ExcelのVLOOKUP関数？仕事のデータ整理が驚くほど楽になる！初心者さん必見

「今日の売上をまとめるのに、何時間もかかってる…」

「手書きのリストとExcelの表、どっちが最新かわからなくなる！」

そんな風に、毎日のデータ整理や集計作業に追われているそこのあなた。そう、隣の席で毎日頑張っているあなたです。

実は、Excelには「VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）」っていう、とっても便利な機能があるんです。これを使えば、バラバラにあるデータをパッと集めてこれるから、あの面倒な作業が嘘みたいに楽になるんですよ。

「関数？」「VLOOKUP？」「なんか難しそう…」って、画面を見ただけで「もう無理！」って思わないでくださいね。大丈夫。隣の席からこっそり教えるつもりで、これでもかってくらい丁寧に説明しますから。

この記事を読めば、あなたもVLOOKUPを使って、仕事のデータをスイスイ整理できるようになりますよ。

ExcelのVLOOKUP関数って、一体何者？

VLOOKUP関数。名前だけ聞くと「なんか難しそう…」って思うかもしれませんが、これ、あなたの仕事を助けてくれる「優秀なアシスタント」みたいなものなんです。

例えるなら、あなたが「この商品の値段を知りたい！」と思ったときに、商品コードを伝えると、値段が書いてある別のリストからサッと値段を見つけてきてくれる、そんなイメージです。

つまり、ある表の中から「この情報に合うものはどれかな？」と探して、別の情報を持ってきてくれるのがVLOOKUP関数なんですよ。

VLOOKUP関数の使い方を、図解で超わかりやすく解説！

さあ、いよいよVLOOKUP関数の使い方です！

ここでは、例えば「社員名簿」から「社員ID」を使って「部署名」を探してくる、という例で説明しますね。パソコンの画面を想像しながら、一緒に見ていきましょう。

準備するもの：2つのExcel表

まずは、2つのExcelファイル（または同じファイル内の別々のシート）を用意しましょう。ここでは、それぞれ「社員名簿」と「集計表」とします。

• 社員名簿（例：Sheet1）：社員ID、氏名、部署名、電話番号などが書かれている表。
• 集計表（例：Sheet2）：社員IDだけが入力されていて、「ここに部署名を表示させたい！」という表。

いよいよVLOOKUP関数を入力！

集計表（Sheet2）の「部署名」を表示させたいセル（例えば、B2セル）をクリックします。一番左上のマス（A1セル）の右隣にあるマスですね。

そして、そのセルに以下の文字をそっくりそのまま入力してください。

=VLOOKUP(A2,Sheet1!A:C,3,FALSE)

「えっ、呪文みたい…」って思いました？大丈夫、大丈夫。一つずつ説明しますね。

1. =VLOOKUP(
   これは「これからVLOOKUP関数を使いますよ」という合図です。Excelが、この記号で「あ、関数なんだな」とわかってくれます。
2. A2,
   これは「探したい目印」のこと。集計表（Sheet2）のA2セルに入っている「社員ID」を元に探します。
3. Sheet1!A:C,
   これは「どこを探せばいいか」です。「Sheet1」という名前のシートにある、「A列からC列まで」の範囲を探してきてね、という意味です。A列（一番左の列）、B列、C列（左から3番目の列）の範囲ですね。
4. 3,
   これは「探してきた情報の中から、何番目の情報を表示させたいか」です。社員名簿（Sheet1）のA列からC列までを数えると、A列が1番目、B列が2番目、C列が3番目ですよね。今回は「部署名」を表示させたいので、3番目のC列に入っている部署名を持ってきてもらうために「3」と入力します。
5. FALSE)
   これは「完全に一致するものを探してください」という指示です。これを入れておかないと、似ているだけのものを探してきてしまって、間違った情報が表示されることがあります。必ず「FALSE」と入れておきましょう。

入力したら、Enterキーを押してみてください。

あら不思議！ 集計表（Sheet2）のB2セルに、社員名簿（Sheet1）に書いてあったA2セルと同じ社員IDの部署名が表示されませんか？

あとは、下にコピーするだけ！

一つできたら、あとは楽ちんです。集計表（Sheet2）のB2セルの右下隅（小さな四角があります）をダブルクリックするか、ドラッグして下にコピーしてください。

すると、他の行の部署名も、対応する社員IDごとに自動で表示されます！

手作業で一つずつ探していた時間が、数秒で終わってしまいますよ。

作業	手書き・今まで	Excel（VLOOKUP）で改善後
部署名の入力	社員IDを見て、社員名簿から部署を探し、手で入力（1件あたり1分以上かかることも）	VLOOKUP関数で自動入力（1件あたり数秒）
作業時間	50人分の入力で1時間以上かかることも…	50人分でも、数分で完了！
ミスの確認	入力ミスや、他の人の部署を間違えていないか、全体を見直す必要あり	関数が正しく設定されていれば、ミスはほぼゼロ

仕事でVLOOKUP関数が役立つ３つのシーン

VLOOKUP関数は、社員名簿以外にも、色々な場面で大活躍します。ここでは、特に中小企業の事務で「これ、まさに私の仕事！」と思うようなシーンを３つご紹介しますね。

1. 商品リストから価格や商品名を自動で表示させる

小売業や製造業などで、注文書や請求書を作成する際、商品コードを入力するだけで、商品名や単価が自動で表示されると、どれだけ楽か想像できますか？

別で商品リスト（商品コード、商品名、単価、在庫数などが書かれた表）を用意しておけば、注文書（商品コードだけ入力する表）にVLOOKUP関数を設定しておくだけで、商品名や単価がパッと表示されます。手入力での間違いも減りますし、何より作業スピードが段違いに上がりますよ。

