【初心者向け】未収金管理を劇的に楽にするExcel管理方法
「請求書を発行したのに、いつまで経っても入金がない…」
「誰からいくら、いつ入金されるはずなのか、一覧でパッと確認できたらなあ…」
地方の中小企業で事務のお仕事をしていると、未収金の管理って本当に大変ですよね。日々の業務で忙しいのに、いつ、誰から、いくら入金されるはずなのかを把握するだけでも、かなりの時間がかかっているのではないでしょうか。手書きでリストを作ったり、バラバラのファイルで管理したりしていると、抜け漏れや間違いも気になってしまいます。
📋 この記事でわかること
- Excel初心者でもすぐにできる、未収金管理表の作り方
- 未収金リストを自動で作成・更新する方法
- 入金予定日を色で分かりやすく表示させる方法
- 請求書発行から入金確認まで、管理が楽になるコツ
- すぐに使える！未収金管理表のテンプレート（ダウンロード不要！）
目次
- なぜ未収金管理が大変なのか？〜手書き・バラバラ管理の落とし穴〜
- 【超初心者向け】Excelで未収金管理表を作る基本
- 未収金リストを自動で！「請求情報」シートからの作り方
- 入金予定日を色で強調！「いつ入金されるか」が一目でわかるようにする
- 日々の入力・確認を楽にするためのコツ
なぜ未収金管理が大変なのか？〜手書き・バラバラ管理の落とし穴〜
「請求書を出したはずなのに、入金がない？」
この確認作業、経験したことがある方も多いのではないでしょうか。請求書を発行した日、発行番号、金額、そして本来入金されるべき期日。これらをすべて手作業で管理していると、どうしても見落としが出てきがちです。特に、数が多い場合や、取引先が複雑な場合は、どこから手をつければいいのか分からなくなってしまいますよね。
「とりあえず、手書きのリストに書いておこう」
「請求書発行控えのファイルから探そう」
こういった管理方法だと、最新の情報に更新するのも一苦労ですし、後から「あの請求、どうなったっけ？」と調べ直すのに時間がかかってしまいます。結果的に、1時間、2時間とあっという間に時間が過ぎてしまうことも珍しくありません。
💡 ポイント：手書きやバラバラの管理は、確認に時間がかかるだけでなく、抜け漏れや二重払いのリスクも高まります。事務作業の負担を減らすためにも、まずは一元管理できる仕組みを作るのがおすすめです。
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【超初心者向け】Excelで未収金管理表を作る基本
「Excelって難しそう…」
そう思われるかもしれませんが、大丈夫です。これから説明する方法は、特別な知識は一切いりません。クリック操作と簡単な文字・数字の入力ができれば、誰でもすぐに作れます。
まず、Excelを開いて、一番左上のマス（これを「A1セル」と言います）から順番に、表を作っていきましょう。今回は、「請求情報」と「未収金リスト」の2つの表を作ります。難しく考えず、まずは「ここには何を書くか」だけを意識してくださいね。
「請求情報」シートの作り方
「請求情報」シートは、請求書を発行したときの情報をすべて記録する場所です。ここに情報を入力しておけば、後で「未収金リスト」を自動で表示させることができます。
Excelを開いたら、まず画面の下の方にある「シート1」という文字のあたりをダブルクリックしてください。そこを「請求情報」と書き換えます。これで、このシートの名前が変わりました。
次に、一番左上のマス（A1セル）に「請求日」と入力。その右隣のマス（B1セル）に「取引先名」、さらに右隣（C1セル）に「請求金額」と入力していきます。そのまま右に続けて、「請求書番号」「発行日」「担当者名」なども入力しておくと、後々便利です。
そして、一番大事なのが「入金予定日」です。ここも忘れずに入力しましょう。
入力は、マウスでクリックして、キーボードで文字や数字を入力するだけ。これならできそうですよね。
| 項目 | 入力内容の例 |
|---|---|
| 請求日 | 2023/10/26 |
| 取引先名 | 〇〇株式会社 |
| 請求金額 | 50,000 |
| 請求書番号 | INV-2023-001 |
| 発行日 | 2023/10/26 |
| 入金予定日 | 2023/11/25 |
「未収金リスト」シートの作り方
次に、もう一つシートを追加しましょう。画面下の方にある「＋」ボタン（新しいシートを追加するボタン）をクリックしてください。そしたら、「未収金リスト」と名前をつけます。
この「未収金リスト」シートに、まだ入金されていない請求だけを自動で表示させます。ここで使うのは、「フィルター」という機能です。これも、クリック操作だけでOKなので安心してください。
まず、「未収金リスト」シートのA1セルに「未収金リスト」と入力します。
次に、Excelの上のメニューから「挿入」をクリック。出てきたメニューから「テーブル」をクリックしてください。
「テーブルの作成」という小さな画面が出てきます。すでに「A1」と「B1」が選ばれているはずなので、「OK」をクリックします。
これで、A1セルとB1セルのところに、ちょっとおしゃれな枠がつきました。このA1セル（左上のマス）に「請求書番号」、B1セル（その右隣のマス）に「取引先名」と入力しましょう。
そして、ここからがポイントです！A1セルの左側にある、下向きの小さな三角形（▼）をクリックしてみてください。ずらーっと、入力した請求書番号が出てきますよね。
