【超初心者向け】顧客マスタをExcelで！ゼロから作る簡単な作り方とテンプレート

「新しいお客さんが増えるたびに、連絡先を紙のノートに書き写すのが大変…」

「パソコンは苦手だけど、請求書を作るために顧客情報を整理しないといけない。」

「Excelって難しそう…どこから手をつければいいのか分からない…」

そんな風に思っていませんか？大丈夫です。隣の席の先輩が、隣でこっそり教えるつもりで、一番簡単なExcelでの顧客マスタの作り方をお伝えします。

なぜ顧客マスタをExcelで作るのがおすすめなのか

「お客さんの情報は、今まで通りノートや手書きのファイルで十分でしょ？」そう思うかもしれません。でも、お客さんが増えてくると、ノートをめくって探すのは大変ですし、電話番号を間違えてかけたり、請求書を間違えたりするリスクも高まってしまいます。

Excelを使うと、これらの情報を一覧で管理できて、名前や会社名で「検索」するのがとっても簡単になるんです。検索って聞くと難しそうですが、実はボタンを一つ押すだけでできたりするんですよ。

それに、請求書に貼る宛名や住所をコピペするだけで済むようになるので、事務作業の時間がぐっと短縮されます。うちの父の会社（昔ながらの製造業なんです）でも、最初はExcelなんて無理だって言っていたのに、一度使い方を覚えたら「もっと早くからやっておけばよかった！」って言ってましたから。

Excel顧客マスタの「必須項目」を決めよう

まず、どんな情報をリストに載せたいか決めましょう。難しく考える必要はありません。最低限これだけあればOK！という項目から考えていきましょう。

例えば、こんな項目があると便利ですよ。

• 会社名：お客さんの会社名
• 部署名：もしあれば、部署名
• 役職：担当者の役職（社長、部長など）
• 氏名：担当者のお名前
• フリガナ：お名前のふりがな（検索しやすくするため）
• 郵便番号：郵便番号
• 住所：都道府県から番地まで
• 電話番号：会社や部署の電話番号
• FAX番号：あれば
• メールアドレス：連絡用のメールアドレス
• 担当者への連絡事項：例えば「〇〇様は、△△の件でいつもお世話になっています」といったメモ

最初は「会社名」「氏名」「電話番号」「住所」くらいから始めて、慣れてきたら必要な項目を増やしていくのがおすすめです。

【超初心者向け】Excelで顧客マスタを作成する手順

さあ、いよいよExcelで顧客マスタを作ってみましょう！「Excelって、なんか複雑そう…」と思わなくても大丈夫。画面の指示通りにクリックしていくだけですから、安心してくださいね。

1. 新しいExcelファイルを開く

パソコンにExcelが入っていれば、アイコンをダブルクリックするか、スタートメニューから「Excel」を探して開いてください。開いたら、「新しいブック」（まっさらなファイル）を選びます。もし、すでにExcelが開いていたら、画面上の「ファイル」メニューから「新規作成」→「白紙のブック」を選べばOKです。

2. タイトル（見出し）を入力する

一番左上のマス（これを「A1セル」と言います）に、例えば「顧客マスタ」と入力してみましょう。そして、その下の行（2行目）のA列から、先ほど決めた項目名（会社名、氏名、電話番号など）を順番に入力していきます。例えば、A2セルに「会社名」、B2セルに「氏名」というように。

入力が終わったら、文字を少し大きくしたり、色をつけたりすると、表が見やすくなりますよ。

＜文字を大きくする・色をつける方法＞

① タイトル（「顧客マスタ」と書いたセル）と、項目名（「会社名」「氏名」などが書かれたセル）を、マウスでドラッグして全部選ぶ（まとめて囲む）。

② 画面上にある「ホーム」というメニューをクリック。

③ 「フォント」という部分にある「11」とかいてある数字をクリックして、「14」くらいに大きくする。（数字を選ぶだけでOK）

④ その隣にある「A」という文字に色がついているボタン（文字の色を変えるボタン）をクリックして、好きな色を選ぶ。（例えば、濃い青色とか）これで、表のタイトル部分が目立って見やすくなります。

3. 顧客情報を入力していく

いよいよ、ここからが本番！3行目から、実際の顧客情報を入力していきます。A3セルに1人目のお客さんの会社名、B3セルに氏名、C3セルに電話番号…というように、決めた項目に沿って入力してください。

