【Excel超初心者でも大丈夫！】取引先台帳をゼロから作る！無料テンプレートの活用法

「取引先から送られてくる書類、どれがどこの会社のなんだっけ？」

「新しい取引先が増えるたびに、名刺の山から探すのが大変…」

地方の中小企業で事務のお仕事をしていると、取引先の情報管理って本当に頭が痛いですよね。手書きのリストや、バラバラに保存されたファイルでは、いざという時に情報が見つからず、貴重な時間を失ってしまいがちです。

「Excelって難しそう…」そう思って、ついつい昔ながらの方法を続けていませんか？でも、大丈夫なんです。実はExcelには、そんな困りごとを解決してくれる「テンプレート」という便利なものがあるんです。しかも、自分でゼロから作る必要は全くありません！

取引先台帳をExcelで作るって、そんなに難しいの？

「Excelで台帳なんて、専門知識がないと無理でしょ？」そう思っていませんか？ 実は、そんなことは全然ないんです。私自身、10年以上事務の仕事をしてきて、最初はExcelの「セ」の字も分かりませんでしたが、今では日常的に使いこなせるようになりました。

特に「取引先台帳」のような、決まった項目を入力していく作業は、Excelの得意分野なんです。一つ一つ手書きで管理していたら、数時間かかっていた作業が、Excelのテンプレートを使えば、ものの数十分で終わることも珍しくありません。

Excelの「台帳」って、一体何が便利なの？

Excelで台帳を作ると、まず、情報が「一覧」で見やすくなります。これは、手書きのノートやバラバラのファイルとは全く違う点です。

例えば、

・取引先の名前順に並べ替えたい

・特定の地域にある取引先だけを抽出したい

・電話番号をコピーして、すぐに電話をかけたい

こんなことが、ボタン一つでできるようになるんです。もう、あの分厚い名刺の束から探す必要もありません。

【無料あり】取引先台帳テンプレートって、どこで手に入るの？

「でも、自分で表を作るのはやっぱりハードルが高い…」

ご安心ください！ 実は、インターネットで「取引先台帳 Excel テンプレート 無料」と検索すれば、たくさんの無料テンプレートが見つかります。専門のサイトや、企業のウェブサイトで配布されているものなど、種類も豊富です。

「Excelで取引先台帳を作りたい！」と思ったら、まずはこのテンプレートを探すことから始めましょう。自分で一から作るよりも、ずっと簡単で、しかもプロが作ったような見やすい表が手に入ります。

テンプレート選びの簡単なコツ

たくさんのテンプレートがあって迷ってしまうかもしれませんが、選ぶ際のポイントはシンプルです。

まずは、

・どんな項目（住所、電話番号、担当者名など）が最初から入っているか

・デザインが見やすいか

この2つを確認してみてください。多くのテンプレートは、必要な項目が最初から揃っているので、ダウンロードしてすぐに使い始められるはずです。

「このテンプレート、ちょっと使いにくいな…」と感じたら、別のものを探せば大丈夫。あなたにぴったりのテンプレートがきっと見つかります。

テンプレートに会社情報を入力してみよう！基本のステップ

お気に入りのテンプレートが見つかったら、いよいよ自分の会社の情報（取引先情報）を入力していきます。これが一番「Excelって簡単！」と感じられる瞬間かもしれません。

使い方は、とってもシンプル。

① ダウンロードしたExcelファイルを開きます。

② テンプレートには、すでに「会社名」「住所」「電話番号」「FAX番号」「担当者名」などの項目（これを「列」と言います）が用意されています。

③ 一番左上のマス（A1セル）から順番に、取引先の情報を入力していきます。例えば、1社目の会社名が「〇〇商事」なら、会社名の列の、一番最初の行（1行目）に「〇〇商事」と入力するだけです。

④ 1社分の情報を入力したら、次は2社目、3社目…と、ひたすら入力していきます。これだけでOK！

「A1セル」とか「列」って？　難しく考えなくて大丈夫！

「A1セル」「列」といった言葉を聞くと、また難しく感じてしまうかもしれませんが、全く気にする必要はありません。

「A1セル」というのは、Excelの表の一番左上にある、最初のマス（四角い区切り）のことです。「B2セル」なら、左から2番目の列（B）の、上から2番目の行（2）が交差するマス、というだけのこと。

テンプレートを使えば、どこに何を入れるべきかは、すでに文字で書かれていることがほとんどです。ただ、その文字が書かれているマスに、自分の会社の情報を打ち込んでいくだけ。まるで、アンケート用紙に書き込むような感覚で、誰でもできますよ。

項目	手書き・今まで	Excelテンプレートで改善後
情報整理	ノートやファイルにバラバラ、探すのが大変	一覧で確認できる、並べ替えや抽出が簡単
情報更新	古い情報を消して書き直す、修正箇所が分かりにくい	修正したい箇所だけを簡単に入力・更新できる
時間	1件あたり数分、全体で半日以上かかることも	1件あたり数十秒、全体で1〜2時間で完了（慣れればもっと早く）

入力がもっと楽になる！テンプレートの便利な機能

「とりあえず入力はできたけど、もっと便利にならないかな？」

そう思ったら、テンプレートに隠されたちょっとした機能に目を向けてみましょう。Excelのテンプレートには、入力作業をさらに楽にしてくれる工夫がされていることがあります。

例えば、「ドロップダウンリスト」という機能。これは、あらかじめ用意された選択肢の中から、クリックするだけで選べるようにする機能です。例えば、「取引先区分」という項目で、「仕入先」「販売先」「その他」といった選択肢を用意しておけば、毎回手で入力する手間が省けます。

「リストから選ぶだけ」の簡単操作

この「ドロップダウンリスト」機能は、Excelのメニューから設定することもできますが、テンプレートに最初から組み込まれていることも多いんです。もし、テンプレートにそんな機能があったら、ぜひ使ってみてください。

やり方は簡単です。

① 選択肢を選びたいセル（マス）をクリックします。

② セルの横に、小さな下向きの矢印（▼）が出てくるので、それをクリック。

③ 選択肢の一覧が表示されるので、その中から当てはまるものを選ぶだけ。

これだけで、入力が完了します。タイピングするよりもずっと速いですし、間違った文字を入力してしまう心配もありません。

これさえあれば大丈夫！取引先情報管理の悩みがスッキリ解決

ここまで、Excelの取引先台帳テンプレートの使い方と、その便利さについてお話ししてきました。きっと、「思っていたより簡単そうだな」と思っていただけたのではないでしょうか。

手書きや、バラバラのファイルで管理していた取引先情報が、一つのExcelファイルにまとまっているだけで、どれだけ仕事が楽になるか。それを実感していただけるはずです。

「あの会社の電話番号、どこだっけ？」

「最近、取引のない会社はどれだったかな？」

そんな疑問に、もう悩まされることはありません。テンプレートを使えば、これらの情報はすぐに、正確に見つけることができます。

まずは、今日お伝えした「無料テンプレートを探す」ことから、ぜひ始めてみてください。きっと、あなたの事務作業が、もっと快適になるはずです。