Excelは怖くない！取引先・顧客情報を超初心者でも簡単管理できる方法

「新しい取引先が増えるたびに、どこに連絡先を書いたか分からなくなる…」
「請求書を出すたびに、前回の情報探しに時間がかかりすぎる…」
そんなお悩み、抱えていませんか？

日報や請求書、在庫管理にシフト作成…。事務のお仕事は、毎日たくさんの「やらなきゃいけないこと」で溢れていますよね。
特に、お客様や取引先の方々の情報を整理するのは、後回しにしがちだけど、すごく大事な作業です。
でも、Excelを前にすると「何から手をつけたらいいの？」と、ついつい後回しにしてしまっていませんか？

Excelの基本の「き」：マス目の正体を知ろう

「Excelって、なんだか難しそう…」そう思っている方も多いかもしれません。でも、大丈夫！
あの画面に並んでいるのは、ただの「マス目」なんです。
このマス目のことを、Excelでは「セル」と呼びます。一番左上のマスは「A1セル」、その隣は「B1セル」のように、アルファベットと数字で場所が決まっているだけなんです。

横に並んでいるアルファベット（A, B, C…）は「列」、縦に並んでいる数字（1, 2, 3…）は「行」と呼ばれます。
つまり、A1セルとは「A列の1行目が交差するところ」にある、ただのマス目なんですね。
ここに、お客様の名前や電話番号などの情報を入れていきます。

【テンプレート活用】取引先・顧客情報管理シートを作ってみよう

「そんなこと言われても、どこに何を書けばいいか分からない…」
そんな時は、Excelの「テンプレート」を使うのが一番！
テンプレートとは、あらかじめ使いやすいように形が作られている「ひな形」のことです。

実は、Excelには最初から「住所録」や「顧客リスト」といったテンプレートが用意されているんですよ。
これを活用すれば、自分で一から作る手間が省けて、すぐに使い始められます。
「こんなの自分で作るのは無理！」と思う必要は全くありません。

テンプレートを呼び出す方法

まず、Excelを開いてください。
① 画面の左上にある「ファイル」をクリックします。
② 開いた画面で、「新規」をクリック。
③ いくつか候補が出てくるので、「検索ボックス」に「住所録」や「顧客リスト」と入力して検索します。
④ いくつかのデザインが出てくるので、好きなものを選んで「作成」をクリックすればOKです。

テンプレートに情報を入力してみよう

テンプレートが開いたら、あとは画面の指示に従って、マス目に情報を入力していくだけです。
例えば、「会社名」という欄があれば、そのマスに会社名を入力。
「電話番号」の欄があれば、電話番号を入力します。

すでに「会社名」「担当者名」「電話番号」「メールアドレス」など、必要な項目が揃っているはずです。
もし、他に欲しい情報があれば、空いているマス（セル）に自分で項目名（例えば「FAX番号」など）を入力して、情報を追加することもできますよ。

項目	手書き・今まで	Excelテンプレート活用後
情報整理	ノートやバラバラの紙、ファイル	Excelシートで一元管理、見つけやすい
検索・抽出	1ページずつ探す、記憶に頼る	Excelの検索機能で一瞬で見つかる
修正・更新	書き直す、追記が面倒	その場でクリックして修正するだけ

入力ミスを防ぐ！「プルダウンリスト」で作業をもっと楽に

お客様や取引先の方からの情報を入力していると、たまに「あれ？この前は△△って名前で登録したっけ？それとも◇◇？」なんて、名前の表記ゆれに悩むこと、ありませんか？
特に、部署名や役職名など、似たような名前が多いと間違いやすいですよね。

そんな時に便利なのが、「プルダウンリスト」という機能です。
これは、あらかじめ登録しておいた選択肢の中から、ポチっと選ぶだけで入力できる機能のこと。
例えば、「部署」の欄に「営業部」「総務部」「経理部」という選択肢を作っておけば、間違った部署名を入力してしまう心配がなくなります。

プルダウンリストの設定方法（簡単です！）

プルダウンリストを作りたいセル（マス目）を選びます。
例えば、「部署」と書かれた項目の一番左上のセルをクリック。
① Excelの上のメニューから「データ」をクリック。
② 下にメニューが開くので、「データの入力規則」をクリック。
③ 小さなウィンドウが出てきます。「設定」タブの「入力値の種類」を「リスト」に変えます。
④ 「元の値」という欄に、登録したい選択肢をカンマ（、）で区切って入力します。（例：「営業部,総務部,経理部」）
⑤ 「OK」をクリックして完了です。

すると、そのセルをクリックすると右側に下向きの矢印が表示され、クリックすると登録した選択肢が出てきます。
これなら、「営業部」とか「えいぎょうぶ」とか、間違える心配もありませんね。

後から探しやすい！「検索機能」で情報を見つけやすくする

「よし、情報も整理できた！でも、いざ担当者名で検索したい時、どうすればいいの？」
ご安心ください。Excelには、とっても便利な「検索機能」があります。
これを使えば、お目当ての情報がどこにあるか、探しまわる必要は全くありません。

検索機能の使い方

① 検索したい項目（例えば「会社名」）の列のどこかのセルをクリックします。
② Excelの上のメニューから「ホーム」をクリック。
③ 右の方にある「検索および選択」をクリック。
④ メニューが開くので、「検索」をクリック。
⑤ 小さなウィンドウが出てきます。「検索する文字列」という欄に、探したい会社名などを入力します。
⑥ 「すべて検索」をクリックすると、該当する情報が一覧で表示されます。

「あれ？検索しても出てこない…」という時は、入力した文字に間違いがないか、全角・半角が違う、といったことがないか確認してみてください。
プルダウンリストで入力していれば、このような検索ミスもかなり減るはずですよ。

まとめ：Excelで事務作業をもっと快適に

いかがでしたか？
Excelと聞くと難しく感じるかもしれませんが、テンプレートを使ったり、プルダウンリストや検索機能といった便利な機能を知っているだけで、日々の事務作業が驚くほど楽になります。
特に、顧客・取引先情報の管理は、一度きちんと整理してしまえば、後々の手間が格段に減りますからね。

まずは、今日ご紹介した「テンプレートを探して開く」ところから、ぜひ試してみてください。
きっと、「なんだ、意外と簡単じゃん！」と思っていただけるはずです。