面倒な書類作業よ、さようなら！ Excel超初心者でもできる紙の書類デジタル化の第一歩

「またこの書類、手書きで何枚も書かないといけないのか…」

日報や請求書、見積書など、日々の業務で山のように出てくる紙の書類。ひとつひとつ手で書いたり、コピーを取ったりしていると、あっという間に時間が過ぎてしまいますよね。月末なんて、もう大変！

「もっと楽にできないかな」「パソコンでできたらいいのに…」そう思っているのに、「Excelって難しそう」「数字を打ち込むだけならまだしも、どうやって使えばいいのか分からない」と、一歩踏み出せない方も多いのではないでしょうか。

隣の席の先輩が、こっそり教えるつもりで、そんなあなたの悩みを解決するExcelの簡単な使い方をお伝えします。難しい専門用語は一切なし。今日からすぐに試せる方法ばかりなので、安心してくださいね。

なぜ紙の書類をデジタル化するだけで、こんなに楽になるのか？

「わざわざパソコンで入力するより、紙に書いた方が早いし簡単だよ」そう思っていませんか？ 実は、紙の書類をExcelなどのパソコンファイル（デジタルデータ）にするだけで、後々の作業が信じられないくらい楽になるんです。

例えば、請求書。手書きで書いたものを後から「この金額、いくらだったっけ？」と探すのは一苦労ですよね。でも、Excelで入力しておけば、パソコンの検索機能ですぐに見つけられます。しかも、同じような請求書なら、前回作ったものをコピーして、数字や日付を変えるだけで、あっという間に新しい請求書が完成します。

Excelの「マス」に文字や数字を入れてみよう！

「Excelって、なんか画面がマス目でいっぱいで難しそう…」そう思わせているのは、もしかしたら「セル」「列」「行」なんて言葉かもしれません。でも、大丈夫。あれは、ただの「マス」だと思ってください。

一番左上のマスが「A1セル」。その右隣が「B1セル」、その下が「A2セル」…という具合に、アルファベット（横の列）と数字（縦の行）で場所が決まっているだけなんです。手書きの用紙の「〇〇欄」みたいなものだと思えば、難しくないはず。

では、実際に文字や数字を入れてみましょう。まずは、Excelを開いてみてください。そして、一番左上のマス（A1セル）をクリック（マウスの左ボタンでポチッと押すこと）してみてください。そのマスが、周りより少し濃い色で囲まれるはずです。

そこに、例えば「日付」と入力して、Enterキー（キーボードの大きなボタン）を押してみましょう。日付という文字が、そのマスに入力されます。簡単ですよね！

次に、その右隣のマス（B1セル）をクリックして、「品名」と入力します。さらにその右隣（C1セル）に「数量」、そしてD1セルに「単価」、E1セルに「金額」と入力してみてください。これで、請求書や日報でよく見る表の「項目」ができあがりました。

【テンプレート活用】面倒な請求書・日報作成を劇的に楽にする方法

「項目だけ入力できても、毎回ゼロから作るなんて無理！」そう思われるかもしれません。でも、安心してください。実は、Excelには「テンプレート」という、あらかじめ作られたひな形がたくさんあるんです。

「テンプレート」とは、いわば「そのまま使える便利な下敷き」のようなもの。請求書なら請求書の形、日報なら日報の形に、あらかじめ項目や簡単な計算式まで入っています。それをダウンロードして、必要な部分だけを書き換えれば、あっという間に書類が完成するのです。

使い方はとっても簡単。Excelを開いて、画面上の方にある「ファイル」というボタンをクリックします。

次に、出てきたメニューから「新規」をクリック。そうすると、ずらーっと色々な書類のひな形が出てきます。この中から「請求書」や「日報」といった、あなたが使いたいものを選んでクリックするだけ。あとは、テンプレートの「〇〇」や「△△」といった部分を、実際の文字や数字に書き換えていけばいいのです。

テンプレートの探し方

もし、Excelを開いたときにテンプレート一覧が出てこなかったら、画面の上の方にある検索窓（「Office.com のテンプレートを検索」などと書かれている場所）に「請求書」とか「日報」と入力して、Enterキーを押してみてください。きっと、ぴったりのテンプレートが見つかるはずです。

「勝手に計算してくれる」魔法？Excelの簡単な自動計算機能

請求書などで「数量 × 単価 = 金額」という計算、毎回電卓を叩いていませんか？ Excelなら、この計算を「自動で」やってくれるんです。まるで魔法のようですが、これもすごく簡単な設定でできます。

先ほどの例で、項目をA1セルからE1セルまで入力したとしましょう。A1に「日付」、B1に「品名」、C1に「数量」、D1に「単価」、E1に「金額」ですね。

マス（セル）	入力する項目
A1	日付
B1	品名
C1	数量
D1	単価
E1	金額

このままだと、E1セルに「金額」と入っているだけなので、ここに計算結果を表示させたいですよね。まずは、E2セル（「金額」という項目のすぐ下）をクリックしてください。

そして、キーボードの「=」（イコール）キーを押します。これは、Excelに「これから計算をしますよ」と伝える合図です。

次に、計算に使いたい「数量」が入っているマス（C2セル）をクリックします。すると、E2セルに「=C2」と表示されるはずです。

次に、「×」（かける）の記号を入力します。キーボードでは「Shift」キーを押しながら「8」のキーを押すと「×」（アスタリスク）になります。これで「=C2*」と表示されるはずです。

最後に、「単価」が入っているマス（D2セル）をクリックします。これで、E2セルには「=C2*D2」と表示されているはずです。

最後に、Enterキーを押してみてください。もし、C2セルに「10」、D2セルに「100」と入力されていたら、E2セルには「1000」と自動で表示されているはずです！

この「=」「マスをクリック」「*（または+、-、/）」「マスをクリック」という流れを覚えてしまえば、足し算、引き算、割り算だって、全部自動で計算してくれます。テンプレートを使えば、この数式（計算式のこと）も最初から入っていることが多いので、ほとんど書き換える必要はありません。

今日から始める！紙の書類デジタル化への第一歩

ここまで、Excelの超基本と、テンプレートを使った書類作成、そして簡単な自動計算についてお話ししてきました。いかがでしたでしょうか？ 「思っていたより簡単かも！」と思っていただけたら嬉しいです。

「まずは、請求書のテンプレートを使ってみようかな」「日報も、今日からExcelで書いてみようかな」そんな風に思っていただけたら、それが紙の書類デジタル化への、確実な第一歩です。

最初から完璧を目指さなくて大丈夫。ひとつずつ、できることから試してみてください。きっと、日々の作業が少しずつ、でも確実に楽になっていくはずです。

「これ、隣の席の〇〇さんにも教えてあげようかな！」なんて思ってもらえたら、それもまた素晴らしいことです。