【無料テンプレート】入金管理表をExcelで！超初心者でも簡単作成・管理

「毎月、入金があったかどうか、会社にいくら入ってきたのか、把握するのに時間がかかりすぎる…」

「手書きでノートに書いているけど、見返すのが大変だし、計算も間違えそうで不安…」

そんな風に思っていませんか？ 特に地方の中小企業だと、事務作業も兼任している方が多いですし、日々の業務に追われて、なかなか新しいことまで手が回らないですよね。

でも、大丈夫です！ Excelが苦手な方でも、今日から使える「入金管理表」の無料テンプレートと、その簡単な使い方を、隣の席の先輩がこっそり教えるように、お伝えします。

なぜ入金管理表が必要なの？

「うち、そんなに複雑な取引ないから、入金管理なんて必要ないよ」って思うかもしれません。でも、会社のお金の流れを把握することは、どんな規模の会社でもとっても大切なんです。

例えば、

• 「あの会社から、まだ入金がないな…」と気づくのが遅れて、催促を忘れてしまう
• 「今月、全体でいくら入金があったんだっけ？」と、すぐに数字が出てこない
• 手書きの記録がごちゃごちゃで、後から見返しても、誰からいくら入ったか分かりにくい

こんな経験、ありませんか？ 入金管理表があれば、これらの悩みがスッキリ解決できます。

会社のお金の流れを「見える化」する大切さ

入金管理表は、文字通り「いつ、誰から、いくら入金があったか」を記録する表です。これがあれば、会社の「お金が入ってくる流れ」がハッキリと見えます。経営者の方も、事務担当者の方も、すぐに会社の状況を把握できるのは、安心感が全然違いますよね。

特に、請求書をたくさん発行している建設業や製造業、小売業などでは、入金管理は必須と言ってもいいかもしれません。

入金管理の基本的な流れと、つまずきやすいポイント

入金管理表を作る前に、まず「入金管理って、そもそも何をすることなのか」を整理しておきましょう。流れが分かると、表にどんな項目が必要かも自然と見えてきます。

請求から入金確認までの5つのステップ

入金管理は、だいたい次の5つのステップで進みます。

① 請求書を発行する（いつ・いくら請求したかを記録）
② 入金予定日を把握する（支払条件から、いつ入金があるはずかを確認）
③ 入金を確認する（通帳やネットバンキングの入金通知と照らし合わせる）
④ 消込（けしこみ）をする（どの請求に対する入金かを突き合わせて、入金済みにする）
⑤ 未回収をフォローする（予定日を過ぎても入金がない取引先に確認・催促する）

入金管理表は、このうち③〜⑤を「表の上で」できるようにするためのものです。請求日・入金予定日・入金日を並べて記録しておけば、どこまで進んでいるかが一覧でひと目にわかります。

入金管理でつまずきやすい3つの注意点

入金管理表を運用し始めると、次のようなケースで「あれ、どう記録すればいいんだっけ？」と迷うことがよくあります。あらかじめ知っておくと、慌てずに済みます。

・同じ入金を二重に記録してしまう
通帳の記帳と、担当者からの「入金確認しました」の連絡が両方来ると、うっかり同じ入金を2行に記録してしまうことがあります。入金確認は「表に記録した人が分かるようにする」「記録前に該当行がないか検索する」など、記録するタイミングと担当を決めておくと防げます。

・部分入金・過入金があったとき
請求額の一部だけが振り込まれたり、逆に多く振り込まれたりすることもあります。こうしたときは、実際に入金された金額だけを「入金額」欄に入れ、請求額との差額が自動で残るようにしておくと、あとで見返してもすぐに状況がわかります。

・「入金予定日」と「入金日」を分けて考える
この2つを同じ欄にしてしまうと、予定と実績の違いが見えなくなります。分けて記録しておけば、「いつも支払いが遅れがちな取引先」も自然と見えてきて、次回の請求時に支払条件を見直すきっかけにもなります。

Excelの「超基本」をサクッと掴もう！

「Excelって、なんか難しそう…」そう思っている方も、大丈夫です。今回使うのは、本当に基本的な操作だけ。隣の席に座って、ゆっくり説明するつもりでいきますね。

「マス目」と「文字」のことを理解しよう

Excelの画面って、たくさんのマス目が集まってできていますよね。この一つ一つのマスを「セル」と呼びます。一番左上の、Aと1が交差するマスは「A1セル」と言います。ここでは、この「セル」に文字や数字を入れていくイメージです。

縦に並んでいるのが「行（ぎょう）」、横に並んでいるのが「列（れつ）」です。A列、B列…という具合に、列にはアルファベット、行には数字がついています。この「A1セル」のように、列と行の名前を組み合わせたものが、セルの名前になります。

マウスで「クリック」するだけ！

ほとんどの操作は、マウスで「クリック」するだけです。特別な技術は何もいりません。まずは、Excelを開いて、適当なマス（セル）をいくつかクリックしてみてください。それだけでOKです。

