【Excel超初心者向け】入金催促メール作成を楽にする！伝票番号・日付で管理するExcelテンプレート活用術

「毎月、入金催促のメールを送るのが大変…。」

「どの請求書が、いつまでに支払われるはずなのか、把握しきれない。」

こんなお悩み、抱えていませんか？ 特に地方の中小企業では、限られた人数で多くの業務をこなさなければならず、経理や事務の負担は大きいものですよね。

請求書の発行から入金の確認、そして万が一支払いが遅れているお客様への催促メール作成まで、全部手作業でやろうとすると、それだけで1日仕事になってしまうことも…。

「もっと効率よくできないかな？」そう思っているあなたのために、今回はExcelを使った入金管理と、それに連動した催促メール作成を劇的に楽にする方法をご紹介します。

「Excelって難しそう…」と思っている方も大丈夫！ 隣の席の同僚にこっそり教えてもらうような、やさしい言葉で解説していきますね。

なぜ入金管理が大変なのか？手作業の落とし穴

請求書を発行したら、あとはお客様からの入金を待つだけ…と思いきや、現実はそう甘くありませんよね。毎月、何十枚、場合によっては何百枚もの請求書を発行し、そのうちどれくらいが入金されたのか、あと何日くらいで入金されるはずなのか、一つ一つ確認するのは本当に骨の折れる作業です。

特に、手書きのリストや、バラバラのファイルで管理していると、「あれ、この請求書、もう支払日過ぎてたっけ？」「あの会社、先月も遅れてたから、今回は早めに確認しておこうかな」なんて、記憶に頼ったり、過去の書類を引っ張り出してきたり…。

この「確認」に費やす時間が、実はとてももったいないんです。そして、確認漏れがあれば、入金が遅れるだけでなく、会社の資金繰りにも影響が出かねません。

Excelの「マス」って何？超基本のキから始めよう

「Excel」と聞くと、なんだか難しそう…と思うかもしれませんが、基本はとってもシンプル。画面に広がるあの「マス目」のこと、実は「セル」って言うんです。このセル一つ一つに、文字や数字を入れていくのがExcelの基本の「き」なんです。

画面の一番左上にある、あの「A」とか「B」とか書かれた縦の列、そして「1」とか「2」とか書かれた横の行。この列と行が交わるところが、私たちが文字や数字を入れる「マス」、つまり「セル」です。

例えば、「A1セル」というのは、一番左上のマス。ここに「請求書番号」と入力したり、「B2セル」に「株式会社〇〇」と会社名を入れたり、といった具合です。

「え、そんな簡単なこと？」と思ったかもしれませんね。そうなんです、基本はこれだけ。あとは、このマスに情報を整理して入れていくだけで、色々なことができるようになるんです。

「これだけ入力すればOK！」入金管理表の作り方

では、実際にどんな表を作れば、入金管理が楽になるのか見ていきましょう。特別な技術は一切不要です。まず、Excelの画面を開いて、一番左上の「A1セル」に「請求書番号」と入力してみてください。

次に、その右隣、つまり「B1セル」に「取引先名」、その隣の「C1セル」には「請求金額」、そして「D1セル」には「請求日」、その隣の「E1セル」には「支払期日」と入力していきます。これだけで、基本的な項目が揃います。

そして、一番肝心なのが「入金日」を記録する「F1セル」です。ここに、実際に入金があった日付を記録していくんです。

もし、この表が長くなって見づらいな、と思ったら、Excelの上のメニューから「表示」→「ウィンドウ枠の固定」→「先頭行」を選んでみてください。こうすると、いくら下に行っても、「請求書番号」などの項目名がずーっと一番上に表示されたままになるので、とっても見やすくなりますよ。

あとは、発行する請求書ごとに、これらの情報を一つずつ丁寧に入力していくだけです。最初は「面倒だな」と思うかもしれませんが、ここをしっかりやっておくと、後が劇的に楽になります。

項目	手書き・今まで	Excelで入力後
管理場所	バラバラの伝票、ノート、記憶	Excelの1つの表に集約
検索・確認	手で探す、記憶に頼る（時間がかかる）	Excelの検索機能で瞬時に見つけられる
一覧性	全体像を把握しづらい	「ウィンドウ枠の固定」で常に全体が見やすい

自動で「催促リスト」を作る魔法！Excelの便利な機能

さて、ここからが本番です！せっかくExcelで管理しているのですから、もっと賢く使って、自動で「そろそろ支払期日が近い」「もう過ぎている」といったお客様をリストアップしてもらいましょう。