ここで、「請求情報」シートで入力した「入金予定日」が今日より後のものだけを選びます。具体的には、
① 画面上のメニューバーから「ホーム」をクリック。
② 右の方にある「並べ替えとフィルター」をクリック。
③ 「フィルター」をクリック。
④ A1セルの横に出てきた「▼」マークをクリック。
⑤ 「日付フィルター」にマウスを合わせると、さらにメニューが出てくるので、「指定期間」または「今日以降」などを選びます。
⑥ 「OK」をクリックして完了です。
これで、まだ入金されていない請求だけが、この「未収金リスト」に表示されるようになります。
💡 ポイント：「テーブル機能」を使うと、データの入力や削除が簡単になり、後から並べ替えたり、フィルターをかけたりする作業が格段に楽になります。まずはこの機能を使ってみるのがおすすめです。
未収金リストを自動で！「請求情報」シートからの作り方
先ほどの「未収金リスト」は、手動でフィルターをかけないと表示されませんよね。
もっと便利にするために、「請求情報」シートに入力したデータが、自動で「未収金リスト」に反映されるようにしましょう。
まず、「未収金リスト」シートのA1セル（左上のマス）に「請求書番号」と入力します。その右隣（B1セル）に「取引先名」、さらに右隣（C1セル）に「請求金額」、そして「入金予定日」と入力します。
次に、A2セル（A1セルのすぐ下のマス）に、特別な「関数」というものを使います。関数というと難しく聞こえるかもしれませんが、これは「計算してね」というお願いのようなものです。
今回は、「VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）」という関数を使います。これは、「請求情報」シートから、この表に必要な情報を引っ張ってきてくれる便利な関数なんです。
A2セルに、次の文字をそのまま入力してみてください。
=VLOOKUP(E2, 請求情報!$A$2:$G$100, 1, FALSE)
※E2は「請求情報」シートの「請求書番号」があるセルのことです。もし、請求書番号がF2セルなら、「E2」の部分を「F2」に変えてください。また、「$A$2:$G$100」は、「請求情報」シートのA列（一番左の列）からG列（左から7番目の列）までの100行目までを対象にする、という意味です。もし、もっとたくさんデータがある場合は、100の部分を大きくしてください。
この文字を打ち込んだら、Enterキーを押してください。
すると、A2セルに「#N/A」と表示されるかもしれませんが、これはまだ何も情報がないからです。心配いりません。
次に、B2セル（取引先名を入れるマス）に、次のように入力します。
=VLOOKUP(E2, 請求情報!$A$2:$G$100, 2, FALSE)
C2セル（請求金額を入れるマス）には、
=VLOOKUP(E2, 請求情報!$A$2:$G$100, 3, FALSE)
D2セル（入金予定日を入れるマス）には、
=VLOOKUP(E2, 請求情報!$A$2:$G$100, 4, FALSE)
と入力してください。
これで、A2、B2、C2、D2のセルは、E2セルに「請求書番号」を入力すると、自動で「請求情報」シートから必要な情報を引っ張ってきてくれるようになりました。
では、実際にE2セルに、適当な請求書番号を入力してみましょう。例えば、「INV-2023-001」と入力すると、A2、B2、C2、D2のセルに、その請求書番号に対応する「取引先名」「請求金額」「入金予定日」などが自動で表示されるはずです！
あとは、A2セルからD2セルまでを、下方向にコピーしていくだけです。A2セルの右下にある小さな四角（フィルハンドル）をドラッグして、下に引っ張っていけば、自動で関数がコピーされていきます。
💡 ポイント：「VLOOKUP関数」は、使いこなせるとExcel作業が劇的に楽になります。最初は少し戸惑うかもしれませんが、一度使い方を覚えれば、この先ずっと役立ちますよ。
入金があったら、これで完了！
「請求情報」シートに、入金があった日付を入力する列を追加しましょう。例えば、H列に「入金日」と入力します。
「未収金リスト」のD列（入金予定日）の右隣に、H列に対応する「入金日」の列を追加し、ここにVLOOKUP関数で「請求情報」シートの入金日を引っ張ってきます。
そして、この「入金日」の列が空白（つまり、まだ入金されていない）の場合のみ、「未収金リスト」に表示されるようにします。これは、「IFERROR」という関数と組み合わせることで実現できます。
「未収金リスト」のA2セルに、先ほどのVLOOKUP関数を「IFERROR」で囲むように入力します。
=IFERROR(VLOOKUP(E2, 請求情報!$A$2:$H$100, 1, FALSE), "")
同様に、B2、C2、D2のセルも「IFERROR」で囲みます。
これで、E2セルに請求書番号を入力すると、A2～D2に情報が表示されますが、「請求情報」シートの「入金日」の列に日付が入力されていれば、A2～D2の「未収金リスト」には何も表示されなくなります。つまり、入金済みと判断されるわけです。
この「入金日」の列を、「未収金リスト」の表示条件にも使います。A1セルに「請求書番号」と入力し、A2セルから下にVLOOKUP関数で表示させていきます。その際、A1セル（左上のマス）に「請求書番号」、B1セルに「取引先名」…と入力し、A2セルに以下の関数を入力します。
