Excelで集計・計算が劇的に楽になる！初心者向け「業務活用」完全ガイド

「毎日、請求書の数字を電卓で叩いて、それをExcelに打ち込む作業で、気づけば1時間以上経ってる…」

「日報の集計とか、手書きのチェックリストを数えたりとか、もっと簡単な方法はないのかな…」

そんな風に、日々の事務作業でExcelの扱いに悩んでいるあなた。大丈夫です、隣の席から応援しています！

Excelの「計算式」って、そもそも何？

「Excelの計算式」と聞くと、なんだか難しそう…と思いますよね。

でも、実はすごくシンプルなんです。「ここにこれを足して、その結果をここに書いてね」と、Excelにお願いする「お願いメモ」のようなものだと思ってください。

この「お願いメモ」のおかげで、電卓を叩いたり、手書きで計算したりする手間が、驚くほど省けるようになります。

「お願いメモ」＝「計算式」

Excelでは、計算をしたいマス（これを「セル」と言います）に、「=」（イコール）から始まる「お願いメモ」、つまり「計算式」を書き込むことで、自動で計算をしてくれるんです。

例えば、A1セルに「100」、B1セルに「200」と入っていて、C1セルにその合計を入れたいとします。

C1セルに「=100+200」と書くだけでも計算はされますが、これだと数字が変わった時に、また自分で計算し直さなければいけません。

そこで、もっと便利な方法があるんです。

足し算・引き算・掛け算・割り算を楽々こなす「基本の計算」

まず、一番よく使う「足し算」「引き算」「掛け算」「割り算」をExcelでどうやるか見ていきましょう。

「A列」は左から1番目の列、「B列」は左から2番目の列…というように、アルファベットで表されます。

「1行目」は一番上の行、「2行目」はその下の行…というように、数字で表されます。

A1セルは、左上の角にあるマスですね。

計算記号はこれだけ！

Excelで計算するときに使う記号は、実は学校で習ったものとほとんど同じです。

• 足し算：+ (プラス)
• 引き算：- (マイナス)
• 掛け算：* (アスタリスク)
• 割り算：/ (スラッシュ)

これらの記号を、「=」の後につけて、計算したいセルの場所を指定してあげるだけです。

実際にやってみましょう！

例えば、A1セルに「10」、B1セルに「5」が入っているとします。

C1セルに、A1とB1を足した結果を出したい場合。

① C1セルをクリックして、選択状態にします。

② 画面の一番上にある、文字がたくさん書いてある「数式バー」（fxと書いてあることがある場所の隣です）に、カーソルを合わせて、キーボードで「=A1+B1」と入力します。

③ Enterキー（エンターキー、長い名前のキーです）を押してください。

すると、C1セルに「15」と表示されれば成功です！

引き算なら「=A1-B1」、掛け算なら「=A1*B1」、割り算なら「=A1/B1」と、記号を変えるだけで、いろいろな計算がすぐにできますよ。

計算内容	入力する計算式	例（A1=10, B1=5の場合）
足し算	=A1+B1	15
引き算	=A1-B1	5
掛け算	=A1*B1	50
割り算	=A1/B1	2

ボタン一つで集計完了！「合計」や「平均」を自動で出す方法

請求書や日報などで、たくさんの数字の「合計」を出したり、「平均」を計算したりする場面、よくありますよね。

一つ一つ足していくのは大変ですし、間違えやすい…。

でも、Excelには、そんな集計作業を劇的に楽にしてくれる「魔法のボタン」があるんです！

これは「関数」と呼ばれる、あらかじめExcelに用意されている便利な計算式のこと。「関数」と聞くと難しそうですが、実は使うのは簡単です。

「合計」を出す「SUM関数」

一番よく使う「合計」を出す関数は「SUM（サム）」といいます。

例えば、A1セルからA10セルまでの合計を出したい場合。

① 合計を出したい結果を表示させたいセル（例えばA11セル）をクリックします。

② Excelの画面上のメニューバーから「ホーム」タブを選びます。

③ 右の方にある「Σ（シグマ）合計」というボタンをクリックします。

④ 自動で「=SUM(A1:A10)」のような計算式が表示されるので、そのままEnterキーを押してください。

たったこれだけで、A1からA10までの合計が自動で計算されます！「A1:A10」というのは、「A1セルからA10セルまで」という意味です。

「平均」を出す「AVERAGE関数」

「平均」を出す関数は「AVERAGE（アベレージ）」といいます。

使い方は「SUM関数」とほとんど同じ。

① 平均を出したい結果を表示させたいセルをクリックします。

② メニューバーの「ホーム」タブから、右の方にある「Σ合計」ボタンの隣にある「▼」マークをクリックします。

③ メニューが開くので、「平均」を選びます。

④ 自動で「=AVERAGE(A1:A10)」のような計算式が表示されるので、Enterキーを押してください。

これで、指定した範囲の平均値がパッと出ます。

「これ、自分で作らなくていいの？」Excelテンプレートの驚くべき効果

ここまで「計算式」や「関数」についてお話ししてきましたが、「でも、そもそも、どこにどんな計算式を入れればいいか分からない…」と感じた方もいるかもしれません。

そうなんです。Excelの機能はたくさんあっても、それをどう業務に当てはめるかは、また別の話。

でも、安心してください。

実は、請求書や日報、在庫管理表など、よく使われる書類の「ひな形」とも言える「Excelテンプレート」というものが、インターネット上でたくさん公開されています。

テンプレートを使えば、自分で全部作らなくてOK！

これらのテンプレートをダウンロードして使えば、すでに計算式や、数字を入力する場所などが設定されています。

あなたは、ただ決まった場所に数字を打ち込むだけで、請求書が自動で作成されたり、在庫数が自動で集計されたりするんです。

「え、こんなに便利なものが、無料で手に入るの？」と驚かれるかもしれません。

うちの会社でも、経理担当の〇〇さんが、請求書作成に毎月2日もかかっていたのが、テンプレートを使うようになってから、半日で終わるようになったんですよ。

「自分でExcelを勉強して、複雑な計算式を組む」というのは、正直、初心者の方にはハードルが高いです。

でも、「テンプレートを探して、数字を入力する」だけなら、誰でもすぐにできますよね。

今日からできる！Excel計算式で業務をラクにする第一歩

「Excelの計算式」と聞くと、なんだか難しそう、自分には無理かも…と思っていたかもしれませんが、いかがでしたでしょうか？

実は、簡単な足し算・引き算から、自動集計まで、思っていたよりずっと手軽にできることが分かったかと思います。

そして何より、Excelテンプレートという便利な「近道」があることも、ぜひ覚えておいてください。

まずは、今日、このブログを読んだことをきっかけに、普段使っている書類のExcelテンプレートがないか、一度検索してみてください。

そして、もし見つかったら、一度ダウンロードして、数字を入力するだけの作業を試してみる。

その小さな一歩が、あなたの毎日の業務を、劇的にラクにしてくれるはずです。

「これなら、私にもできた！」という成功体験を、ぜひ味わってみてくださいね。