「このボタンは何かな？」と思ったら、とりあえずクリックしてみる。もし間違えても、慌てる必要はありません。すぐ元に戻す方法もありますから。

【テンプレートあり】無料のExcel入金管理表を作ってみよう

「で、結局どうすればいいの？」と思いますよね。実は、最初から全部自分で作る必要はありません！ 便利な「テンプレート」があるんです。

テンプレートとは、あらかじめ必要な項目が入力されていたり、表の形ができあがっている「ひな形」のこと。これをダウンロードして、少しだけ自分の会社に合わせて修正すれば、あっという間に入金管理表が完成します。

無料テンプレートの入手方法

実は、この記事で紹介している入金管理表とほぼ同じ考え方で作られたテンプレートを、このサイトでも無料の「入金管理表テンプレート」として配布しています。ダウンロードすればすぐに使える状態になっているので、イチから表を作る手間もありません。

入金日を入れるだけで「入金済み／未入金／期限超過」が自動で色分けされ、未回収の件数・金額もあわせて集計される仕様なので、次の見出しで説明する「入力のひと手間」もすでに組み込まれた状態でお使いいただけます。

① この無料テンプレートのダウンロードページを開きます。
② メールアドレスを登録すると、すぐにダウンロードリンクが届きます。
③ ダウンロードしたファイルを開き、会社名や取引先名など、自社の情報に合わせて書き換えます。
④ あとは請求日・入金日を入力していくだけで、ステータスが自動で更新されます。

テンプレートの中身を見てみよう

ダウンロードしたファイルを開くと、すでに表の形になっています。「日付」「会社名」「請求金額」「入金日」「入金額」などの項目が並んでいるはずです。もし、項目が足りない、 or 多い場合は、後で修正もできますから、まずはそのまま見てみましょう。

「この部分に、うちの会社の名前を入れたいな」「ここに、取引先の名前を入れよう」といった感じで、内容を自分の会社に合わせて編集していきます。これが、Excelの「入力」という作業です。マウスでセルをクリックして、キーボードで文字を入力するだけ。

入力がラクラク！ミスも減らすための「ひと手間」

せっかくExcelを使うなら、もっと効率よく、ミスなく入力したいですよね。実は、Excelには「こんなことしか入力しないでね」と、あらかじめルールを決めておく機能があるんです。今回は、その中でも特に簡単な「リスト機能」をご紹介します。

「リスト機能」で入力候補を出す方法

例えば、「取引先名」の列で、毎回手で会社名を入力するのは大変ですし、間違えやすいですよね。そこで、「この会社名の中から選んでくださいね」というリストを作っておくと、プルダウン（下にメニューがぶら下がるような表示）から選ぶだけで入力できます。

これは、Excelの上のメニューから「データ」→「データの入力規則」というところから設定できます。ちょっと難しそうに聞こえるかもしれませんが、クリックするだけなので安心してください。

① 入力したいセル（例えば、取引先名を入れる列の、一番上のセル）をクリックして選びます。
② Excelの上のメニューバーから「データ」という文字をクリックします。
③ 下にずらっとメニューが開くので、その中から「データの入力規則」という文字を探してクリックします。
④ 小さな画面（ウィンドウ）が出てきます。「設定」というタブを選び、「入力値の種類」というところを「リスト」に変えます。
⑤ 「元の値」という欄に、候補として出したい会社名を、カンマ（、）で区切って入力します。（例：〇〇建設,△△商事,□□工業）
⑥ 「OK」をクリックして、画面を閉じます。
⑦ すると、選んだセルの右側に小さな下向きの矢印（▼）が出てくるはずです。それをクリックすると、入力した会社名がリストで表示されます。そこから選んでクリックすれば、自動で入力されます。

手書き・今までのやり方と、Excel管理の比較

最後に、手書きや、今まで行ってきた方法と、Excelで入金管理表を作ることで、具体的にどう変わるのか、比較してみましょう。

項目	手書き・今まで	Excelで改善後
作業時間	1件あたり数分〜、月末に集計でさらに1時間以上かかることも	入力は1件1分程度。集計も自動で、数秒〜数十秒で完了。
検索・確認	ページをめくって探す手間。見つけにくいことも。	「検索機能」で、会社名や日付ですぐに目的のデータが見つかる。
集計作業	電卓や手計算。時間がかかるし、間違いやすい。	SUM関数（合計を出す機能）などが自動で計算してくれる。
ミスの防止	書き間違い、計算間違いのリスク。	リスト機能、書式設定（入力できる値の制限）などでミスを減らせる。
保存・共有	ノートや紙の書類。紛失・破損のリスク。	ファイルで保存。メールで送ったり、USBメモリで持ち運びも簡単。

どうでしょうか？ Excelを使うことで、日々の事務作業がぐっと楽になるイメージが湧いたのではないでしょうか。これまで「時間がかかって仕方がない」と思っていた入金管理が、数クリックで終わるようになるのは、本当に大きいですよね。

まずは、今日ご紹介した無料テンプレートをダウンロードして、一度開いてみることから始めてみてください。そして、会社の名前や、普段よく取引のある会社名などを入力してみるだけでOKです。きっと、「これならできそう！」と思えるはずです。

よくある質問