今回は、Excelの「フィルター機能」と「条件付き書式」という、２つの魔法のような機能を使います。これが使えるようになると、もう手作業で「誰に連絡すべきか」を探す必要はなくなります。

１．「フィルター」で、一瞬で条件に合うものを表示！

まず、入力した表の項目名（A1セルからF1セルまで）を選んで、Excelの上のメニューから「データ」をクリックしてみてください。すると、「フィルター」というボタンが出てきます。これをクリックすると、各項目名の右側に小さな下向きの矢印（▼）が表示されるはずです。

この矢印をクリックすると、「A列（請求書番号）」「B列（取引先名）」といった項目ごとに、一覧から選んで表示するものを絞り込めるんです。「支払期日」の矢印をクリックして、例えば「〇月〇日」だけを選べば、その日までに支払われるはずの請求書だけが一覧で表示されます。これは便利ですよね！

２．「条件付き書式」で、色をつけて目立たせる！

さらに、もっと直感的に「これは要連絡！」とわかるように、条件に合うものを自動で色付けしてくれる「条件付き書式」という機能があります。これは、Excelの上のメニューから「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」と進んで、いくつか設定するだけでOK。

例えば、「支払期日」が今日より後で、かつ「入金日」がまだ空白（つまり入金されていない）場合に、その行全体を黄色く表示させる、なんて設定ができるんです。そうすれば、パッと見ただけで、どこに連絡すべきか一目瞭然ですよね。

テンプレートを使えば、メール作成もあっという間

さて、Excelで「そろそろ連絡が必要なお客様リスト」ができたら、次はその方々へ送る催促メールの作成です。これも、手作業で一から書くのは大変ですよね。

そこで！ ここで役立つのが「テンプレート」です。Excelで作成したリストの情報を、あらかじめ用意しておいたメールのテンプレートに、コピペしたり、少し修正したりするだけで、あっという間にメールが完成します。

例えば、メールのテンプレートはこんな感じで作っておくと便利です。

「株式会社〇〇
ご担当者様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

さて、先月発行いたしました請求書（請求書番号：XXXXX、金額：〇〇円）につきまして、本日が支払期日となっておりますが、まだご入金の確認が取れておりません。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の上、お手続きいただけますようお願い申し上げます。

（もし既にお振込み済みでしたら、ご容赦ください。その際は、行き違いでなければ幸いです。）

どうぞよろしくお願いいたします。

—————————-
株式会社△△
部署名
担当者名
電話番号
メールアドレス
—————————-」

Excelのリストから「請求書番号」と「金額」、「取引先名」をコピーして、このテンプレートに貼り付ければ、あっという間に個別メールの完成です！

このテンプレートも、Excelの「新しいシート」に保存しておけば、いつでも呼び出して使えます。メールソフトの「定型文」機能を使うのも良いですね。

手書き・手作業 vs Excel：どれくらい楽になる？

ここまでお話ししてきたExcelを使った入金管理と催促メール作成。一体、どれくらい手間が省けるのでしょうか？ 実際に、手書きや手作業でやっていた時と、Excelを活用した場合を比較してみましょう。

作業内容	手書き・従来の方法	Excel活用後
入金確認	・通帳記帳やネットバンキングで確認 ・請求書と照合（1件ずつ） ・入金予定日と実際入金日を記録	・Excelで入金日を入力するだけ ・「フィルター」「条件付き書式」で未入金リストが自動作成
催促対象の選定	・支払期日を過ぎているものを手作業で探す ・過去の記録を遡る	・「フィルター」「条件付き書式」で数秒でリストアップ
催促メール作成	・宛名、金額、請求書番号などを手入力 ・メールソフトで1件ずつ作成	・Excelリストから情報をコピー＆ペースト ・メールテンプレートを活用して効率化
作業時間（目安）	1件あたり5～10分（確認・メール作成） 仮に10件なら50～100分！	1件あたり1～2分（リストアップ・コピペ） 仮に10件なら10～20分！ 大幅な時間短縮！

どうでしょうか？ Excelを活用することで、特に「催促対象の選定」と「メール作成」にかかる時間が、劇的に短縮できることがわかりますね。この空いた時間で、本来やるべき他の業務に集中できるようになります。

「でも、最初から表を作るのが大変そう…」という方のために、先ほどお話しした「請求書番号」「取引先名」「請求金額」「請求日」「支払期日」「入金日」といった項目が入ったExcelのテンプレートをご用意しました。もしよろしければ、ダウンロードして、まずはこのテンプレートに情報を入力することから始めてみてください。

これで、入金管理の煩雑な作業から解放されて、少しでも日々の業務が楽になれば嬉しいです。まずは今日、一度試してみてください。