1人分の入力が終わったら、同じように4行目に2人目のお客さんの情報を入力します。これを繰り返していけば、顧客マスタができあがっていきます。

「あー、入力するの、やっぱり大変そう…」と思わないでくださいね。この入力作業を楽にするコツもありますから、後で説明します！

項目	手書き・今まで	Excelで改善後
情報管理	ノートやファイルに手書き。探すのが大変。	Excelで一覧表示。名前や会社名で「検索」が簡単。
作業時間	1件あたり探すのに数分～数十分。	検索機能で数秒。コピペで請求書作成も楽々。
ミスのリスク	電話番号や住所の書き間違い、古い情報を見てしまう。	入力規則で間違い防止。常に最新の情報に更新しやすい。

入力ミスを防ぐ！簡単なコツ

「よし、入力するぞ！」と思ったものの、やっぱり心配なのが「入力ミス」。特に電話番号や郵便番号って、桁を間違えたり、数字を入れ間違えたりしがちですよね。これを防ぐための、とっても簡単な方法があるんです。専門用語は一切使いませんから、安心してください。

「プルダウンリスト」で選択式にする

例えば、「都道府県」のように、決まった選択肢しかない項目は、毎回手で入力するのではなく、あらかじめ用意したリストから選んでもらうようにすると、間違いがなくなります。これを「プルダウンリスト」と言います。例えば、住所の「東京都」「神奈川県」などをリストにしておけば、そこから選ぶだけでOKなんです。

＜プルダウンリストの作り方（例：住所の都道府県）＞

① まず、どこか空いている列（例えば、一番右の列など）に、都道府県名を順番にリストアップしておきます。例：「東京都」「神奈川県」「埼玉県」「千葉県」…

② 次に、住所を入力したい列（例えば「都道府県」という項目名の列）を選びます。

③ 画面上のメニューバーから「データ」をクリックします。

④ 下にメニューが開くので、「データの入力規則」をクリック。（「え？そんなメニューどこ？」って思うかもしれませんが、探せば必ずありますよ！）

⑤ 小さなウィンドウ（設定画面）が出てきます。「設定」というタブ（上の方にある、文字が書いてある部分）をクリック。

⑥ 「入力値の種類」というところの、右側にある▼（下向きの三角）をクリックして、「リスト」を選びます。

⑦ その下の「元の値」というところに、先ほどリストアップした都道府県名（①で書いたもの）を、マウスでドラッグして全部選んでください。選ぶと、自動で「=$X$1:$X$10」みたいに表示されます。（Xは列番号、1と10は行番号です。この数字は、選んだ範囲によって変わります。）

⑧ 最後に、ウィンドウの下にある「OK」をクリックして完了です！

これで、住所を入力したいセルをクリックすると、右側に小さな▼マークが表示されるようになります。それをクリックすると、都道府県のリストが出てくるので、そこから選ぶだけ！とっても簡単ですよね。

「もう迷わない！」すぐに使える顧客マスタテンプレート

ここまで「Excelで顧客マスタを作る方法」を説明してきましたが、「やっぱり自分でゼロから作るのはハードルが高いな…」と感じる方もいるかもしれません。特に、Excelの操作に慣れていない方にとっては、一つ一つの手順を覚えるのは大変ですよね。

そんなあなたのために、今回は、このブログで「すぐに使える顧客マスタのテンプレート」をご用意しました！

このテンプレートを使えば、項目名や、先ほど説明したプルダウンリストの設定も、すべて最初から入っています。あなたは、まっさらなExcelファイルに、ただお客さんの情報を入力していくだけでOKなんです。これなら、Excelの操作に自信がない方でも、すぐに顧客マスタを使い始めることができますよ。

「自分で作る」と考えると面倒に感じますが、「テンプレート」があれば、あとは「入力するだけ」なので、ぐっとハードルが下がりますよね。まずはこのテンプレートで、顧客情報を整理してみてはいかがでしょうか。

「でも、テンプレートってどこにあるの？」と思われたかもしれませんね。ご安心ください。このテンプレートは、このブログの読者さん限定で、無料でダウンロードできるように準備しています。下のリンクから、ぜひダウンロードして、あなたの会社の顧客管理に活用してください。