Excelで別シートの情報を自動で表示！超初心者向け「参照」の超基本

「今日も一日、同じような数字を何度も入力してる…」

「請求書と在庫リスト、両方の数字が合ってるか確認するのに、すごく時間がかかる…」

そんな風に感じているあなた、お気持ち、すごくよく分かります。

隣の席で、何年もそんな作業を続けてきた私だからこそ、その大変さ、痛いほど知っています。

「参照」って、そもそも何？ 超ざっくり解説

Excelで「参照」って聞くと、なんだか難しそうに聞こえますよね。

でも、実はこれ、「他の場所にある情報を、ここに表示してね」っていう、とっても分かりやすい仕組みなんです。

例えば、お店のレジで「この商品の値段はいくら？」って聞いたら、値段が書いてある場所（棚とか、PCの画面とか）を見て教えてくれますよね。

Excelの「参照」も、それと全く同じ。別のシートに置いてある情報を「ここに出して！」とお願いするだけなんです。

別シートの情報を「自動で」持ってくる方法（これだけ覚えればOK！）

ここからが本番です！別シートの情報を、今見ているシートに表示させる方法を、一番簡単なやり方で説明しますね。

今回は、例えば「月別売上リスト」というシート（今見ているシート）に、「商品マスタ」という別のシートにある「商品名」を表示させる、という状況を考えてみましょう。

「商品マスタ」シートには、商品コードと商品名がずらっと並んでいるとします。

① どこに表示したいか？ を決める

まずは、表示させたい場所（セル）をクリックします。今回は「月別売上リスト」シートの「商品名」を表示させたい列の、一番上のマス（例えば B2セル）をクリックしてみましょう。

② `=VLOOKUP(` と入力する

次に、そのクリックしたセル（B2セル）に、キーボードで「=VLOOKUP(」と入力します。これが「別シートから情報を探してくるぞ！」という合図になります。

「VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）」って、なんだか専門用語っぽいですが、今は「探してくれる呪文」くらいに思っておけば大丈夫です！

③ 探したい「モノ」を指定する

次に、何を元に探すかを指定します。今回は、商品コードを元に商品名を探したいので、商品コードが書いてあるセル（例えば A2セル）をクリックします。

すると、入力中の数式は `=VLOOKUP(A2,` のようになっているはずです。

「A2」は、「A列の2行目」つまり左から1番目、上から2番目のマス、という意味です。

④ どこで探すか？ を指定する（ここが別シート参照！）

いよいよ、別シートを指定する場面です！

まず、Excelの画面の下の方にある「商品マスタ」というタブ（シート名）をクリックして、そのシートに移動します。

次に、商品コードと商品名が全部入っている範囲を、マウスでドラッグして全部選びます。例えば、商品コードがA列、商品名がB列にあり、1行目から100行目までデータが入っているとしたら、A1セルからB100セルまでを指でなぞるように選ぶ感じです。

選んだら、Excelが自動で「商品マスタ!$A$1:$B$100」のような、すごく長い名前を数式バー（画面の一番上にある、入力中の式が見えるところ）に入れてくれます。

「!」とか「$」とか、色々ついてますが、気にしないでください。これは「商品マスタ」っていうシートの「A1からB100までの範囲」を指している、というだけのことです。

⑤ 何番目の情報を表示するか？ を指定する

今度は、選んだ範囲（A1からB100）のうち、何番目の情報が欲しいかを数字で指定します。

今回は「商品名」が欲しいですよね？ 商品名が、選んだ範囲の「2番目」に入っています（1番目は商品コード）。

なので、「2」と入力します。

数式は `=VLOOKUP(A2,商品マスタ!$A$1:$B$100,2` のようになっているはずです。

⑥ 最後に「)` 」で閉じる

最後に、半角で「)」を入力して、魔法の呪文を閉じます。

これで、数式は `=VLOOKUP(A2,商品マスタ!$A$1:$B$100,2)` となりました。

あとは、Enterキーを押してみてください。

…どうでしょう？ A2に入力されていた商品コードに対応する商品名が、自動で表示されませんか？

【実践】請求書で取引先情報を自動入力してみよう

請求書を作成する時って、取引先の会社名、住所、電話番号…と、毎回同じ情報を手入力していませんか？

これが、Excelの「参照」を使えば、一瞬で終わります。

まず、「取引先リスト」というシートに、取引先の会社名、住所、電話番号などを一覧にして作っておきます。

取引先コード	会社名	住所	電話番号
A001	株式会社〇〇商事	東京都千代田区…	03-XXXX-XXXX
A002	△△物産株式会社	大阪府中央区…	06-XXXX-XXXX

そして、請求書を作成するシートに、取引先コードを入力する列（例えば A列）を作ります。

その隣の「会社名」を表示したいセル（例えば B2セル）に、先ほどと同じように `=VLOOKUP(` と入力します。

探したい値は、取引先コードが入っているセル（A2セル）ですね。

次は、どこで探すか。「取引先リスト」シートに移動して、取引先コードから電話番号まで全部の範囲（例えば A1セルからD100セルまで）を選びます。

そして、会社名が表示したいので、選んだ範囲の「2番目」の情報が欲しい、と指定して「2」と入力。

最後に「)」で閉じてEnterキー！

取引先コードを入力するだけで、会社名、住所、電話番号が自動で入るようになります。

【応用】商品リストを自動で表示させるには？

請求書だけでなく、日報で商品名を入力するときにも、この「参照」は大活躍します。

例えば、商品コードを入力したら、商品名だけでなく、単価や在庫数まで自動で表示させたい、という場合。

さっきのVLOOKUP関数の、最後の数字の部分を変えるだけでできるんです。

「商品マスタ」シートで、商品コードが1番目、商品名が2番目、単価が3番目、在庫数が4番目だとします。

商品名を表示したいときは「2」と入力しましたが、単価を表示したいときは「3」、在庫数を表示したいときは「4」と入力するだけ。

こんな風に、

• 商品名を表示したいセル → `=VLOOKUP(A2,商品マスタ!$A$1:$D$100,2)`
• 単価を表示したいセル → `=VLOOKUP(A2,商品マスタ!$A$1:$D$100,3)`
• 在庫数を表示したいセル → `=VLOOKUP(A2,商品マスタ!$A$1:$D$100,4)`

と、それぞれ数式を入れるだけで、必要な情報が自動で表示されます。

もう、同じ情報を何度も入力しなくて大丈夫！

Excelの「参照」機能、特に「VLOOKUP」関数を知っているだけで、日々の事務作業が劇的に楽になります。

これまで、手入力に何時間もかけていた作業が、数分で終わるようになるかもしれません。

しかも、手入力だとどうしても避けられない「うっかりミス」も、自動化することで防げます。

「Excelは難しそう…」と思っていたかもしれませんが、今日お伝えした「VLOOKUP」関数は、一度やり方を覚えれば、本当に便利なんです。

まずは、ご自身の会社にあるリスト（商品リストや取引先リストなど）を、別シートにまとめて、今日紹介した方法を試してみてください。

「できた！」という感覚が、きっと次のステップへの自信につながるはずです。

この情報が、あなたの仕事をもっと楽にするお手伝いができれば嬉しいです。