Excelで受注管理を無料＆簡単に！超初心者でもすぐできる基本操作とテンプレート活用術

「新しい注文が入ったけど、どのお客さんに何をいつまでにお届けするんだっけ？」

日々の受注管理、手書きのノートやバラバラのメモで管理していませんか？

「ちゃんと記録しているはずなのに、なぜか抜け漏れが出てしまう…」「確認するだけで1時間以上かかってる…」そんなお悩み、よく聞きます。特に地方の中小企業だと、限られた人数でたくさんの業務をこなしているので、事務作業に時間を取られがちですよね。

Excelって、そんなに難しくないんです！～基本の「き」～

「Excel」と聞くと、なんだか難しそう…と思いますよね。でも、大丈夫！隣の席でずっとExcelを使っている私が、隣の席で「これ、どうやるの？」と聞かれたら、こう答えるような感じで、一番基本的なことからお話ししますね。

まず、Excelの画面は、たくさんのマスが並んでいます。この一つ一つのマスを「セル」と呼びます。一番左上のマスは「A1セル」、その右隣は「B1セル」、その下は「A2セル」…というように、アルファベットと数字で場所が決まっているんです。ここに、お客さんの名前や注文内容、金額などを入力していくんですよ。

Excelでは、これらのマスに文字や数字を入力したり、計算を自動でしてもらったりできます。今回は、その中でも「文字や数字を入力する」という、一番簡単なところから使っていきましょう。

Excelで受注管理！これさえあればOKな無料テンプレート

「でも、自分でExcelの表を作るのは難しそう…」そう思われたあなた、ご安心ください！実は、インターネットで「受注管理 Excel 無料 テンプレート」と検索すると、たくさんの便利なテンプレートが無料でダウンロードできるんです。うちの会社でも、最初はそうやって探したテンプレートから使い始めました。

テンプレートとは、あらかじめ「ここに何を入れるか」が決まっている、いわば「ひな形」のようなもの。これを使えば、自分で複雑な表をゼロから作る必要はありません。必要なのは、テンプレートをダウンロードして、決まった場所に情報を入力していくだけ。

テンプレートを選ぶときは、あまり機能が多すぎず、シンプルでわかりやすいものを選ぶのがおすすめです。例えば、「受注日」「会社名」「商品名」「数量」「金額」「納期」「担当者」などの項目が最初から入っているものが、初めての方には使いやすいでしょう。

テンプレートの探し方と注意点

検索エンジンで「受注管理 Excel 無料 テンプレート」と入力して検索してみてください。いくつかサイトが見つかるはずです。ダウンロードする際は、提供元が信頼できるサイトか、念のため確認すると安心ですよ。

ダウンロードしたファイルは、Excelで開くことができます。もし「セキュリティの警告」のようなメッセージが出た場合は、「コンテンツの有効化」や「編集の有効化」といったボタンをクリックして、入力できるようにしてくださいね。

テンプレートを使いこなそう！超簡単入力・確認テクニック

ダウンロードしたテンプレートを開いたら、いよいよ入力です。テンプレートには、すでに「ここに会社名を入力」「ここに受注日を入力」といった項目名が入っているはずです。その項目名のすぐ右隣のマス（セル）に、実際のお客さんの情報を入力していきましょう。

例えば、「A1セル」に「受注日」と書いてあったら、その右隣の「B1セル」に「2024/05/15」のように日付を入力します。隣のマス（セル）に移動するには、キーボードの「Tab」キーを押すか、マウスでクリックするのが一番簡単です。これだけで、たくさんの情報を整理して記録できます。

入力が終わったら、間違っていないかサッと確認。もし間違えていたら、そのセルをもう一度クリックして、正しい内容に直せばOKです。何度でも修正できるのが、Excelのいいところなんですよね。

「あの情報、どこだっけ？」を防ぐ！見つけやすくするコツ

Excelで受注管理をする一番のメリットは、後から情報を見つけやすいことです。手書きだと、ノートを何冊もめくったり、メモをひっくり返したりしがちですが、Excelなら「あの会社からの注文は？」とすぐに見つけられます。

そのために、テンプレートの「検索」機能（「フィルター」とも言います）を少しだけ使ってみましょう。これは、入力した情報の中から、探したいものだけを絞り込んで表示してくれる機能です。例えば、「株式会社〇〇」という会社名だけを表示させたいときに便利です。

フィルター機能の使い方（簡単！）

ほとんどのテンプレートでは、表の上の項目名（「受注日」「会社名」など）のところに、小さな下向きの矢印（▼）がついているはずです。もし、ついていなければ、Excelの上のメニューから「データ」→「フィルター」をクリックしてみてください。矢印が出てきますよ。

この矢印をクリックすると、その列に入力されている会社名の一覧が出てきます。その中から、探したい会社名にチェックを入れて「OK」をクリックすると、その会社に関する情報だけが表示されます。探していた情報が見つかったら、もう一度矢印をクリックして「（すべて選択）」を選べば、元の表示に戻ります。

これだけできれば、もう「あの情報、どこだっけ？」と焦ることは少なくなりますよ。

手書きからExcelへ！作業時間、こんなに変わります

実際に、手書きで受注管理をしていた頃と、Excelテンプレートを使うようになってからの作業時間を比較してみました。これは、あくまで一例ですが、どれくらい効率が変わるかイメージしていただけると思います。

作業内容	手書き・今まで	Excelで改善後
新規受注の記録	1件あたり3〜5分（メモ帳に書く、ノートに転記）	1件あたり1〜2分（テンプレートのセルに入力するだけ）
納期・注文内容の確認	1件あたり2〜4分（ノートや伝票を探す）	1件あたり30秒〜1分（フィルター機能で即検索）
集計作業（月間売上など）	30分〜1時間以上（電卓を叩きながら手計算、転記）	数分〜10分程度（テンプレートによっては自動集計、またはSUM関数で簡単計算）

もちろん、慣れるまでは少し時間がかかるかもしれませんが、一度テンプレートの入力方法とフィルター機能に慣れてしまえば、毎日1時間以上かかっていた作業が、半分以下になることも夢ではありません。空いた時間で、もっと大切な業務に集中できるようになりますよ。

Excelの受注管理、難しそう…というイメージが、少しでも「これならできそう！」に変わっていたら嬉しいです。まずは、今日ご紹介した「エクセルで劇的時短！”>無料テンプレートを探してダウンロードする」ところから、ぜひ試してみてください。