【超初心者向け】Excelで顧客管理！無料テンプレートで今日から楽々スタート

「お客様の情報、どこに記録してる？」

日報に請求書、在庫管理…毎日やることが山積みで、お客様の連絡先や履歴をまとめるのが後回しになっていませんか？

「手書きのノートだと探しにくいし、電話番号を間違えちゃったり…」

「エクセルは数字を入れるくらいしか使ったことがないから、どうやってまとめればいいか分からない…」

そんなお悩み、すごくよく分かります。私も昔はそうでした。

なぜExcelで顧客管理？超初心者のための３つの理由

「Excelって難しそう…」そう思っていませんか？大丈夫です、今回は本当に簡単なところだけお伝えします。

そもそも、なんでExcelがいいんでしょうか？それは、私たちが普段使っているパソコンに「もう入っている」ことが多いからです。特別なソフトを買ったり、新しく覚えたりする必要がないのが、まず嬉しいポイントですよね。

それに、Excelの「表」は、お店の台帳やノートと同じ。どこに何を書けばいいか、見ただけで分かりやすいんです。今回は、そのExcelを「顧客管理」に使う、とっておきの方法をお教えします。

理由１：特別なソフトは不要！

「顧客管理ソフト」とか聞くと、なんだか専門的で難しそうですよね。でも、Excelなら、パソコンを開けばすぐに始められます。多くの会社にすでにインストールされているので、追加でお金がかかる心配もありません。

理由２：見た目が分かりやすい！

Excelの画面は、マス目がたくさん並んだ「表」になっています。この「表」は、私たちが普段使っているノートや紙の台帳と同じ感覚で使えます。どこに、どんな情報を書けばいいか、直感的に理解できるのが強みです。

理由３：後で探しやすい・編集しやすい！

手書きのノートだと、過去のやり取りを探したり、住所が変わった時に書き直したりするのが大変ですよね。Excelなら、パソコンで「検索」すればすぐに見つかります。間違った情報を修正するのも、クリックして打ち直すだけ。これが、手作業が減る一番の理由なんです。

【無料テンプレート】これさえあればOK！すぐに使える顧客管理シート

「でも、自分で作るなんて無理！」そう思われるかもしれません。ご安心ください！今回は、私が作った、超初心者さんでもすぐに使える「顧客管理テンプレート」をご用意しました。これを使えば、Excelの難しい操作は一切不要です。

このテンプレートには、お客様の名前、連絡先、 last contact（最後にお話した日）、そして簡単なメモ欄があります。これだけで、基本的なお客様の情報はバッチリ管理できますよ。

テンプレートで管理できること

このテンプレートで、最低限これだけは管理できるようにしました。

• 顧客名：お客様のお名前
• 連絡先：電話番号やメールアドレス
• 最終連絡日：いつ最後にお話ししたか
• 備考：簡単なやり取りのメモや、次回のアクションなど

「そんなに多くなくていいんだよね」という方には、ぴったりのシンプルさです。これ以上項目を増やすことも、もちろん可能ですが、まずはこの基本形から慣れていくのがおすすめです。

Excel超初心者さんでも大丈夫！テンプレートの使い方をステップで解説

「テンプレートはダウンロードしたけど、どうやって使えばいいの？」そんな方のために、画像を見ながら一緒にやっていきましょう。

ステップ１：テンプレートを開いてみよう

ダウンロードしたExcelファイルを開いてみてください。一番左上のマス（A1セルといいます）に「顧客名」と書いてあるはずです。その右隣（B1セル）に「電話番号」、さらに右隣（C1セル）に「メールアドレス」…というように、項目が並んでいます。

まずは、この「A1セル」に、最初のお客様の名前を入れてみましょう。例えば「株式会社〇〇商事」と入力して、Enterキー（キーボードの大きいボタン）を押してみてください。

ステップ２：情報を入力していく

次に、そのお客様の電話番号を、A1セルの下、つまり「A2セル」に入力します。（※テンプレートによっては、A列に「顧客名」、B列に「電話番号」となっています。この場合は、A1セルに「株式会社〇〇商事」と入力したら、B1セルに電話番号、C1セルにメールアドレス…と右に入力していきます。今回お配りするテンプレートは、A列に顧客名、B列に電話番号、C列にメールアドレス、D列に最終連絡日、E列に備考、という配置になっています。）

