Excelで印刷範囲を設定する方法｜超初心者でも簡単！テンプレート活用術

「月末の請求書発行、全部手書きで何時間もかかっちゃって…」

「明明後日提出なのに、Excelの印刷範囲の設定が分からなくて、全然進まない…」

地方の中小企業で事務のお仕事をしていると、日報、請求書、在庫リストなど、毎日たくさんの書類を作成・印刷しますよね。パソコンは使うけれど、「Excelって、数字を打ち込むくらいしかできないんだよね…」という方も多いはず。

特に、印刷する時に「思った通りの範囲で印刷できない」「余白が変なことになる」「ページがバラバラになる」なんて経験、きっとありますよね。印刷範囲の設定って、ちょっとしたことなのに、分かると一日をどれだけ楽にしてくれるか…！

Excelの印刷範囲設定は「このマスだけ！」と指定するのが基本

「印刷範囲を設定する」って聞くと、なんだか難しそうですよね。でも、大丈夫です。Excelの印刷範囲設定は、文字通り「この部分だけを印刷したいですよ！」とパソコンに教えてあげる作業なんです。特別な知識は一切いりません。

例えば、請求書を発行するとき、計算結果の表だけを印刷したいのに、Excelの表の上のタイトルや、下のメモまで全部印刷されちゃった…なんてこと、ありますよね。これは、Excelが「この表全体を印刷しなさい」と自動で判断してしまっているからなんです。

印刷範囲の設定方法｜3つの簡単なステップ

では、実際に印刷したい範囲を設定する方法を見ていきましょう。とっても簡単なので、ぜひ一緒にやってみてくださいね。

ステップ1：印刷したい範囲をマウスで選ぶ

まずは、印刷したい部分をパソコンに教えてあげます。これは、マウス操作だけでOKです。

① 印刷したい一番左上のマス（例えば「A1セル」という、一番左上の角のマス）をクリックして選びます。
② そのままマウスのボタンを押したまま、印刷したい一番右下のマスまで、なぞるようにドラッグ（移動）します。
③ マウスのボタンを離すと、選んだ範囲が薄い青色などで表示されます。これで、印刷したい範囲の指定は完了です。

ステップ2：「印刷範囲として設定」をクリックする

次に、選んだ範囲を「印刷範囲」としてパソコンに登録します。これも、メニューから選ぶだけです。

① 画面の一番上にあるメニューバーから「ページレイアウト」という文字をクリックします。
② メニューが開いたら、その中にある「印刷範囲」というボタンを探してクリックします。
③ さらにその中から「印刷範囲をクリア」ではなく、「印刷範囲を設定」という文字をクリックしてください。

これで、あなたが選んだ範囲だけが、印刷対象として記憶されました。

ステップ3：念のため「印刷プレビュー」で確認する

設定した範囲がちゃんと印刷されるか、一度確認しておくと安心です。これは、印刷される前に、パソコンの画面で仕上がりを確認できる機能です。

① 画面左上の「ファイル」をクリックします。
② 開いたメニューから「印刷」をクリックします。
③ 画面の右側に、印刷されるイメージが表示されます。ここで、選んだ範囲だけがきれいに表示されていれば、設定は成功です！

もし、ここで「あれ？思ったのと違うな」と思ったら、次の「チェックポイント」で確認してみてくださいね。

印刷プレビューで仕上がりをチェック！

印刷プレビューは、印刷設定で一番役立つ機能です。これを見れば、実際に紙に出力する前に、どんな風に印刷されるか、ページがどう分かれるかなどが分かります。

先ほどのステップ3で「印刷」を選んだ時に表示される画面のことです。この画面で、

• 文字が切れていないか
• 表が途中で途切れていないか
• 余白は適切か
• ページ番号は正しく表示されているか

などを確認しましょう。もし、ここで「うーん、ちょっと調整したいな」と思ったら、印刷プレビュー画面の左側にある「ページ設定」などの項目から、余白や印刷の向き（縦長か横長か）などを調整できますよ。

「印刷範囲がおかしい！」を解決するチェックポイント

「印刷範囲を設定したのに、やっぱり余計なものまで印刷される…」「表が横にはみ出してしまう…」そんな時は、いくつかの原因が考えられます。

1. 「印刷範囲をクリア」して、もう一度設定してみる

一番簡単なのは、これです。一度設定した印刷範囲をクリアして、最初からやり直してみましょう。

① 「ページレイアウト」タブをクリック。
② 「印刷範囲」をクリック。
③ 「印刷範囲をクリア」をクリック。
④ 再度、印刷したい範囲をマウスで選んで、「印刷範囲を設定」をクリックします。

2. 「印刷プレビュー」でページ区切りを確認する

Excelは、自動でページを区切ってくれますが、時々、意図しないところで改ページ（ページが分かれること）してしまうことがあります。印刷プレビュー画面で、破線のようなものでページが区切られているのが見えませんか？

もし、表の真ん中でページが分かれてしまっているようなら、「ページレイアウト」タブの「改ページ」という項目で調整できる場合があります。ただ、これは少し複雑なので、まずは「印刷範囲の設定」をしっかり行うことが大切です。

3. 表の幅が広すぎていないか？

印刷したい表の横幅が、紙の幅よりも広すぎると、はみ出してしまいます。印刷プレビューで確認して、もし「横に長いな…」と感じたら、

① 「ページレイアウト」タブの「印刷の向き」を「横」に変えてみる。
② 「拡大縮小印刷」の項目で、印刷するサイズを少し小さくしてみる。

これらの設定で解決することが多いですよ。

困りごと	手書き・今まで	Excelで改善後
印刷範囲の設定で迷う	感覚で「ここかな？」と手書き。余白がおかしくてもそのまま。	マウスで選んで「印刷範囲に設定」するだけ！迷わない。
印刷プレビューの確認	印刷するまで仕上がりが分からない。失敗するとやり直し。	印刷前に画面で仕上がり確認！余白や文字切れも防げる。
作業時間	1件あたり10分〜30分以上かかることも。	印刷範囲設定は1分！あとは「印刷」ボタンで完了。

【テンプレート活用】もう印刷設定で悩まない！

ここまで、Excelの印刷範囲設定の方法を見てきました。でも、「毎回やるのはやっぱり面倒だな…」と感じるかもしれませんね。

実は、請求書や日報など、よく使う書類は「テンプレート」として保存しておくと、次から印刷設定をいちいちやり直す必要がなくなるんです！

例えば、請求書のテンプレートを作っておけば、新しい請求書を作るたびに

① テンプレートを開く
② 日付や金額などを書き換える
③ 印刷プレビューで確認して「印刷」ボタンを押す

これだけでOK。印刷範囲の設定も、一度テンプレートに施しておけば、その設定が引き継がれます。

「でも、テンプレートの作り方が分からない…」という方も大丈夫。インターネットで「Excel 請求書 テンプレート 無料」などで検索すると、たくさんの雛形が見つかります。それらをダウンロードして、印刷範囲だけ一度設定して保存し直せば、あなただけの使いやすいテンプレートが完成しますよ！

今日お伝えした印刷範囲の設定方法を、ぜひ一度テンプレートに試してみてください。きっと、月末の忙しい時期が少しでも楽になるはずです。まずは、今すぐ印刷したい書類の範囲設定から、挑戦してみましょう！