2. 請求書と入金リストを照合する

「この請求書、ちゃんと入金されたかな？」

請求書リストと、銀行の入金リスト。この2つを見比べて、消し込み作業をするのって、結構時間がかかりますよね。

請求書発行日や請求書番号を「目印」にして、VLOOKUP関数を使えば、入金リストから「入金日」や「入金額」を引っ張ってこれます。これで、入金されているかどうか、一目でわかるようになりますよ。

3. 勤怠データから給与計算に必要な情報を集める

運送業や建設業など、シフトや勤務時間が多いお仕事だと、毎月の勤怠集計も大変ですよね。

従業員IDを「目印」に、勤怠表から「総労働時間」「残業時間」「遅刻回数」などを引っ張ってきて、給与計算用の表にまとめることもできます。これなら、毎月の給与計算の準備が、ずいぶん楽になります。

「あれ？うまく動かない…」そんな時のチェックリスト

「よし、やってみよう！」と思ったのに、思った通りに動かない…なんてこと、ありますよね。

VLOOKUP関数でよくある間違いを、ここでチェックしていきましょう。難しく考えずに、一つずつ確認してみてください。

1. 検索値（目印）が2つの表で全く同じになっているか？

これが一番多い原因かもしれません。「社員ID」を元にするなら、集計表（Sheet2）のA2セルと、社員名簿（Sheet1）のIDが、一文字でも違っていたらダメなんです。

例えば、A2セルが「1001」なのに、社員名簿の方が「 1001」（数字の前に半角スペースが入っている）とか、「1001 」（最後に半角スペース）になっていると、Excelは「これは違うものだ」と判断してしまいます。

【確認方法】

① 集計表（Sheet2）の検索値（社員IDなど）が入っている列（A列）を全部選択します。

② Excelの上のメニューから「データ」をクリックし、さらに「区切り位置」をクリック。

③ 小さなウィンドウが出たら、「次へ」→「次へ」と進み、「完了」をクリック。

④ これで、もし入っていた余計なスペースなどがきれいに削除されます。もう一度VLOOKUP関数を試してみてください。

2. 検索範囲（どこを探すか）は間違っていないか？

「Sheet1!A:C」のように指定した範囲が、探したい情報（部署名）を含んでいるか確認しましょう。もし部署名がD列にあったのに、C列までしか指定していなかったら、見つかりません。

【確認方法】

VLOOKUP関数の数式をもう一度見て、「Sheet1!A:C」の部分が、探したい情報が含まれる列までしっかり指定されているか確認します。社員名簿（Sheet1）の部署名がC列なら「A:C」、D列なら「A:D」のように、探したい情報が入っている列まで含めて指定しましょう。

3. 列番号（何番目の情報を持ってくるか）は合っているか？

「3」と入力した部分です。これは、指定した検索範囲（Sheet1!A:C）の中で、何番目の情報を持ってくるか、という番号でしたね。

A列が1番目、B列が2番目、C列が3番目…という数え方です。もし、部署名がC列ではなくD列にあったとしたら、この「3」を「4」に変える必要があります。

【確認方法】

社員名簿（Sheet1）で、一番左の列（A列）を「1」として、部署名が入っている列が何番目になるか数えてみましょう。その数字を、VLOOKUP関数の「3」の部分に入力し直してみてください。

4. 最後に「FALSE」と入っているか？

「完全に一致するものだけ探してね」という指示の「FALSE」です。これが抜けていたり、間違っていたりすると、似たようなものを持ってきてしまうことがあります。

【確認方法】

数式の最後の部分が「,FALSE)」となっているか確認しましょう。もし「TRUE」になっていたり、何も入っていなかったりしたら、「FALSE」に修正してみてください。

もう大丈夫！Excel作業を劇的に楽にする方法

ここまで、VLOOKUP関数の使い方を、できるだけ分かりやすく説明してきました。

「なるほど、そういう仕組みなんだ」と思っていただけたなら嬉しいです。

でも、正直なところ、自分で一から関数を覚えるのって、やっぱり少しハードルが高いですよね。

「でも、このVLOOKUP関数、使ってみたい！」

そんなあなたのために、とっておきの方法があります。

テンプレートを使えば、自分で作る必要はありません！

実は、先ほど説明したようなVLOOKUP関数が最初から設定されている「テンプレート」があるんです。

これを使えば、あなたは

• 関数を自分で入力する手間が省ける
• 複雑な設定を覚える必要がない
• すぐに業務で使い始められる

という、まさに「いいとこ取り」ができます。

例えば、以下のような「注文書テンプレート」や「勤怠集計テンプレート」があれば、商品コードや社員IDを入力するだけで、必要な情報が自動で表示されるようになります。

「でも、そんなテンプレート、どうやって手に入れるの？」

それは、次のステップでお伝えしますね！

まずは、今日お伝えしたVLOOKUP関数の基本的な考え方だけでも、頭の片隅に置いておいてください。

毎日のデータ入力や集計作業、もう少し楽にできるはずです。VLOOKUP関数や、それを使ったテンプレートが、あなたの仕事をもっと快適にするお手伝いができれば嬉しいです。まずは、今日お伝えした内容を参考に、一度ご自身のExcelで試してみてください。