電話番号を打ち終わったら、Enterキーを押して、次の行（A3セル）へ移動。次の、2番目のお客様の名前を入力します。これを繰り返すだけです。まるで、ノートに書き写していくのと同じ感覚ですよね。

ステップ３：後で検索・編集も簡単！

例えば、「〇〇株式会社の電話番号は？」となった時。Excelの画面の上の方に「検索ボックス」があります。（※Excelのバージョンによって場所が少し違いますが、虫眼鏡マークがあることが多いです。）ここに「〇〇株式会社」と打ち込んで、Enterキーを押してみてください。そのお客様の情報が書かれた行が、パッと表示されます。

もし、電話番号が変わった場合も、そのお客様の行を探して、電話番号の入っているマスをクリックし、新しい番号を打ち直すだけ。本当に簡単なんです。

作業内容	手書き・今まで	Excelテンプレートで改善後
顧客情報の一覧作成	ノートや台帳に手書き	Excelテンプレートに直接入力
情報検索（例：〇〇社の連絡先は？）	ノートを1ページずつめくる、探すのに時間がかかる	Excelの検索機能で一瞬で表示
情報修正（例：住所変更）	古い情報を消して書き直す、修正液を使う	該当箇所をクリックして直接打ち直すだけ
情報整理・並び替え	手作業で並べ替えるのはほぼ不可能	「並べ替え」機能で簡単に（※今回は使いませんでしたが、後で覚えれば便利です）

手書きからExcelへ！どれくらい作業が楽になる？

以前、建設会社の事務の方に話を聞いたとき、「お客様リストを更新するのに、1件あたり5分はかかっていた。それがExcelになって、検索して修正するだけだから、1分もかからなくなった」と喜んでいました。

毎日、数件でもお客様とやり取りがあれば、その差は歴然です。1件5分が1分になれば、1日4分の節約。週5日働くとすると、1週間で20分、1ヶ月では1時間以上も時間が浮く計算になります。その時間があれば、他の大切な業務に集中できますよね。

顧客管理を始める前に知っておきたい、ちょっとしたコツ

ここまでお読みいただいて、「これならできそう！」と思っていただけたら嬉しいです。最後に、顧客管理を始めるにあたって、知っておくとさらにスムーズに進むコツをいくつかご紹介します。

まずは、無理のない範囲で始めることです。いきなり全ての顧客情報を完璧にまとめようとせず、「今日これから連絡するお客様」「今週中に対応が必要なお客様」など、対象を絞って入力するだけでもOK。

コツ１：入力する項目を決めすぎない

先ほどご紹介したテンプレートは、必要最低限の項目に絞っています。まずはこれで慣れて、もし「もっとこの情報も欲しいな」と思ったら、項目を追加していくのがおすすめです。最初からたくさんの項目があると、入力するだけで疲れてしまいますからね。

コツ２：定期的に見直す習慣を

Excelに入力した情報も、古くなってしまうことがあります。月に一度でも良いので、「最終連絡日」などをチェックして、まだ連絡が取れていないお客様がいれば、こちらからアプローチしてみるのも良いでしょう。お客様との関係を良好に保つためにも、定期的な確認は大切です。

コツ３：迷ったら「検索」！

Excelで何か操作に迷ったときは、まずは「検索」を試してみてください。私も、新しい機能を使うときは、まず「〇〇（やりたいこと） Excel」で検索して、やり方を探します。このテンプレートの使い方で迷ったら、このブログ記事をまた見返してみてくださいね。

お客様の情報管理は、会社の信頼につながる大切な仕事です。このテンプレートが、あなたの毎日の業務を少しでも楽にするお手伝いができれば、とても嬉しいです。

まずは今日、パソコンを開いて、テンプレートをダウンロードして、新しいお客様の名前を一つ入力してみてください。きっと、今までより少しだけ、仕事がスムーズに進むはずですよ。