【超初心者向け】請求書送付、もう面倒くさくない！Excelで劇的に楽になる方法

「また請求書作成と送付の時期が来てしまった…」

毎日、日報の記録や在庫の確認、お客様からの電話対応に追われる中で、請求書作成って本当に時間がかかりますよね。特に、地方の中小企業で事務担当をされている方なら、一人で何役もこなしていることも多いのではないでしょうか。

「手書きで領収印を押して、封筒に入れて、切手を貼って、ポストへ…」なんて、ひとつひとつ作業していると、あっという間に1時間、2時間なんてあっという間に過ぎてしまいます。これ、本当に、もっと楽にできる方法があるんです。

請求書送付、こんなことで困っていませんか？

「請求書を毎月、決まったフォーマットで手書きしているんだけど、時間がかかる…」

「お客様ごとに金額や品名を変えるのが面倒で、ミスがないか不安になる」

「作成した請求書を印刷して、封筒に入れて、宛名書いて、切手貼って… この作業だけで半日潰れる！」

「そもそも、Excelって難しそうで、数字打つくらいしか使ったことがない…」

こういったお悩み、すごくよく分かります。私も以前、隣の席の先輩が、請求書発行のたびにため息をつきながら、一枚一枚手作業でやっていたのを見て、「もっと楽にできないのかな？」ってずっと思っていました。

Excelで請求書作成が劇的に早くなる理由

「Excelって、なんか難しそう…」って思っていませんか？ 大丈夫です、難しい関数（※）とか、高度な機能は一切使いません。

（※関数：Excelで計算や集計を自動でしてくれる便利な機能のこと。今回は使いません。）

Excelで請求書作成が早くなる一番の理由は、「一度作れば、あとはコピー＆ペーストや数値を少し変えるだけで済む」からです。手書きだと、毎回ゼロから書き直さなければいけませんが、Excelなら、住所や会社名、品名などの共通部分はそのまま使い回せます。

「でも、Excelのどこをどう操作すればいいか分からない…」という方、ご安心ください。今回は、私が10年以上事務の現場で使ってきて「これがあれば間違いない！」と思った、超初心者向けの請求書テンプレートと、その使い方を丁寧にご紹介します。

項目	手書き・今まで	Excelで改善後
作成時間	1件あたり20分〜1時間以上	1件あたり5分〜10分程度
ミス	金額、日付、宛名の書き間違えなどが多い	決まったフォーマットに入力するのでミスが減る
手間	印刷、封入、宛名書き、切手貼り、投函	PDF化してメール送付、または印刷

【テンプレート活用】Excel超初心者でもすぐできる！請求書作成

「でも、テンプレートなんて、自分で作るのが大変なんじゃ…？」

そう思われるかもしれませんが、実は、インターネットで「請求書 テンプレート 無料」と検索すれば、たくさんの無料テンプレートが見つかります。今回は、その中でも特にシンプルで使いやすいものを選んで、使い方を解説しますね。

テンプレートの基本的な使い方

まず、ダウンロードしたExcelファイルを開いてみてください。きっと、請求書らしい枠がたくさんある、きれいな表が出てくるはずです。

この表の、

• 「〇〇会社 御中」と書くところ（会社名・宛名）
• 「東京都〇〇区…」といった住所のところ
• 「〇〇〇〇年〇〇月〇〇日」といった日付のところ
• 「品名」や「数量」、「単価」のところ
• 一番下の「合計金額」のところ

…これらの、情報を入れる場所が、すでに決まっています。あなたがすることは、これらの決まった場所（セルと言います）に、お客様の情報や、今回請求する商品の情報を、順番に打ち込んでいくだけです。

例えば、A1セル（一番左上のマス）に会社名が入っていれば、その隣のB1セル（左上のマスの右隣）に住所を入れる、といった具合です。テンプレートを見ながら、指示があるところに数字や文字を入れていけば、自然と請求書が完成します。

