【無料Excelテンプレート】経費精算を劇的に楽にする！初心者でもすぐ使える方法

「今日の経費、いくらだったっけ？」

毎日のように、勘定科目や金額をノートに書き留めたり、手書きの領収書を整理したり…そんな経費精算の作業に、一体どれくらいの時間を費やしていますか？ もしかしたら、1時間以上かかっている、なんて方もいらっしゃるかもしれませんね。

「Excelって難しそう…」「関数とか、私には無理…」そう思って、結局いつも手書きや他の方法で済ませていませんか？ 地方の中小企業では、人手不足で事務作業も「とりあえずこなす」ことが精一杯、という声もよく耳にします。でも、ちょっとした工夫で、その面倒な経費精算が驚くほど楽になるんです。

手書きやバラバラの管理が面倒な理由

「領収書がどこに行ったか分からない…」「科目ごとに集計するのが大変…」「年度末にまとめてやると、もうパニック！」

経費精算でよく聞くお悩みですよね。手書きでノートに記録したり、バラバラのファイルに領収書を保管したりしていると、後から見返したり、集計したりするのが本当に一苦労です。

特に、部署ごとに管理していたり、担当者が変わるたびにやり方が変わったりすると、さらに収集がつかなくなってしまいます。これでは、本来の業務に集中する時間が削られてしまいますよね。

Excelってそんなに難しくない！「テンプレート」ならクリックだけでOK

「Excelなんて、数字を打ち込むくらいしかできないんだけど…」

大丈夫です！ 経費精算の作業を劇的に楽にするには、Excelの難しい機能は一切必要ありません。今日から使える「経費精算テンプレート」があれば、複雑な操作は不要なんです。

テンプレートとは、あらかじめ「ここに日付」「ここに金額」といった入力する場所が決まっている、いわば「ひな形」のようなものです。これを使えば、自分でExcelの表を作る必要もなく、ただ空いているマスに日付や金額、内容などを入力していくだけでOK。

「セル」とか「関数」とか、そういう専門用語は一切気にしなくて大丈夫。隣の席で教えるように、どこをどうクリックすればいいか、順を追って説明していきますね。

Excelが経費精算に役立つ３つの理由

なぜExcelのテンプレートが経費精算にぴったりなのか、３つ理由があります。

まず一つ目は、集計が自動でできること。テンプレートには、あらかじめ「合計金額」などを自動で計算してくれる仕組みが組み込まれていることが多いです。なので、あなたがするのは入力作業だけ。面倒な計算はExcelがやってくれます。

二つ目は、管理がしやすいこと。日付、項目、金額、領収書番号などを決まった場所に記録していくので、後から「あの時の経費は？」と探すときも、すぐに見つかります。Excelなら、パソコンの中にまとめて保存できるので、領収書の紛失も防げます。

そして三つ目は、共有が簡単なこと。作成したExcelファイルをメールで送ったり、社内の共有フォルダに保存したりすれば、担当者間で簡単に情報を共有できます。印刷して回覧する手間も省けますね。

【無料】すぐに使える！経費精算Excelテンプレートのご紹介

「そんな便利なテンプレート、どこにあるの？」

ご安心ください。この記事を読んでくださった方のために、経費精算でよく使われる項目をまとめた、シンプルなExcelテンプレートを無料でご用意しました！

このテンプレートは、Excel初心者の方でも迷わないように、入力する場所を分かりやすく色分けしています。例えば、日付を入れる場所、金額を入れる場所、勘定科目を選ぶ場所など、どこに何を入力すれば良いかが一目でわかるようになっています。

「勘定科目」を選ぶところは、プルダウン（クリックすると選択肢が出てくるもの）になっているので、間違った科目を入力してしまう心配もありません。

テンプレートを使った経費精算の具体的なやり方

それでは、実際にテンプレートを使って経費精算をする手順を見ていきましょう。本当に簡単なので、安心してくださいね。

① まずは、ダウンロードしたExcelファイルを開きます。

② 真っ先に入力するのは、「日付」の欄です。一番左の列（A列）にあることが多いです。カレンダーのように日付を選んでも良いですし、直接「2023/12/25」のように入力しても大丈夫です。

③ 次に、「交通費」「会議費」「消耗品費」など、経費の「内容」を具体的に書きます。ここは、後から見て分かりやすいように、できるだけ詳しく書くと良いですよ。「〇〇社との打ち合わせのための電車代」のように書くと、後で見返したときに「何のための経費だったか」がすぐにわかります。

④ 「勘定科目」の欄は、プルダウンになっているはずです。そのマスの右側にある小さな下向きの矢印（▼）をクリックすると、科目が一覧で表示されます。この中から、今回の経費に合った科目を選んでクリックしてください。

⑤ 「金額」の欄に、領収書に書かれている金額を入力します。数字だけを半角で入力してください。

⑥ もし、領収書の番号や、支払った人の名前などを記録する欄があれば、それも入力します。

⑦ 全て入力し終わったら、保存します。これで、その日の経費精算は完了です！

作業	手書き・今まで	Excelテンプレートで改善後
領収書の保管	バラバラに保管、紛失しやすい	PC内にデータとして保存、紛失しにくい
集計・計算	手計算、電卓で一つずつ	合計金額などが自動計算される
検索・確認	ノートやファイルを探すのに時間がかかる	Excelの検索機能で一瞬で見つかる
作業時間	1時間以上/月	30分以下/月（慣れればもっと短縮）

これで経費精算がラクになる！3つのポイント

テンプレートを使えば、経費精算がぐっと楽になることはわかっていただけたかと思います。さらに作業効率を上げるために、いくつかポイントをお伝えしますね。

まず一つ目は、「こまめに入力する」ことです。領収書をもらったら、その日のうちに、もしくは通勤途中など、すぐにテンプレートに入力する習慣をつけましょう。まとめてやろうとすると、領収書をどこに置いたか忘れてしまったり、面倒になってしまったりしがちです。

二つ目は、「勘定科目を統一する」ことです。テンプレートのプルダウンで選べる勘定科目は、社内で使っているものをリストアップしておくと便利です。もし「この経費は何費になるんだろう？」と迷ったら、同僚や上司に確認して、一度決めた科目は今後も使い続けるようにしましょう。これにより、集計や確認がしやすくなります。

そして三つ目は、「領収書は必ず保管・添付する」ことです。Excelに入力しただけでは、経費として認められない場合もあります。テンプレートの隣の列に、領収書を貼り付けるスペースを作ったり、スキャンした領収書のファイル名を記録したりしておくと、後で確認が必要になったときも安心です。

経費精算の作業に、これまで費やしていた時間が少しでも短縮できれば嬉しいです。まずは、今日お話しした無料テンプレートをダウンロードして、一度開いて、簡単な経費だけでも入力してみてください。

きっと、「あれ？思ったより簡単かも！」と感じていただけるはずです。この小さな一歩が、毎日の事務作業を大きく変えてくれるきっかけになることを願っています。