そのままメールで送る、という流れにすれば、後で手入力する作業がなくなります。または、スキャナーで紙の書類を読み込み、OCR（オーシーアール）という技術で文字をデータ化して、Excelに貼り付ける、という方法もあります。

OCRは、読み取り精度に多少ばらつきがありますが、最近のソフトはかなり優秀です。これらを活用することで、紙の書類を扱う時間を、さらに減らすことが期待できます。

まずは、今日お伝えした「リスト入力」から試してみてはいかがでしょうか。いつもの入力作業が、思っている以上に楽になるはずです。ほんの少しの機能で、毎日の仕事がスムーズに進むよう、応援しています。