Excelで請求書管理台帳を！超初心者でもすぐできる！

「請求書の発行、いつだっけ？」「入金確認、漏れてないかな？」

毎月、請求書関連の事務作業に追われて、一体どれくらいの時間がかかっていますか？ 手書きの台帳に一つ一つ書き写したり、Excelに数字を打ち込むだけの作業で、気づけば1時間、2時間なんてことも。 これじゃ、本来の仕事に集中できませんよね。

「Excelって難しそう…」「私には無理かも…」そう思っているあなたも大丈夫！ 隣の席の先輩がこっそり教えるように、超初心者さんでもすぐに使える請求書管理台帳の作り方をお伝えします。

請求書管理、こんなお悩みありませんか？

「請求書を発行したけど、いつ発送したか記録するのを忘れてた！」

「お客様から『まだ入金がない』と言われたけど、確かに送ったはず…？ どこかに記録はないかな？」

「手書きの台帳だと、過去の請求を探すのが大変。何時間もかかってしまう…」

「Excelは数字を打ち込むくらいしか使ったことがないから、請求書管理台帳なんて作れる気がしない…」

こんな風に、請求書管理にまつわるちょっとした「困った！」や「面倒くさい！」を抱えている方、きっと多いはず。私も以前はそうでした。月末月初は、請求書関連の作業だけで一日が終わってしまうことも…。

Excelで請求書管理台帳を作る！初心者でも安心の基本ステップ

「Excelは難しそう…」というハードル、ここで一気に下げましょう！ 請求書管理台帳を作るのに、難しい関数（計算式のことです）は一切不要なんです。まずは、基本的な項目を「マス」に打ち込んでいくだけでOK。

具体的に、どんな項目があると便利なのか見ていきましょう。

最低限これだけは！基本の項目

まずは、これだけは最低限記録しておきたい、という必須項目です。

• 発行日：請求書を発行した日付
• 請求先：お客様の名前
• 請求書番号：発行した請求書に振った番号
• 請求金額：お客様に請求する金額
• 発行日：請求書を作成した日
• 発送日：請求書を発送した日（郵送・メールなど）
• 支払期日：お客様にお金を支払ってほしい期日
• 入金日：実際にお客様から入金があった日
• 状況：「未入金」「入金済」などのステータス

Excelで「マス」に打ち込んでいくだけ！

Excelを開くと、たくさんの「マス」がありますよね。一番左上のマスを「A1セル」と呼びます。ここに「発行日」と入力してみましょう。その隣のマス（B1セル）に「請求先」と入力。このように、一番上の行（1行目）に、先ほどの項目名を一つずつ入力していきます。これが「ヘッダー」と呼ばれるものになります。

次に、2行目から実際のデータを入力していきます。例えば、2023年10月1日発行の請求書であれば、「発行日」の列の2行目に「2023/10/01」と入力。請求先が「〇〇株式会社」なら、「請求先」の列の2行目に「〇〇株式会社」と入力していくイメージです。これだけで、基本的な台帳の形が完成します！

【テンプレート活用】まずはこれ！基本の請求書管理台帳

「自分で一から作るのも、やっぱり不安だな…」という方、ご安心ください！ 実は、Excelで請求書管理台帳として使える「テンプレート」がたくさん用意されているんです。

Excelを開いて、新規作成の画面から「請求書」などで検索すると、様々なおしゃれで使いやすいテンプレートが見つかります。その中から、シンプルな「請求書管理台帳」のようなものを選べば、もうほとんど完成！

テンプレートの探し方と使い方

① Excelを起動します。

② 「ファイル」メニューから「新規」をクリックします。

③ 検索窓に「請求書 管理台帳」や「請求管理」などと入力して検索します。

④ いくつか候補が出てくるので、イメージに合うものを選んでクリックし、「作成」ボタンを押します。

⑤ 選んだテンプレートが開いたら、さっきお話しした基本項目（発行日、請求先など）がすでに入力されているはずです。もし足りない項目があれば、後で追加できますよ。

⑥ あとは、このテンプレートの「マス」に、いつもの請求書情報を入力していくだけ！ これなら、Excel初心者さんでもすぐに始められますね。

さらに便利に！追加しておきたい項目とその理由

基本の台帳に慣れてきたら、さらに便利にするために、いくつか項目を追加してみましょう。これだけで、請求書管理がもっとスムーズになりますよ。

【追加おすすめ項目】

• 備考：お客様とのやり取りで特記事項があれば。「〇月〇日、△△の件で電話連絡済み」など。
• 担当者：社内に複数担当者がいる場合に、誰が請求書を担当したか分かるように。
• 入金確認日：「入金日」とは別に、いつ入金確認をしたか記録しておくと、後で見返したときに分かりやすいです。
• ステータス（プルダウンで選択）：「未発行」「発行済」「発送済」「入金済」「消込済」など、細かく設定できます。これがあると、パッと見て状況が把握できて便利です。

「プルダウン」って何？ 難しくないから大丈夫！

「ステータス（プルダウンで選択）」と聞くと、また難しそう…と思うかもしれませんが、これもクリック操作だけで簡単に設定できます。具体的には、Excelの上のメニューから「データ」→「データの入力規則」をクリック。出てきた画面で「設定」タブを選び、「入力値の種類」を「リスト」に変えればOKです。

こうしておくと、そのマスの横に小さな下向きの矢印が出てきて、クリックすると「未入金」「入金済」などの選択肢が出てくるようになります。間違った文字を入力する心配もなくなりますし、何より入力が楽になりますよ。

請求書管理台帳で、日々の事務作業をもっと楽に！

今回ご紹介したExcelの請求書管理台帳、いかがでしたでしょうか？

手書きや、数字を打ち込むだけの作業に比べると、Excelで管理できるようになると、過去の請求をすぐに検索できたり、入金状況が一目で把握できたりと、その効果は絶大です。月末月初に「あの請求書どこだっけ？」と慌てることもなくなります。

項目	手書き・今まで	Excelで改善後
作業時間	1時間～2時間/月	15分～30分/月（慣れればさらに短縮）
検索・確認	探すのに時間がかかる	キーワード検索で一瞬
ミス・漏れ	手書きミス、確認漏れのリスク	プルダウンや入力規則で防止

「Excelは難しそう…」という気持ちを乗り越えて、ぜひ一度、テンプレートを使ってみてください。きっと「こんなに簡単なんだ！」と感じてもらえるはずです。請求書管理の悩みが少しでも軽くなり、本来の業務にもっと時間を割けるようになることを願っています。