Excelピボットテーブルで集計！数字に強くなる基本操作と初心者向け「すぐできる」コツ

「月末になると、売上集計で何時間もかかってしまう…」「請求書と領収書の突合（つきあわせ）で、もう何が何だかわからなくなっちゃう…」

そんなお悩み、よくわかります。私も前職では、毎日Excelとにらめっこで、数字の山に埋もれていました。請求書の日付を間違えたり、集計ミスで何度もやり直しになったり…。

でも、実はExcelの「ピボットテーブル」という機能を使えば、そんな面倒な集計作業が驚くほど楽になるんです。名前はちょっと難しそうに聞こえるかもしれませんが、大丈夫。隣でこっそり教えるつもりで、誰でもわかるように説明していきますね。

ピボットテーブルって、一体何ができるの？

ピボットテーブルは、Excelの「集計」に特化した機能だと思ってください。まるで、たくさんのレゴブロックを、自分で好きなように組み替えて「お城」や「車」にできるみたいに、バラバラのデータを、見やすく、わかりやすい形に「組み立て直してくれる」んです。

例えば、お店の毎日の売上データがあるとします。これを1ヶ月分、1年分と集計していくのは大変ですよね？

ピボットテーブルを使えば、「商品別」「月別」「担当者別」など、色々な切り口で、あっという間に集計結果が出せます。「え、こんなに簡単に？」って、きっと驚きますよ。集計したい項目を選ぶだけで、集計表が自動でできあがるんです。

さあ、ピボットテーブルを作ってみよう！

まずは、実際にデータを使って、ピボットテーブルを作ってみましょう。今回は、架空の「商品売上リスト」を例にします。A列には「日付」、B列には「商品名」、C列には「金額」が入っているとしますね。

日付	商品名	金額
2023/10/01	りんご	150
2023/10/01	みかん	100
2023/10/02	りんご	150
2023/10/02	ぶどう	300

この表のどこか、例えば「A1セル（一番左上のマス）」をクリックして、表全体が選択されている状態にしておきます。

次に、画面の一番上にあるメニューバーから「挿入」をクリックしてください。

① 画面上のメニューバーから「挿入」をクリックします。
② 開いたメニューの中から「ピボットテーブル」というボタンを探してクリックします。
③ 「ピボットテーブルの作成」という小さなウィンドウが出てきます。ここで「OK」をクリックします。

これだけで、新しいシート（Excelのページのことです）が開きます。左側は真っ白な画面、右側には「ピボットテーブルのフィールド」というリストが表示されているはずです。これが、ピボットテーブルを作るための「材料」と「設計図」になります。

「ピボットテーブルのフィールド」って何？

右側に表示されている「ピボットテーブルのフィールド」には、元のデータにあった「日付」「商品名」「金額」といった項目（これを「フィールド」と呼びます）が全部リストアップされています。その下に、「行」「列」「値」「フィルター」といったエリアがあります。

ここがピボットテーブルの肝！このフィールドを、下のエリアにドラッグ＆ドロップ（マウスで掴んで、指定の場所へ持っていくこと）するだけで、集計表が自動でできあがっていくんです。まるで、パズルみたいに感覚で操作できますよ。

売上や件数を集計してみよう

では、実際に「商品ごとの合計金額」を集計してみましょう。右側の「ピボットテーブルのフィールド」にある「商品名」を、マウスで掴んで、下にある「行」というエリアにドラッグ＆ドロップします。

すると、左側の集計表に、商品名が縦にずらっと並びましたね！

次に、「金額」をマウスで掴んで、「値」というエリアにドラッグ＆ドロップします。これで「商品ごとの合計金額」が集計されました！

① 「ピボットテーブルのフィールド」から「商品名」を、マウスで掴んで「行」エリアへドラッグ＆ドロップします。
② 次に、「金額」をマウスで掴んで、「値」エリアへドラッグ＆ドロップします。
③ 左の集計表に、商品ごとの合計金額が表示されていれば完了です。

どうですか？あっという間に、商品ごとの合計金額が一覧になりました。手書きや、普通のExcelの表計算だと、ここまでやるのに時間がかかりますよね。

月ごとの集計は？

「月ごとの集計もしたいな」と思ったら、今度は「日付」を「列」エリアにドラッグ＆ドロップしてみてください。すると、なんと月ごとの集計も自動でできてしまいます！

「日付」を「列」エリアに入れると、Excelが自動で「年」「月」「日」と分けてくれるんです。これなら、毎月の集計も楽々ですね。

集計結果をもっと見やすくするコツ

ピボットテーブルで作った集計表は、そのままでは数字が並んでいるだけに見えがちです。でも、ちょっとした工夫で、もっと見やすく、わかりやすい表にできるんです。

例えば、金額の表示形式を変えるだけで、ぐっと見やすくなります。集計された金額のどれか一つを右クリックして、「数値の書式設定」を選び、「通貨」や「桁区切り」などを設定してみてください。数字が読みやすくなりますよ。

また、「デザイン」タブから、表のデザインを色々変えることもできます。色がついたテンプレートを選べば、一気におしゃれでプロっぽい集計表になります。

「デザイン」タブは、ピボットテーブルの表の中にカーソルがある時に、画面の上部に表示されるようになります。色々なデザインを試してみてくださいね。

「自分でやるのは不安…」そんな時は！

ここまで説明してきましたが、「やっぱり、自分でExcelを開いてやるのはちょっとハードルが高いな…」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。特に、日報のフォーマットが決まっていたり、請求書の項目が毎月同じだったりする場合、毎回ピボットテーブルを作るのは面倒ですよね。

実は、こうした「定型的な集計作業」こそ、Excelのテンプレートが威力を発揮する場面なんです。私の周りの中小企業でも、テンプレートをうまく活用しているところがたくさんあります。

例えば、私が提供している「月次売上集計レポート」テンプレートを使えば、**あなたの会社のデータ（売上日、商品名、金額など）を入力するだけで、自動的にピボットテーブルが作成され、集計結果が表示される**ようになっています。面倒な操作は一切不要です。

「え、そんなことできるの？」と驚かれるかもしれませんが、これはExcelの「ピボットテーブル」や「マクロ」といった機能を、あらかじめ組み込んでおくことで実現しています。一度設定してしまえば、あとはデータを入力するだけでOK。

「集計作業に毎月何時間もかけている…」「もっと早く、楽に集計したい！」という方は、ぜひ一度、テンプレートの活用を検討してみてください。あなたの毎日の仕事が、劇的に変わるかもしれませんよ。

ピボットテーブルの基本、いかがでしたでしょうか？最初は少し戸惑うかもしれませんが、一度慣れてしまえば、数字の集計作業が驚くほど効率化されます。まずは、練習用データで良いので、今回ご紹介した手順で試してみてくださいね。きっと、「なるほど！」と思っていただけるはずです。