【超初心者向け】Excelで未入金確認を楽にする方法｜テンプレート活用術

「月末になると、請求書の入金確認で何時間もかかっている…」
「手書きのリストと睨めっこするのに疲れた…」
そんなお悩み、ありませんか？

日々の事務作業、特に月末の入金確認は本当に大変ですよね。
Excelって聞くだけで「難しそう…」って思っちゃう気持ち、すごくよく分かります。
でも、実はちょっとしたコツで、あの面倒な作業を劇的に楽にできるんです。

請求書発行・入金確認の「あるある」

うちの会社でも、毎月請求書の発行と、その後の入金確認で、経理担当の〇〇さんがてんてこ舞いなんです。
「入金あったかな？」「あれ、この請求書、まだだっけ？」って、ファイルと通帳を何度も見比べている姿を見ると、見ていてつらいんですよね。

特に、請求書番号が手書きだったり、入金名が請求書と違ったりすると、もうお手上げ。
「これ、誰からの入金だろう？」なんて、電話で問い合わせるのにまた時間がかかる。
「もっと簡単に、パッと確認できる方法はないのかな…」って、いつも思っていました。

Excelって、そんなに難しくないんです！

「Excel」って聞くと、「関数とか、マクロとか、専門的な知識が必要なんでしょ？」って、ハードルが高いと感じるかもしれません。
でも、実は、私たちが普段使っている「単語の入力」と、ほとんど変わらないくらい簡単な操作で、驚くほど便利なものが作れるんですよ。

「セル」「列」「行」とか、最初は私も何のことかさっぱり分かりませんでした。
でも、隣でパソコンが得意な同僚が「このマスがセルだよ」「この横に並んだのが列」「縦に並んだのが行」って、指さしながら教えてくれたら、すぐに理解できたんです。
つまり、Excelは、ただの「マス目の書かれた紙」だと思ってください。

【テンプレート活用】未入金確認を劇的に楽にする方法

ここで、私が長年事務の現場で使ってきて、「これぞ！」と思う、未入金確認を楽にするExcelテンプレートの考え方をご紹介します。
自分でゼロから作る必要は全くありません。いくつかのポイントを押さえるだけで、驚くほど簡単に、そして自動で未入金が分かるようになります。

必要なのは「入金リスト」と「請求書リスト」だけ

まず、Excelで「請求書リスト」と「入金リスト」の2つの表を作ります。
「請求書リスト」には、発行した請求書の「請求書番号」「得意先名」「金額」「発行日」「支払期日」などを入力します。
「入金リスト」には、実際に入金があった「入金日」「入金金額」「入金名義」などを入力しておくだけでOKです。

「照合」で、自動で未入金がわかる！

ここが魔法のポイントです！
「請求書リスト」の横に、新しい列を追加します。
例えば、「入金状況」という列を作りましょう。この列に、ある簡単な「指示」を書いておくだけで、Excelが自動で「入金されているか、されていないか」を判断してくれるんです。

その「指示」というのは、「この請求書番号が、入金リストにありますか？」とExcelに聞くようなものです。
「もし、入金リストにあれば『入金済』と表示してね。もし、なければ『未入金』って表示してね。」
このように指示しておけば、あとはExcelが勝手に、すべての請求書に対してこのチェックをしてくれます。

「支払期日」を過ぎていたら、さらに目立たせる

さらに、便利にするためのコツがあります。
「支払期日」を過ぎているのに、まだ「未入金」の請求書は、すぐに分かるように色を付けたり、文字を赤くしたりすることができます。

これは「条件付き書式」という機能を使います。
「Excelの上のメニューから『ホーム』→『条件付き書式』→『新しいルール』をクリック」
と進んで、「セルの値が」「次の値より小さい」といった簡単な条件を設定するだけで、自動で色が変わるようになります。
「え、そんなこともできるの？」って、驚くかもしれませんね。

項目	手書き・今まで	Excelで改善後
未入金確認の作業時間	1時間〜3時間/月	10分〜20分/月
確認漏れの発生	あり（ヒューマンエラー）	ほぼなし（自動チェック）
遅延入金の発見	後手になりがち	自動で目立つため、すぐ発見

今日からできる！Excel超初心者向けステップ

「なんだかできそうかも！」と思ったあなたへ。
まずは、この「請求書リスト」と「入金リスト」の表を、Excelで作ってみることから始めましょう。
「表なんて作ったことない…」という方も大丈夫です。

① まず、Excelを開いて、一番左上のマス（A1セル）に「請求書番号」と入力します。
② その右隣のマス（B1セル）に「得意先名」、その右隣（C1セル）に「支払期日」と入力します。
③ さらに右隣（D1セル）に「入金状況」と入力しましょう。
④ 次の行（2行目）から、実際に入力していくイメージです。

「入金リスト」も同様に、「入金日」「入金金額」「入金名義」などの項目で表を作ってみてください。
「この「入金状況」の列に、さっき説明した自動で判断させるための指示をどう書けばいいの？」
と思ったかもしれませんね。実は、それは「VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）」や「IFERROR（イフ・エラー）」といった、「関数」と呼ばれるものを使うのですが、これも、テンプレートがあれば、コピー＆ペーストするだけでOKなんです。

あなたの事務作業がどう変わるか

この方法を導入すると、月末の入金確認にかかる時間が、劇的に短縮されるはずです。
今まで1時間、2時間かけていた作業が、たった10分、20分で終わるようになるかもしれません。
そうなれば、その空いた時間で、もっと他の大切な業務に集中したり、少し休憩したりすることもできますよね。

「Excelは苦手…」と思っていたあなたでも、このテンプレートを使えば、まるで魔法のように未入金リストが自動で完成します。
「あの面倒な作業が、こんなに楽になった！」と、きっと驚かれるはずですよ。

〇〇の入金確認で、これまで抱えていたモヤモヤが、これで少しでも晴れることを願っています。
まずは、難しく考えずに、今日、一度Excelを開いて、表を作るところから試してみてください。