=IF(請求情報!$H2<>"", "", VLOOKUP(ROW(A1), 請求情報!$A:$G, 1, FALSE))
※この関数は、請求情報シートのH列（入金日）が空白でない場合は何も表示せず、空白の場合のみ、請求情報シートから1列目（請求書番号）のデータを表示します。ROW(A1)は、この行が何行目かを自動で取得してくれるので、下にコピーするだけで自動的に1, 2, 3…と変わっていきます。
B2セルには、同様に
=IF($H2<>"", "", VLOOKUP(ROW(A1), 請求情報!$A:$G, 2, FALSE))
C2セルには、
=IF($H2<>"", "", VLOOKUP(ROW(A1), 請求情報!$A:$G, 3, FALSE))
D2セルには、
=IF($H2<>"", "", VLOOKUP(ROW(A1), 請求情報!$A:$G, 4, FALSE))
と入力し、A2からD2までを下にコピーしていきましょう。
こうすることで、「請求情報」シートの「入金日」に入力するだけで、自動的に「未収金リスト」からその請求が消えるようになります。
入金予定日を色で強調！「いつ入金されるか」が一目でわかるようにする
「未収金リスト」を見ても、ただ数字が並んでいるだけだと、どれがいつ入金される予定なのか、パッと見て分かりにくいですよね。
そこで、「条件付き書式」という機能を使って、入金予定日が近いものや、期日を過ぎているものを色で分かりやすく表示させましょう。
まずは、「未収金リスト」シートで、D列（入金予定日）のセルのどれか一つをクリックします。もし、まだ何も表示されていない場合は、A2セルからD列のどこかまで、まとめて選択しておきましょう。
次に、Excelの上のメニューから「ホーム」をクリック。右の方にある「条件付き書式」をクリックします。
出てきたメニューから「新しいルール」をクリック。
「新しい書式ルール」という小さなウィンドウが出てきます。「ルールの種類を選択」というところで、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選んでください。
「次の数式を満たす場合に値を書式設定」という欄に、数式を入力します。
例えば、入金予定日が今日より後の場合は、セルの色を薄い緑にするには、以下のように入力します。
=D2>TODAY()
※D2は、選択した範囲の最初の「入金予定日」のセルのことです。もし、選択した範囲の最初の入金予定日がE3セルなら、「D2」の部分を「E3」に変えてください。
数式を入力したら、その下にある「書式」ボタンをクリック。
「セルの書式設定」というウィンドウが出てくるので、「塗りつぶし」タブを選んで、好きな色（薄い緑など）を選んで「OK」をクリック。
「新しい書式ルール」のウィンドウに戻るので、もう一度「OK」をクリックして完了です。
これで、入金予定日が今日より後の請求は、自動的に緑色で表示されるようになりました。
同様に、入金予定日が今日と同じ日や、今日より前の場合は、赤色で表示されるように設定してみましょう。
「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、数式欄に
=OR(D2=TODAY(), D2
と入力します。そして、「書式」ボタンから、好きな色（赤など）を選んで「OK」をクリック。
これで、入金予定日が今日と同じか過ぎている請求は、赤色で表示されるようになります。
💡 ポイント：条件付き書式は、たくさんのデータの中から、注目すべきものを瞬時に把握するのに役立ちます。色がついているだけで、確認すべき請求書がすぐに見つかるので、作業効率が格段に上がりますよ。
日々の入力・確認を楽にするためのコツ
ここまで、Excelを使った未収金管理の方法を説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。
「請求情報」シートに請求書発行の情報を入力するだけで、「未収金リスト」には未入金の請求が自動で表示され、さらに期日が近いものは色で強調される。
この仕組みができれば、日々の確認作業は、この「未収金リスト」を見るだけで済みます。あとは、入金があったら「請求情報」シートの「入金日」を更新するだけ。
「あの請求、どうなったっけ？」と、過去の書類を探し回る必要もなくなり、確認にかかる時間も大幅に短縮できるはずです。
これなら、事務作業の負担がかなり軽くなるのではないでしょうか。
| 作業 | 手書き・今まで | Excelで改善後 |
|---|---|---|
| 未収金リストの確認 | 手書きリストや請求書控えを1件ずつ確認（1日1時間以上かかることも） | 「未収金リスト」シートを見るだけ（5分で確認完了！） |
| 入金管理 | 入金確認後、手書きリストやエクセル表を修正 | 「請求情報」シートの「入金日」を更新するだけ |
| 入金予定日の確認 | リストやカレンダーで個別確認 | 「未収金リスト」で色分けされた表示を確認 |
「Excelは苦手…」と感じていた方も、今日お伝えしたような簡単な操作で、驚くほど楽に未収金管理ができるようになります。
まずは、今日、ご紹介した方法を参考に、ご自身の会社の請求情報で試してみてください。きっと、「もっと早くやっておけばよかった！」と思っていただけるはずです。
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