Excelのプルダウンリストを簡単に追加・更新する方法！超初心者のためのやさしい解説

「毎回同じような内容を何回も入力するの、もううんざり…！」

日報や請求書、注文書などで、決まった項目を何度も書いたり、選択肢の中から選んだりする作業、本当に時間がかかりますよね。手書きで何枚も書いたり、コピー＆ペーストを繰り返したり、気がつけば1時間以上経っていた…なんてことも、よくある話だと思います。

「もっと楽にできないかな？」そう思っているあなたのために、今日はExcelの「プルダウンリスト」を簡単に追加・更新する方法を、隣の席からこっそり教えちゃいます！

Excelのプルダウンリストって、そもそも何？

「プルダウンリスト」って聞くと、なんだか難しそうですよね。でも、心配いりません！これは、Excelのマス（セルといいます）をクリックしたときに、選べる項目が「ぷるん」と下に出てくる機能のことなんです。たとえば、「はい・いいえ」とか、「〇〇部・△△課」とか、「東京・大阪・名古屋」みたいに、あらかじめ決まった選択肢の中から、マウスでポチッと選べるようにするものなんですよ。

これを使うと、同じような内容を毎回入力する手間が省けるだけでなく、間違った文字を入力してしまうミスも防げるんです。つまり、仕事が速く、正確になる、とっても便利な機能なんです。

プルダウンリストの「元」となるリストを編集して項目を追加する方法

さて、このプルダウンリスト、実は「どこに書かれた文字を選ぶか」が決まっているんです。その「元」となるリストを編集すれば、プルダウンに新しい項目を追加したり、いらない項目を削除したりできます。一番簡単なのは、Excelのシートのどこか空いている場所に、選ばせたい項目を一つずつ縦に書いていく方法です。

例えば、「A1セル」のプルダウンに「りんご・みかん・ぶどう」と表示させたいとしましょう。その場合、隣の「B列」あたりに、B1セルに「りんご」、B2セルに「みかん」、B3セルに「ぶどう」と入力しておきます。これだけです。簡単ですよね！

この「元」のリストを、プルダウンを作りたいセル（例えば「A1セル」）に指定することで、プルダウンが完成します。どこかの空いているマスに書いておけばいいので、後から修正するのもラクラクなんですよ。

他の場所にあるリストをプルダウンに指定する方法（ここが便利！）

先ほどは、リストを直接入力する方法をお伝えしましたが、実は、すでにどこかに入力されているリストを、プルダウンの元として使うこともできるんです。これが、後から項目を追加したり、リストを整理したりするのに、とっても便利なんですよ！

たとえば、あらかじめ「Sheet2」という別のシートに、商品リストをまとめて作っておいたとします。「Sheet1」のプルダウンに、その「Sheet2」のリストを使いたい場合、こうします。

まず、プルダウンを作りたいセル（例えば「Sheet1」の「A1セル」）を選びます。

① 画面上のメニューバーから「データ」をクリックします。
② 下にメニューが開くので「データの入力規則」をクリック。
③ 小さなウィンドウが出てきます。「設定」タブの「入力値の種類」を「リスト」に変えます。
④ 「元の値」という欄に、マウスカーソルを置きます。ここで、別のシート（「Sheet2」）に移動して、使いたいリストの範囲（例えば「B1セルからB10セルまで」）をマウスでドラッグして選びます。すると、「Sheet2!$B$1:$B$10」のように表示されます。
⑤ 「OK」をクリックして完了です。

こうしておくと、後から「Sheet2」のリストを編集するだけで、「Sheet1」のプルダウンの内容も自動的に更新されるんです！もう、一つ一つ手で直していく必要はありません。

プルダウンリストを他のセルにも簡単コピー！

ここまでで、プルダウンリストの作り方はバッチリですね。でも、請求書や日報など、同じような表が何行も続く場合、一つ一つプルダウンを設定するのは大変ですよね。

実は、一度作ったプルダウンリストは、簡単に他のセルにもコピーできるんです！

① プルダウンが設定されているセル（例えば「A1セル」）を選びます。
② そのセルの右下にある、黒い四角（フィルハンドルといいます）を、マウスで下にドラッグします。プルダウンを設定したい範囲までドラッグしてください。
③ マウスを離せば、あら不思議！ドラッグした範囲のセルすべてに、同じプルダウンリストが設定されます。

これなら、何十行あってもあっという間ですよね。もう、地道な作業に時間を取られることはありません！

（おまけ）プルダウンリスト作成・管理が楽になるテンプレート活用術

ここまで、プルダウンリストの追加・更新方法について解説してきましたが、「そもそも、イチから作るのが面倒だな…」と感じる方もいるかもしれませんね。

そこで、おまけとしてお伝えしたいのが、「テンプレート」の活用です！

実は、日報や請求書、在庫管理表など、よく使われる事務作業の多くは、あらかじめExcelで便利に使えるように作られた「テンプレート」というものがあるんです。これらのテンプレートには、プルダウンリストはもちろん、計算をしてくれる機能なども最初から入っています。

例えば、うちの父の会社（建設業）では、昔は手書きで日報を書いていましたが、Excelのテンプレートを使い始めてから、現場の担当者がその場で入力するだけで、集計まで自動でできるようになりました。作業時間が大幅に短縮されて、ミスも減ったと喜んでいましたよ。

項目	手書き・今まで	Excelテンプレート活用後
日報作成時間	1件あたり約20分	1件あたり約5分（プルダウン選択・入力のみ）
入力ミス・計算ミス	月5〜10件程度発生	ほぼゼロに
集計作業	月3時間程度（手作業）	自動集計（ほぼ0分）

テンプレートを使えば、自分で複雑な設定をする必要がなく、すぐに作業効率を上げることができます。プルダウンリストの項目追加なども、テンプレート内の専用リストを編集するだけで済む場合が多いので、ぜひ一度、お仕事に合ったテンプレートを探してみてくださいね。

今日お伝えしたプルダウンリストの追加・更新方法は、Excelの基本的な機能ですが、知っているのと知らないのとでは、日々の事務作業にかかる時間が大きく変わってきます。まずは、今日一番簡単だと思った「元リストを編集する方法」か「コピーする方法」だけでも、ぜひ一度試してみてください。

きっと、「これならできるかも！」と思っていただけるはずです。あなたの仕事が、少しでも楽になることを願っています！