【Excel超初心者向け】入金督促状テンプレートで請求書管理をもっと楽に！

「毎月、何枚も手書きで督促状を作っていて、時間がかかって大変…」

「取引先への入金確認も、電話やメールでひとつひとつ確認するのが手間…」

そんな風に感じている、建設業や製造業、小売業など、地方の中小企業で働く事務担当者さん、現場担当者さん、きっと多いですよね。

請求書管理、正直「面倒くさい」ですよね？

日々の業務、本当にお疲れ様です。うちの会社でも、月末や月初は請求書発行や入金確認でバタバタ…。

特に、期日を過ぎても入金がないお客様への督促状作成は、気が重い作業の代表格ですよね。

「宛名は？」「金額は？」「発行日は？」と、一つ一つ確認しながら手書きで書いたり、既存の書類をコピーして修正したり…。これだけで、1時間、2時間なんてあっという間に過ぎてしまいます。

「もっと簡単にできたらいいのに…」そう思っているのは、あなただけではありません。

「入金督促状テンプレート」って、そもそも何？

「テンプレート」って聞くと、なんだか難しそう…と思うかもしれませんが、実はとってもシンプルなんです。

一番わかりやすく言うと、「あらかじめ、書くべき項目（宛名、日付、金額など）が決まっていて、あとは空欄を埋めるだけで完成する書類の『ひな形』」のこと。

例えば、年賀状の挨拶文で「〇〇様、謹んで新年のご挨拶を申し上げます。旧年中は格別のご厚情を賜り…」という部分が最初から書かれていて、あとは「お名前」や「日付」だけを書き換えればOK、みたいなイメージです。

「入金督促状テンプレート」なら、まさにその「ひな形」がExcelでできているもの。だから、難しい操作は一切いりません。

Excelは「数字を打ち込むだけ」でOK？

「Excelって、数式とか難しいんでしょ？」と思うかもしれませんが、安心してください。

今回ご紹介するテンプレートは、Excelの「数字や文字を入力する」という、普段皆さんがやっていることの延長で使えます。

「A1セル」「B列」「関数」といった専門用語も、全く知らなくても大丈夫。まるで、紙の書類に書き込むような感覚で使えますよ。

Excelテンプレートで、督促状作成が劇的に変わる理由

なぜExcelのテンプレートを使うと、そんなに変わるのでしょうか？それは、以下の3つの理由からです。

① 書く手間が「ゼロ」に近くなる

テンプレートには、定型的な文章（「拝啓」「いつもお世話になっております」など）や、会社名・住所などの情報があらかじめ入力されています。

あなたは、ただ「取引先の名前」「請求金額」「未入金日」といった、その都度変わる情報だけを空欄に打ち込むだけ。

「あれも書かなきゃ、これも書かなきゃ」という手間が大幅に減るので、あっという間に完成します。

② ミスが格段に減る

手書きだと、どうしても「字を間違えた」「数字を書き間違えた」「日付を間違えた」なんてことが起こりがち。

でも、テンプレートなら、一度正しく入力した情報は、コピー＆ペーストで他の箇所にも使えることが多いんです。

例えば、顧客リストから取引先名を選んで貼り付ければ、名前の間違いはありません。

③ 誰が作っても、同じ品質に

「この人じゃないと、うまく作れないんだよね…」なんてこと、ありませんか？

テンプレートがあれば、誰が作業しても、書式が崩れたり、必要な項目が抜けてしまったりする心配がありません。

「とりあえず、このテンプレートに情報を入れておけば大丈夫」という安心感が生まれるんです。

【画像付き】Excelテンプレートの使いかた：クリックだけでOK！

さあ、ここからは、実際にテンプレートをどうやって使うのか見ていきましょう。

今回は、一般的な入金督促状テンプレートを例に説明しますが、基本的な使い方はどれも同じです。

「Excelの操作が不安…」という方も、大丈夫。文字や数字を打ち込む、たったそれだけの作業ですから。

テンプレートを開いてみましょう

まず、テンプレートのファイル（Excelファイル）をダブルクリックして開きます。

すると、Excelの画面に、すでに書類の枠組みができあがっています。

空欄に情報を入力する

次に、テンプレートの空欄部分に、取引先の情報などを入力していきます。

例えば、宛名の部分をクリックし、取引先の会社名を入力します。

「A1セル（一番左上のマス）」や「B列（左から2番目の列）」といった専門用語は気にせず、書類のどこに書くべきかを見て、その場所をクリックして文字を打つだけです。

（例：取引先名、住所、日付、件名、請求金額、未入金日など）

印刷して完成！

全ての空欄を埋め終わったら、あとは印刷するだけ。

「ファイル」メニューから「印刷」を選べば、きれいな督促状が印刷できます。

「え、もう終わり？」と思うかもしれませんが、そうなんです。テンプレートを使えば、本当にこれだけで完成です。

「印刷」の操作も、普段パソコンで何かを印刷するのと変わりません。

テンプレートを使えば、こんなに違う！作業比較

では、実際にテンプレートを使うのと、今まで通りの方法では、どれくらい作業時間が変わるのか見てみましょう。

これはあくまで一例ですが、うちの会社の経理担当者（Excelはたまに触る程度）に試してもらったところ、驚くほど時間が短縮されました。

作業項目	手書き・今まで	Excelテンプレート使用後
督促状1枚あたりの作成時間	約15分〜30分	約2分〜5分
10件作成した場合の合計時間	約2.5時間〜5時間	約20分〜50分
ミスの発生しやすさ	高（誤字脱字、金額間違いなど）	低（入力箇所が限られるため）
作業の精神的負担	高（気が重い、集中力が必要）	低（単純作業で楽）

どうでしょうか？ たった1枚あたりでも、これだけの差が出ることがわかります。

これが月に何度も、あるいは会社全体でとなると、かなりの時間と労力を節約できるはずです。

「Excelって、こんなに便利なんだ！」と、きっと実感していただけるはずですよ。

請求書管理や督促業務の負担が減れば、その分、他の仕事に集中できたり、休憩時間が増えたりするかもしれません。

まずは、今日から一つ、Excelテンプレートを使ってみることから始めてみませんか？