見積書作成、Excelで「手入力」から「自動化」へ！超初心者でも大丈夫

「また見積書作成の時期が来た…」そう思うと、ため息が出てしまうあなた。現場の皆さんから頼まれた書類を、毎日手書きや、数字を打ち込むだけのExcelで何枚も、何時間もかけて作っていませんか？

「Excelって、なんだか難しそう…」「どこをどう触ればいいのか分からない…」そんな風に思っている方も、きっと多いはず。でも、大丈夫なんです。隣の席で長年事務をやってきた私が、この面倒な作業を劇的に楽にする方法を、こっそり教えちゃいます。

見積書作成、なんでこんなに大変なんだろう？

「お客様ごとに金額も、品名も、全部違うんだから、そりゃ時間かかるよ」そう思っているかもしれません。うちの会社でも、請求書や見積書を作るたびに、あちこちの伝票やメモを引っ張り出して、一つ一つ丁寧に書き写していました。

特に、同じような商品なのに、ちょっとした仕様が違うだけで、品名も金額も変わってしまう。それをExcelの「ただ数字を打ち込むだけ」の表に、間違えないように、ものすごい集中力で入力していく…。終わった頃には、もうヘトヘトになってしまいますよね。

「あの時のあの値段、いくらだったっけ？」なんて、過去の見積書を探す時間もバカになりません。もし、その探している伝票が紛失していたら…、もう冷や汗ものですよね。

「Excelで自動化」って、そんなに難しくないんです

「Excelで自動化って、なんか専門用語ばっかりで、私には無理そう…」そう思いましたか？大丈夫です！ここでの「自動化」は、特別なスキルは何もいりません。むしろ、「人間がやるのは、もうやめようよ！」ということです。

例えば、見積書に必ず書く「会社名」「住所」「電話番号」って、毎回手で打っていませんか？もし、お客様が10社あれば、同じ情報を10回打つことになります。これは、Excelの「リスト機能」を使えば、一度登録しておけば、あとは選ぶだけでOKになるんです。

「リスト機能」って、どうやるの？

これは、Excelのメニューから簡単に設定できます。例えば、見積書の「お客様名」を入れる場所（一番左上のマスから右に数えて4番目のマス、A1セルから数えてD1セルという場所です）に、いつも使うお客様の名前をずらっと並べて表示させることができるんです。

手順はとっても簡単。まず、Excelの画面の上の方にあるメニューの中から「データ」という場所を探して、クリックします。すると、下に色々な項目が出てくるので、その中から「データの入力規則」というものを見つけて、もう一度クリック。

画面に小さな四角い窓が出てきます。「設定」というタブの、「入力値の種類」というところを「リスト」に変えてあげてください。そうしたら、「元の値」というところに、登録したいお客様の名前を、カンマ（、）で区切って入力するだけ。最後に「OK」をクリックすれば、もう完了です！

こうしておけば、見積書を作成するたびに、お客様の名前を打ち間違える心配もありませんし、探す手間も省けます。

まずはこれだけ！見積書テンプレートの作り方（超初心者向け）

「リスト機能」もいいけど、まずはもっと基本的な、見積書そのものの「形」から自動化したい！そう思ったら、テンプレートを作成するのが一番です。テンプレートとは、いわば「見積書のひな形」のこと。

まずは、いつも見積書に書いている項目を、Excelのマス（セルといいます）に一つずつ入力していくことから始めましょう。例えば、一番左上のマス（A1セル）に「見積書」、その右隣のマス（B1セル）に「御中」、その下のマス（A2セル）に「発行日」、右隣のマス（B2セル）に「見積番号」…といった具合です。

毎回決まった項目は、あらかじめ入力しておく

「会社名」「住所」「電話番号」などの、お客様が変わっても、ほとんど変わらない情報。これは、テンプレートの決まった場所に、あらかじめ入力しておけばOKです。さらに、会社のロゴマークなどを入れることもできますよ。

そして、商品やサービスを書き込む表の部分。ここに、商品名、単価、数量、金額、備考などを入れる列（横の列A・B・C…のこと）を作っておきます。ここも、定型文やよく使う商品名などを登録しておくと、さらに便利になります。

テンプレートを使えば、こんなに楽になります！

「でも、テンプレートを作るのって、やっぱり時間がかかるんじゃないの？」そう思われるかもしれません。でも、考えてみてください。今まで、1件あたり1時間かかっていた見積書作成が、テンプレートを使えば、わずか10分で済むとしたらどうでしょう？

例えば、うちの父がやっている小さな建設会社では、以前は見積書作成に1日仕事の半分くらいはかかっていました。でも、Excelのテンプレート（ちょっとした工夫で、商品を選ぶと自動で金額が出るようにしてあります）を作るようになってからは、見積もり依頼が来ても、すぐに資料を作成できるようになったんです。

項目	手書き・今まで	Excelテンプレート利用後
1件あたりの作成時間	約60分〜120分	約10分〜20分
金額の計算・転記ミス	時々発生、修正に手間取る	ほぼゼロ（自動計算のため）
過去の見積書検索	ファイルを探すのに時間がかかる	ファイル名で検索、すぐに発見

この表を見ると、いかにテンプレートが効果的か分かりますよね。見積書作成にかかっていた時間が、他の重要な業務に使えるようになるんです。

今日からできる！見積書作成をラクにする第一歩

「よし、明日からやってみよう！」そう思っても、何から手をつけていいか分からないかもしれません。まずは、難しく考えずに、今使っている見積書の「項目」を、Excelのマスに一つずつ書き出してみることから始めてみてください。これだけでも、頭の中が整理されます。

そして、もし可能であれば、いつも依頼してくるお客様の名前を10社分ほど、Excelのリスト機能で登録してみましょう。これだけで、次回の見積書作成が少し楽になるはずです。

「Excelって、意外と簡単かも？」そう思えたら、もうあなたは「自動化」への扉を開いたも同然です。この小さな一歩が、毎日の事務作業を劇的に変えてくれますよ。