「これは便利！」設定しておくと楽になる機能

「でも、毎回同じような品名を入力するのが面倒だな…」という時、Excelには実は「リストから選ぶだけ」で入力できる便利な機能があるんです。

これは「データの入力規則」という機能なのですが、操作はとっても簡単。ほんの数クリックで設定できます。

例えば、よく使う品名（「〇〇サービス利用料」「△△商品」など）を、別のシート（Excelの紙をめくるようなもの）にリストアップしておけば、請求書の品名を入れるセルをクリックしたときに、そのリストが表示されるようになります。そこから選ぶだけで、品名が自動で入力されるんです。もう、タイピングする手間も、間違える心配もありません。

この設定、最初は「難しそう…」と思うかもしれませんが、一度やり方を覚えてしまえば、次回から驚くほど作業が楽になりますよ。もし、やり方が分からなければ、会社のPCに詳しい同僚の方に一度だけ見せてもらうだけでも、全然違います。

請求書送付の「送る」作業を楽にする方法

請求書が完成したら、次は「送る」作業ですよね。

「印刷して、封筒に入れて、宛名書いて、切手貼って、ポストへ…」

これ、本当に時間がかかりますよね。でも、今は「PDFにしてメールで送る」のが一般的になってきているので、この工程を大幅にカットできます。

PDF化してメールで送る方法

Excelで作成した請求書は、簡単にPDFファイルに変換できます。

① Excelの画面上のメニューバーから「ファイル」をクリック。
② 開いたメニューから「名前を付けて保存」をクリック。
③ 保存場所を選んで、ファイル名を入力します。その下の「ファイルの種類」というところを「PDF」に変更して、「保存」をクリックすれば完了です。

PDFになった請求書を、お客様のメールアドレスに添付して送るだけ。これなら、印刷代も切手代もかかりませんし、何より、郵送にかかる時間がゼロになります。これ、うちの父がやっている小さな工場でも、導入してから「請求書送るのが楽になった！」って喜んでいました。

「メール本文」のテンプレートも用意しておくと便利

請求書をメールで送る際も、毎回文章を考えるのは大変ですよね。

なので、メール本文もテンプレート化しておくと、さらに効率が上がります。

例えば、

「〇〇株式会社
ご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇（自分の会社名）の△△です。

今月分の請求書をお送りいたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。

————————————
〇〇（自分の会社名）
△△（自分の名前）
住所：〇〇
TEL：〇〇
FAX：〇〇
Email：〇〇
————————————」

のような文章を、パソコンのメモ帳などに保存しておけば、メール作成時にコピー＆ペーストするだけでOKです。

明日からできる！請求書送付をもっと楽にするためのヒント

ここまで、Excelを使った請求書作成の効率化と、送付作業の簡略化についてお話ししてきました。

「Excelなんて全然触ったことないし、やっぱり難しそう…」

そう思われるかもしれませんが、大丈夫です。今回ご紹介した内容は、本当に基本的な部分だけです。特別なスキルは何もいりません。

まずは、無料の請求書テンプレートをダウンロードして、一度開いてみることから始めてみてください。そして、決まった場所に従って、お客様の名前や金額を打ち込んでみる。

それだけでも、「あれ？意外と簡単かも？」と感じていただけるはずです。もし、途中で分からなくなっても、大丈夫。それは、あなたが悪いのではなく、Excelの操作方法がまだ慣れていないだけです。

請求書作成・送付にかかる時間が短縮できれば、その空いた時間で、もっとお客様への対応を丁寧にする、新しい事務作業の効率化について考える、あるいは、ちょっと休憩してリフレッシュする、なんてこともできます。

この情報が、あなたの毎日の事務作業を、ほんの少しでも楽にするきっかけになれば嬉しいです。まずは、今日、一度だけでも、テンプレートを開いて、数値を打ち込む練習をしてみてください。