ExcelのIF関数って何？超初心者のための仕事で役立つ基本を、隣の席からこっそり教えます！

「今日の作業、あと何時間かかるんだろう…？」

毎日の日報作成や請求書のチェック、在庫の確認…。伝票をめくったり、電卓を叩いたり、手書きで数字を書き写したり。気がつけば、もう夕方。本来やるべき仕事に集中したいのに、事務作業に追われてしまうこと、ありますよね。

特に、Excel（エクセル）って聞くだけで「難しそう…」って思っちゃうかもしれません。でも、大丈夫なんです。隣の席で10年以上事務をしてきた私が、あなたの「面倒くさい」を「楽になった！」に変える、とっておきの方法をお伝えします。

Excelって、そもそも何ができるの？

「Excelって、ただ数字を打ち込むだけのソフトでしょ？」って思っていませんか？ 実は、Excelはすごいんです。例えば、

・たくさんのデータを自動で計算してくれる
・グラフにして、パッと見てわかるようにしてくれる
・「もし○○だったら、△△する」みたいな、条件に合わせた処理をしてくれる

「え、そんなこともできるの？」って思いますよね。そう、Excelは「面倒な作業を自動化してくれる」魔法の箱のようなものなんです。

でも、いきなり全部を理解しようとしなくて大丈夫。まずは、今日からすぐに使える「IF関数」という、とっても便利な機能から見ていきましょう。

「IF関数」って、魔法の言葉？仕事が楽になるってホント？

「IF関数」と聞くと、なんだか難しそうですよね。でも、これは「もし〜だったら、〜する」という、私たちがおしゃべりでもよく使う「条件」のお話なんです。

例えば、

・「もし、今日の天気が晴れだったら、洗濯物を干す」
・「もし、商品の在庫が10個未満だったら、追加注文する」

こんな風に、ある条件が満たされたときにだけ、特定の行動をとる、ということをExcelで自動でやってくれるのがIF関数なんです。

「これって、つまりどういうこと？」って思いますよね。これは、例えば、テストの点数で「60点以上なら『合格』、そうでなければ『不合格』」と自動で表示させたり、注文数が目標に達しているかどうかを自動で判断させたりするのに使えます。わざわざ一つ一つ確認したり、手で入力したりする手間が省けるんですよ。

「セル」「関数」「シート」って、そもそも何？

「セル」というのは、Excelの画面にある、あのマス目のひとつひとつのことです。このマス（セル）に、数字や文字を打ち込んでいきます。

「関数」というのは、Excelにあらかじめ用意されている「計算や処理の決まり文句」のようなものです。IF関数も、その中のひとつなんですよ。

「シート」というのは、Excelファイルの中に複数枚ある「紙」のようなものです。1つのExcelファイルの中に、たくさんのシートを作って、作業を分けたりできます。

【超簡単】IF関数を使ってみよう！まずは「合格・不合格」判定から

「でも、数式とか、難しそうで…」というあなた、安心してください！IF関数は、見た目ほど難しくないんです。まずは、一番わかりやすい「合格・不合格」の例で見てみましょう。

例えば、テストの点数がA列に入力されているとします。B列に、60点以上なら「合格」、60点未満なら「不合格」と自動で表示させたいとします。

やることは、たったこれだけです！

① B2セル（B列の2行目、つまり左から2番目の列の一番上のマス）をクリックして、選択します。

② 画面上の、数式がたくさん表示される「数式バー」（「fx」と書いてあるところの横です）に、次の文字をそのまま打ち込みます。

=IF(A2>=60,"合格","不合格")

③ Enterキー（キーボードの「決定」ボタン）を押します。

どうですか？ B2セルに「合格」または「不合格」と表示されませんか？

「え、これだけ？」って思いますよね。そうなんです。この `=IF(A2>=60,”合格”,”不合格”)` というのが、IF関数の「お願い」の内容です。

ひとつずつ見てみましょう。

・`=`：これは「これから計算しますよ」という合図です。

・`IF`：これが「もし〜だったら」というIF関数のおまじない。

・`(A2>=60`：これが「もし、A2セル（左から2番目の列の2行目のマス）の数字が60以上だったら」という条件です。

・`,”合格”`：条件に合っていたら（60点以上だったら）、「合格」と表示してね、という意味です。

・`,”不合格”)`：もし条件に合わなかったら（60点未満だったら）、「不合格」と表示してね、という意味です。最後はカッコで閉じるのを忘れずに。

この数式を一度入力してしまえば、あとはB2セルを選んだ状態で、セルの右下にある小さな四角（フィルハンドルといいます）を、下にドラッグするだけで、残りの行にも自動でコピーできます。いちいち全部入力する必要はありません。これだけでも、すごく楽になりますよ！

