Excelで受注管理が楽になる！超初心者向け自作テンプレートの作り方

「今日も一日、受注の記録で時間が溶けていく…」

地方の中小企業で事務を担当されている皆さん、毎日お疲れ様です。私自身も10年以上、まさに同じような状況で働いてきました。

日報の記録、請求書の作成、在庫の確認、そして、毎日のシフト作成…。やってもやっても終わらない事務作業に、ため息をついた経験はありませんか？

特に、受注の管理ともなると、お客様からの注文を漏れなく、正確に記録し、管理するのは至難の業ですよね。手書きで何枚も記録したり、Excelに数字を打ち込むだけの作業に1時間以上もかかっていたり…。

なぜExcelで受注管理すると楽になるのか？

「Excelって難しそう…」「数字を打ち込むだけなら、今のやり方と変わらないんじゃない？」そう思われるかもしれません。でも、ちょっと待ってください！

Excelは、ただ数字を打ち込むだけのツールではありません。ちょっとした工夫で、エクセルで劇的時短！”>受注管理の作業を劇的に効率化できるんです。

例えば、同じような内容の注文を何度も入力する手間が省けたり、間違った情報を入力しないように自動でチェックしてくれたり。これだけでも、毎日の作業時間がぐっと減ると思いませんか？

Excel超初心者でも大丈夫！基本の「き」

「Excelって、そもそも何から触ればいいの？」そんな方のために、まずは基本のキからお話ししますね。難しく考えなくて大丈夫です。

Excelを開くと、たくさんのマス目がありますよね？あれを「セル」と呼びます。一番左上のマスのことを「A1セル」と言います。Aが縦の列、1が横の行を表しているんです。難しく考えず、「左上のマス」だと思ってください。

「列」は、A・B・C…と横に並んでいる部分のこと。「行」は、1・2・3…と縦に並んでいる部分のことです。これも、普段使っている「列」「行」と同じ感覚で大丈夫ですよ。

文字や数字の入力は、クリックして直接打つだけ

「A1セル（左上のマス）」に文字を入れたいときは、そのマスをクリックして、キーボードで直接文字を打ち込むだけ。これならできそうですよね？

入力が終わったら、「Enter」キーを押すか、他のマスをクリックすればOKです。特別な操作は何もいりません。

「A列（一番左の列）」にまとめて日付を入れたいときも、同じようにクリックして入力していくだけです。

これだけ！簡単！受注管理表テンプレートの作り方

では、いよいよエクセルで受注管理！時短テンプレート3選”>受注管理表を作ってみましょう！複雑なことは一切なし。まずは、最低限必要な項目から設定していきます。

「そんなこと言われても、どこから始めればいいかわからない！」という方のために、まずは「テンプレート」という、あらかじめ形ができているものを使ってみましょう。

1. 必要な項目を決めよう

まずは、どんな情報を記録したいかを考えます。例えば、こんな項目があると便利です。

• 受注日
• 会社名
• 担当者名
• 商品名
• 数量
• 単価
• 合計金額
• 納期
• 備考

これらを、Excelの一番上の行（1行目）に、左から順に文字で入力していきます。「受注日」「会社名」…と、一つずつセルをクリックして入力するだけです。

項目	Excelで入力する場所（1行目）	入力する内容の例
受注日	A1セル	2023/10/27
会社名	B1セル	〇〇株式会社
商品名	C1セル	商品A
数量	D1セル	10
単価	E1セル	1,000
合計金額	F1セル	10,000

2. 簡単な設定で「表」に見せる

入力した文字がバラバラに見えるときは、「表」の形にしてみましょう。これも驚くほど簡単です。

まず、表にしたい範囲（例：A1セルからI20セルくらいまで）をマウスでドラッグして、なぞるように選んでください。左上のマスから、右下まで「ざーっ」と選ぶイメージです。

次に、Excelの上のメニューから「ホーム」タブ（最初から選ばれていることが多いです）をクリックします。その中にある「罫引」というアイコン（小さな四角がたくさん並んでいるようなマーク）をクリックし、「すべての罫線」を選んでください。

これだけで、選んだ範囲に線が引かれて、きれいな表になります。これなら、手書きの表よりもずっと見やすいですよね。

入力がラクになる！便利なExcel機能を使ってみよう

「表の形になったのはいいけど、毎回同じような情報を入力するのはやっぱり大変…」そう思っていませんか？大丈夫、Excelには、そんな面倒を減らすための便利な機能があるんです。

「難しそう…」と思うかもしれませんが、クリックするだけ、選ぶだけなので、ぜひ試してみてください。

1. 「リスト」で選択入力！

例えば、「商品名」や「会社名」など、決まった選択肢の中から選びたいとき、毎回文字を入力するのは大変ですよね。

そんなときは、「データの入力規則」という機能を使います。Excelの上のメニューから「データ」→「データの入力規則」をクリックしてください。

出てきた小さなウィンドウで、「設定」タブを選び、「入力値の種類」というところを「リスト」にします。そして、「元の値」のところに、候補となる項目をカンマ（、）で区切って入力します。例えば、「商品A,商品B,商品C」のように入力し、「OK」をクリック。

すると、そのセルをクリックしたときに、右側に小さな三角が出るようになります。それをクリックすると、入力したリストが表示されるので、そこから選ぶだけでOK！いちいち文字を打つ必要がなくなり、間違いも防げます。

2. 「合計金額」は自動計算！

「数量」と「単価」が決まれば、「合計金額」は自動で計算できるようにしておくと便利です。

「合計金額」を表示したいセル（例：F2セル）をクリックして、「=D2*E2」と入力してEnterキーを押してみてください。これは、「D2セルの数」×「E2セルの数」を計算するという意味です。

すると、自動で計算された金額が表示されます。そして、その下の行（F3セル）にも同じように「=D3*E3」と入力したいのですが、これも簡単！F2セルの右下にある小さな四角（フィルハンドルと言います）を、下にドラッグするだけで、自動で計算式がコピーされるんです。

これなら、毎回電卓で計算して入力する手間が省けますね！

【テンプレート集】今日から使える！受注管理表

ここまで読んで、「よし、自分で作ってみよう！」と思った方は素晴らしいです。でも、「やっぱり、まずはできているものを使いたいな…」という方もいらっしゃるかもしれませんね。

実は、Excelの表は「テンプレート」として、あらかじめ作成されたものがインターネット上でたくさん公開されています。それをダウンロードして、少しだけ自分の会社に合わせて修正するだけで、あっという間に立派な受注管理表が完成するんです。

「テンプレート　受注管理　Excel」などで検索すると、無料で使えるものがたくさん見つかりますよ。まずは、そういったテンプレートを活用して、作業を楽にすることから始めてみるのがおすすめです。

作業	手書き・今まで	Excelテンプレート利用
表の作成	手書きで1から作成、またはExcelで1から入力	ダウンロードして、項目名を修正するだけ
データ入力	手書き、またはExcelに手入力	リスト選択や自動計算機能で入力効率アップ
集計・分析	電卓で計算、手作業での集計	Excelの機能で自動集計、グラフ化も可能
作業時間	1時間以上かかることも…	大幅に短縮！

「Excelで受注管理」と聞くと、難しそうに感じるかもしれませんが、基本の操作は思ったよりずっと簡単です。

まずは、今日ご紹介したような簡単な手順で、あるいは便利なテンプレートを活用して、Excelで受注管理表を作ってみてください。きっと、毎日の事務作業が少しでも楽になるはずです。