見積書の手書き、もうやめませんか？Excel超初心者でもすぐできる！

「毎月、見積書作成に追われて、気づけば1時間以上かかってる…」

「手書きだと、似たような内容でも毎回ゼロから書き直し。修正も大変で、ミスしないかドキドキ…」

そんな風に感じているあなた。大丈夫です！隣の席の先輩が、あなたにこっそり教えちゃいます。

見積書の手書き、そろそろ卒業しませんか？

建設業、製造業、小売業… どこでも、見積書は会社の顔ですよね。でも、手書きや、ワープロソフトでイチから作るのは、時間も手間もかかるし、なんだか大変…。

「この前と同じような内容なんだけど、ちょっとだけ金額が変わって…」なんて時、修正するたびに書き直したり、電卓で計算し直したり。集中力が途切れて、うっかりミスをしてしまうことも、よくあります。

うちの父の会社でも、昔は「手書きが一番間違いない！」なんて言っていたんですが、結局、後から見返しても読みにくかったり、整理に困ったりしていました。

「Excelでしょ？」がハードルが高いあなたへ

「Excelでしょ？」「関数とか、マクロとか、難しそう…」って、思いましたよね？ 実は、私もそうでした！

「A1セルって何？」「このマークは何？」レベルからスタートした私でも、見積書作成が劇的に楽になったんです。特別なスキルは一切いりません。クリックして、文字を打つ。これだけです。

「Excelって、数字を打ち込むだけのものだと思ってた」という方こそ、ぜひ読み進めてみてください。きっと「これなら私にもできる！」と思っていただけるはずです。

「セル」「列」「行」って、そもそも何？

Excelの画面は、マス目で区切られていますよね。この一つ一つのマスが「セル」です。一番左上のマスは「A1セル」と呼ばれています。

横に並んでいる「A・B・C…」が「列」、縦に並んでいる「1・2・3…」が「行」です。どこに文字や数字を入れるか、この「セル」を指定して使います。難しく考えず、「マス」だと思ってくださいね。

【超初心者向け】見積書テンプレートの「ここ」を見ればOK！

「でも、自分で作るなんて無理！」というあなたのために、今回は「テンプレート」という、すでに形ができているものを活用する方法をお伝えします。これなら、真っ白な画面から始める必要はありません！

インターネットで「見積書 テンプレート Excel」と検索すると、無料でダウンロードできるものがたくさん見つかります。まずは、お仕事で使いやすそうなものを選んでみてください。

テンプレートで、見るべきはたった３つ

ダウンロードしたテンプレートを開いたら、どこを触ればいいか、迷いますよね。大丈夫、見るべきはたった３つだけです。

1. 会社情報（あなたの会社名、住所、連絡先など）：これは、テンプレートによっては最初から入っています。もし入っていなければ、一番左上のあたり（A1セルやB2セルなど）に、あなたの会社の情報を入力する場所があります。
2. お客さま情報（会社名、担当者名、住所など）：これも、左の方（B列やC列あたり）に「御社名」「ご担当者様」などと書かれている場所があります。そこに、見積もりを出すお客様の情報を入力します。
3. 品名・数量・単価・金額の表：これが一番大切！「品名」「数量」「単価」「金額」と書かれた列（横に並んだ項目）があります。ここに、今回見積もりを出す商品の名前や、いくつ必要か、1つあたりの値段などを入力していきます。

「単価」と「数量」を入力すると、「金額」が自動で計算してくれるように、あらかじめ設定されているテンプレートがほとんどです。もし、自分で計算式（「＝」から始まるもの）をいじろうとすると複雑なので、まずは「品名」「数量」「単価」だけを入力するようにしましょう。

テンプレートを使えば、ここまで楽になる！

手書きだと、数時間かかっていた見積書作成が、テンプレートを使えば驚くほど短時間で終わるようになります。これは、実際に私が体験して、そして職場の同僚にも勧めて「本当に楽になった！」と言ってもらえたことです。

項目	手書き・今まで	Excelテンプレートで改善後
見積書1枚あたりの作成時間	30分〜1時間以上	5分〜15分程度
修正・変更への対応	書き直し・計算し直しで時間がかかる	該当箇所を修正するだけ、金額も自動計算
ミスの可能性	計算ミス、書き間違いが多い	格段に減る（自動計算の恩恵大）
過去の見積書の保管・管理	ファイルに綴じる、棚に並べる…探すのが大変	PC内でファイル管理。検索も簡単。

「でも、Excelファイルってどうやって保存するの？」

テンプレートに情報を入力したら、あとは「上書き保存」か「名前を付けて保存」でOK！

① 画面の左上にある、四角い「フロッピーディスク」みたいなマーク（保存ボタン）をクリックします。

② もし初めて保存する場合は、「名前を付けて保存」という画面が出てくることがあります。「ファイル名」のところに「〇〇（お客様名）\_見積書\_YYYYMMDD」のように、分かりやすい名前をつけます。例えば「山田商事_見積書_20231027」のように。

③ 保存場所を選んで、「保存」ボタンをクリックすれば完了です。これで、また後で見返すことができますよ。

今日からできる！見積書作成をラクにする第一歩

ここまで読んで、「もしかしたら、私にもできるかも？」と思っていただけたら嬉しいです！

まずは、今日、この後やること。お昼休みにでも、パソコンを開いて「見積書 テンプレート Excel」で一度検索してみてください。そして、いくつかダウンロードして、開いてみる。それだけでOKです！

「どこか一つ、文字を打ち込んでみる」でもいいんです。実際に触ってみると、思っていたよりもずっと簡単だと実感できるはずです。手書きの見積書作成から、一歩踏み出してみませんか？