【もう請求書作成に時間はかけない！】超初心者でもわかるExcel時短術

「また請求書作成の時間だ…。」

毎月、請求書や領収書を手書きで作成するのに、一体どれくらいの時間がかかっていますか？　うちの会社でも、ベテランの事務さんでも、「これに1時間以上かかることもザラだよ」なんて声を聞くことがあります。特に、建設業や製造業、運送業といった、注文書から納品書、そして請求書へと、書類が連なっていく業種だと、その手間は倍増してしまいますよね。

「Excelって難しそう…」「関数とか、よくわからない専門用語ばかりで、どうせ私には無理」なんて思っていませんか？　大丈夫です。隣で10年以上事務をやってきた私が、本当に「これだけ知っておけば大丈夫！」という、超初心者さん向けの簡単な方法をお伝えします。これを知れば、請求書作成にかかる時間が驚くほど短縮されますよ。

請求書作成、こんなことで困っていませんか？

「毎月、同じような内容で請求書を何枚も作っているけど、一体どれだけ時間がかかっているんだろう？」

うちの事務員さんも、以前はそう言ってため息をついていました。特に、得意先ごとに金額や品名、数量を変えて入力する作業は、地味に大変ですよね。手書きなら、数字を間違えたり、計算を間違えたり…なんてことも、よくある話です。

「Excelを使えば早いって聞くけど、あの画面、なんだか難しそう…。」

そう思っている方も多いのではないでしょうか。でも、実はExcelのほんの少しの機能を知るだけで、請求書作成が劇的に楽になるんです。

Excelで請求書を作るのが「ラクになる」3つの理由

「Excelで請求書を作ると、具体的に何がそんなに楽になるの？」と思いますよね。それは、主に3つの理由があります。

1つ目は、**「計算が自動でできる」**こと。請求書では、単価×数量で金額を計算したり、消費税を計算したりしますよね。Excelなら、一度設定しておけば、数字を入れるだけで自動で計算してくれるんです。まるで、優秀な電卓を常にそばに置いているようなものです。

2つ目は、**「入力ミスが減る」**こと。これは、先ほどの「計算が自動」にもつながるのですが、例えば「単価」と「数量」のマスに数字を入れるだけで「金額」が勝手に出てくるので、自分で計算して書き写す手間が省けます。結果として、数字の打ち間違いや計算ミスが驚くほど減るんです。

3つ目は、**「修正が簡単」**なこと。もし、請求書の内容を間違えてしまっても、Excelならすぐに数字を打ち直したり、文字を修正したりできます。手書きで書き損じて、最初から書き直す、なんていう悲劇はもうなくなります。

【超初心者向け】Excelで請求書を作るための超基本

「はいはい、わかった。でも、そもそもExcelの画面すらあまり見たことがないんだけど…」という方、ご安心ください。まずは、請求書作成に最低限必要なExcelの「マス」と「文字」の入れ方だけ覚えましょう。

Excelの画面って、どんな感じ？

Excelを開くと、たくさんの「マス」がありますよね。これが「セル」というものです。一番左上のマスは「A1セル」と呼ばれ、左からアルファベット（A、B、C…）、上から数字（1、2、3…）で場所が決められています。請求書を作る時は、このマスに文字や数字を入れていくイメージです。

文字や数字の入れ方

文字や数字を入れるのは、とっても簡単です。
① 請求書に表示したい文字や数字を入れたいマス（セル）を、マウスで一度クリックします。

② クリックしたマスのすぐ上に、文字や数字を打ち込める「入力バー」があります。そこに、キーボードで文字や数字を打ち込みます。

③ 打ち込んだら、キーボードの「Enter」キーを押してください。これで、マスの中に文字や数字が入ります。

たったこれだけです！　「A1セルに『請求書』と入力」と言われたら、左上のマス（A1セル）をクリックして、「請求書」と打ち込み、「Enter」を押すだけなんです。

これだけ！請求書作成を劇的に速くする「入力＆表示」のコツ

さて、ここからが本番です。請求書作成の時間を劇的に短縮できる、いくつかの簡単なコツをお教えします。

① 数量や単価を入れるだけで金額が自動計算されるようにする

これが一番効果的です。例えば、B列に「単価」、C列に「数量」、D列に「金額」を入れるとします。
D2セル（金額を入れる最初のマス）に、以下の呪文のようなものを入力してください。

=B2*C2

こう入力して「Enter」キーを押すと、B2セルとC2セルに入力した数字を掛け合わせた結果が、D2セルに自動で表示されます。つまり、「単価」と「数量」さえ入れれば、「金額」は自動で計算される、ということです。

さらに！　この設定を他の行にも簡単にコピーできます。D2セルの右下にある、小さな四角（フィルハンドルといいます）をマウスで掴んで、下にズルズルとドラッグするだけ！　これで、他の行もすべて自動計算されるようになります。

② 毎回選ぶ項目は「リスト」で簡単入力

請求書でよく使う「商品名」や「サービス名」など、毎回文字を打ち込むのが面倒ではありませんか？　そんな時は、「データの入力規則」という機能が便利です。

例えば、G列に商品名を入れるとしましょう。G2セルをクリックした状態で、

① Excelの上のメニューバーから「データ」をクリック。

② 下にメニューが開くので、「データの入力規則」をクリック。

③ 小さなウィンドウが出てきます。「設定」タブの「入力値の種類」というところを「リスト」に変えます。

④ 「元の値」というところに、あらかじめ入力しておいた商品名（例えば「商品A,商品B,商品C」のようにカンマで区切る）などを入力します。

⑤ 「OK」をクリックすると、G2セルの右側に小さな下向きの矢印が出てきます。これをクリックすると、選んだ商品名が一覧で表示され、そこから選ぶだけで入力できるんです！

項目	手書き・今まで	Excelで改善後
金額計算	電卓で毎回計算、手入力	単価と数量を入れるだけで自動計算
商品名入力	毎回手で打ち込む	リストから選んで一瞬入力
ミス修正	間違えたら最初から書き直し	該当箇所を直すだけでOK

もう迷わない！「請求書テンプレート」で差をつける

ここまでお読みいただいて、「Excelで計算が自動になったり、入力が楽になるのはわかったけど、そもそも請求書のフォーマット（形）をどう作ればいいの？」と思った方もいるかもしれませんね。

実は、Excelには最初から請求書の「テンプレート（ひな形）」が用意されているんです。これを使えば、自分で一からマスを区切ったり、文字を配置したりする必要はありません。

① Excelの画面を開いたら、一番左上の「ファイル」をクリック。

② 「新規」をクリック。

③ 「検索ボックス」に「請求書」と入力して、Enterキーを押します。

④ たくさんの請求書のテンプレートが出てくるので、好きなデザインのものを選んで「作成」をクリックするだけ！

あとは、先ほどお伝えした「自動計算」や「リスト入力」の設定を、テンプレートの該当するマスにコピー＆ペーストすれば、あっという間にあなた専用の「時短請求書」が完成します。

「でも、コピー＆ペーストも難しそう…」なんて心配は不要です！　このブログでは、もっと具体的なテンプレートの作り方や、コピペの方法も、写真付きで分かりやすく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

請求書作成に追われる毎日から、少しでも早く解放されることを願っています。まずは、今日お伝えした「=B2*C2」のような簡単な計算式や、テンプレートの探し方だけでも、ぜひ試してみてください。