作業	手書き・今まで	Excel IF関数で改善後
点数判定	一人ずつ点数を見て、60点以上なら「合格」、未満なら「不合格」と手書きする。100人いたら100回確認。	点数を入力するだけで、IF関数が自動で「合格」「不合格」を表示。100人でも数秒で完了。
数式コピー	（なし）	B2セルの数式を、右下の四角をドラッグして下へコピーするだけで、全行に適用。

IF関数＋αで、もっと便利に！日報・在庫管理の時短テクニック

IF関数は、単に「合格・不合格」だけでなく、仕事のいろんな場面で役立ちます。例えば、こんな使い方が。

日報の「特記事項」を自動表示

毎日の日報で、「作業時間」や「完了したタスク」を入力しているとします。もし、作業時間が8時間を超えたら、「残業の可能性あり」とか、今日のタスクが5つ以上完了したら「目標達成！」とか、自動で表示させたいと思いませんか？

これもIF関数でできます。例えば、作業時間が8時間以上（A2セルに入力されているとします）なら「要確認」、そうでなければ「通常」と表示させるなら、数式はこうなります。

=IF(A2>8,"要確認","通常")

これで、日報作成の時に、わざわざ自分で「8時間超えたな…」と確認する手間が省けます。

在庫管理の「発注点」を自動チェック

商品の在庫管理をしていると、「在庫が〇〇個以下になったら発注する」という「発注点」がありますよね。

例えば、在庫数（A2セル）が、発注点（例えば10個、B2セル）以下になったら、「発注推奨」、そうでなければ「OK」と表示させたい場合。

数式はこうなります。

=IF(A2<=B2,"発注推奨","OK")

これなら、在庫リストを眺めながら「あ、これも減ってきたな…」と一つ一つ確認する時間がなくなります。リストを見るだけで、発注が必要なものがパッとわかるようになりますよ。

Excel、もう怖くない！テンプレート活用でさらに楽々

ここまでIF関数の基本的な使い方を見てきましたが、「やっぱり、自分で数式を作るのはまだ心配…」という方もいるかもしれませんね。

そんな時は、「テンプレート」という、あらかじめExcelで作成された「ひな形」を使うのがおすすめです。

実は、Excelには標準で、日報、請求書、予算管理表など、たくさんのテンプレートが用意されています。インターネットで検索すれば、もっとたくさんの無料テンプレートが見つかります。

これらのテンプレートには、IF関数はもちろん、他にも便利な機能がすでに組み込まれています。あなたがやるべきことは、たった一つ。

「決められたマスに、必要な情報（数字や文字）を入力するだけ」

これだけで、複雑な計算や集計、条件による自動表示まで、全部Excelがやってくれます。まるで、ベテラン事務員さんが隣でサポートしてくれるような感覚です。

例えば、日報テンプレートなら、作業時間や完了タスクを入力するだけで、自動的に合計時間や進捗率が表示されるようになっているものもあります。

「でも、テンプレートってどうやって使うの？」という方のために、簡単な手順も。

① Excelを開いて、画面左上の「ファイル」をクリック。

② 開いた画面の左側にあるメニューから「新規」をクリック。

③ 検索窓に「日報」とか「請求書」とか、作りたいものの名前を入力して検索。または、一覧から選んでクリック。

④ プレビュー画面が出てくるので、気に入ったものを選んで「作成」をクリック。

⑤ あとは、テンプレートに沿って、空いているマスに数字や文字を入力していくだけです！

IF関数を自分で作るのは少しハードルが高いと感じるなら、まずはテンプレートを活用して、Excelの便利さを体験してみてください。きっと、「Excelって、こんなに楽になるんだ！」と感じてもらえるはずです。

毎日の「面倒くさい」が、少しでも「楽になった！」に変わることを願っています。まずは今日、Excelを開いて、テンプレートを見てみることから始めてみませんか？